浅谈疾病控制业务档案管理

　　【中图分类号】R437.35 【文献标识码】A 【文章编号】1672-3783（2018）06-03--02

　　各级疾病预防控制中心在开展预防传染病、慢性非传染病、职业病和对突发疫情的调查处理、卫生监测、检验技术服务、健康教育、预防医学科研和教学等业务工作活动中，形成了大量的业务技术档案。

　　一、首先提高对疾病控制业务档案管理工作重要性的认识

　　必须充分认识业务档案的价值、地位、作用和意义。同时，要充分认识业务档案管理的重要性。对档案工作的重要性认识不足，将会严重影响公共卫生事业工作的深入开展。要切实转变观念，强化信息意识，要树立科学发展观指导档案管理的现代化建设。

　　二、建立切合实际的业务档案管理制度，依法治档

　　建立健全档案管理规章制度。规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则。对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。依法治档，依法护档，依法用档。努力提高档案管理部门的责任意识，建立系统有序的管理体制，档案的权威性在于其真实可靠性。真实是档案的生命，也是档案管理部门的神圣职责。档案管理的最终目的是为了更好地提供利用。只有增强档案管理职能部门的责任意识，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，把好部门自身关，才能确保档案的质量。

　　三、疾病控制业务档案管理的特点

　　我国各级疾病预防控制中心在日常业务活动中大量地、直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为管理的单位或个人所提供的经常性的疾病控制、卫生监测服务中所形成的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的对象的存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充。另外，疾病控制工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此会形成中心与科室二级保存管理体系。一般性、经常性业务活动形成的材料作为科级业务档案管理。工作计划、规范性文件、综合性或总结性能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平报告以及在基础监测上形成的且具有一定学术价值且保管期限长的材料则提交中心作为档案进行管理。

　　四、目前疾病控制业务挡案管理工作的现状

　　（一）档案管理制度不完善、事倍功半。各级疾控中心对纳入档案管理的内容没有明确的要求或统一的管理标准和模式。许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。有的单位没有把档案工作纳入目标管理考核方案中，致使档案收集效率不高，档案不齐全。

　　（二）档案意识不强，档案利用率较低。对档案管理工作的认识不足，只抓眼前而忽视对长远发展有利的档案管理工作，忽略了疾病控制的连续性和历史资料的完整性，造成档案信息资源开发不足，导致档案利用率不高。

　　（三）档案管理人员业务水平不高 。只重视预防医学技术人员素质的提高和继续教育，尚未将提高档案管理人员的素质纳入计划和要求，大部分档案管理人员专业出身较少，知识面较窄、学历偏低，有的是兼?人员。甚至于有些档案管理人员是从其他的岗位转调过来的，且平时档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。

　　（四）档案管理设施不全，档案现代化管理水平不高 。目前大部分疾控中心存在着档案库房不够规范，档案管理设施不全，档案设备比较陈旧、管理技术落后等问题，制约了档案管理工作的发展。虽然计算机及网络技术在不断发展，并且已经广泛普及，但运用计算机及网络技术管理医院档案的却较少，一些档案工作还停留在手工收集、检索上，且大部分档案管理者对计算机信息技术不够了解，致使档案现代化管理水平不高。

　　五、积极利用信息自动化管理技术，建立与纸质档案并存的电子档案管理体系

　　（一）所谓电子档案与纸质档案并存。就是指在同一个档案馆（室）内，归档的同一种档案信息内容，在较长一段时期内。既要保存电子档案.又要保存纸质档案.就是在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案.及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存。继续用传统的文件形式来保持其原始性.证据性和权益性.或是把一些利用频繁需要传输联网的已开放的纸质档案录入.转化为电子档案.以满足档案信息资源共享的需要，目前，我国计算机已经普及利用，办公自动化、自信自动化正在迅速发展，所以，电子文件取代纸质文件已是大势所趋目前，电子档案与纸质档案并存的局面已经形成，对电子档案和纸质档案进行共同管理，对档案界来说是一个新的课题。

　　（二）两种不同载体的档案有着各自的特点。既有相对性和独立性，又有统一性，我们的具体的实际工作卡。既要坚持档案管理的基本原则，又不至于将纸质档案的理论、方法生硬的套搬于电子档案。基于这样的出发点，我们随着科学技术的发展，创建电子的档案管理理论、方法和技术，不盲目地仅仅是将纸质档案制成电子副本，造成不必要的财力、物力的浪费，这样才有可能在电子档案大量涌现时，真正做到既重视电子档案，搞好电子档案的管理，又能正确地对待纸质档案，使其继续发挥应有的作用。只有使二者有机地结合起来，充分发挥各类档案信息资源，才能更好地为社会服务。

　　五、加强对档案员的培训和指导，推行责任制，加强考核

　　必须加强对档案员的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务学习列入档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。要为档案工作者的知识更新、业务水平的提高创造条件，提供机会，加强在职培训，适当安排脱产进修。

　　建立人才培养、使用和管理的新机制，将业务档案管理明确列入疾控中心与科室管理中，推行责任与经济激励制度，制定相应的考核方案指标，定期考核，奖金与责任挂钩，与贡献挂钩，多劳多得，少劳少得。

　　综上所述，疾病控制业务档案管理，是符合我国现阶段以及将来社会与经济发展的特点和需要而建立的一种疾病控制业务档案管理模式，随着档案管理实践的发展和完善，一定会为我国疾病预防与控制工作的开展发挥重要作用。

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