运用计算机技术加强中等职业学校档案管理的思考

　　学校档案是展示中等职业学校自身形象和价值观建设成果的重要载体。为更好的满足校园文化建设的需要，使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，档案工作要争取计算机技术管理，进一步完善学校档案室的功能建设，努力与德育教育各类活动相结合，把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构，成为校园文化建设的重要基地。

　　1做好中等职业学校档案管理工作的意义

　　中等职业学校档案是中等职业学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。中等职业学校档案真实客观地记录了中等职业学校发展的历程，是中等职业学校重要的信息资源。它既是一个中等职业学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进中等职业学校在今后工作中扬长避短继续前进的重要条件。分析中等职业学校档案，可以全面掌握中等职业学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成?　Ｍ?时，中等职业学校档案汇集了中职学校现有的各种先进事迹，形成特色的教育教学总结，是中等职业学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效地推动中等职业学校自身形象价值观的发展。

　　2计算机管理档案势在必行

　　计算机管理档案具有比较长的历史，自从微机在我国大面积使用推广后，计算机应用管理就已经开始在各行业试行，经过多年的实践.在档案管理过程中使用计算机技术也成为必然趋势。档案管理应用计算机技术主要是用于编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；二算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要案目录及其原件；三是用计算机对档案管理中各种数据或情况进行登记与统计。

　　3当前学校档案管理工作普遍存在问题

　　3.1档案意识淡薄、档案材料不全

　　在普通中职学校教育教学过程中，上至学校领导下至一线教师，“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在，档案工作可有可无，认识不到档案工作在学校发展历史中的重要性。由于对档案重视程度不够，归案意识不强，档案信息资源开发不足，利用率不高。中职学校档案应为学校的发生、发展生动的轨迹，应该客观完整记录下学校的各项工作。但目前在很多中职学校普通存在两种现：一是投有综合档案室，学校各科室按照传统惯有敝法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深备科全面收集档案资料，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

　　3.2档案管理手段落后、硬件设施不达标

　　中职学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源为中等职业学校的发展是关键。目前的学校档案管理多是进行基本的收集、整理与保管，以便有效地提供利用，操作也都是传统的、低效率的手工方式，工作上也只是依查我调，还处于一种被动的、消极的状态，这不能充分发挥档案的作用及利用价值。电子信息化管理，使中等职业学校档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。

　　3.3大力引进和培养计算机专业技术人才

　　我们必须拥有雄厚的技术力量，必须拥既懂档案管理业务，又通计算机专业的“两栖人才”。目前，有不少中等职业学校把整个档案计算机的应用工作，从系统设计到系统实现、从数据输入到提供利用全都交给计算机研究部门去办，其结果很可能是档案与计算机衔接松弛，系统缺乏实用性。退一步说，即便系统是成功的，仍然有一个维护和使用的问题。档案人员如果自己不懂计算机，那么计算机的应用就永远是个零。因此，必须首先作好档案部门计算机专业人才的引进工作。同时全体档案工作者都应积极掌握计算机技术。无论档案室还是具体工作人员，应当通过参加各种讲座、参加培训以及通过自学等多种形式，提高计算机应用的水平和能力。通过学习能够胜任运用计算机技术进行管理档案的工作。

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