加强中小学后勤档案管理工作的几点思考

　　1 中小学后勤档案的特点和作用

　　1.1 中小学后勤档案的特点

　　中小学后勤档案管理主要体现为综合性、复杂性、多样性的特点。中小学后勤工作琐碎，其内容和形式包括了多个方面，比如学校基础建设、食堂管理、物业管理、学生用品管理、节能管理、校舍维护与维修等，学生学习环境的安全保障，教学活动的记录与存档等等。中小学后勤工作的多样性中体现了复杂性，后勤档案类型多种多样，可分为文件、技术类、行政文书类、设备类等类型，档案类型种类繁多造成了档案管理工作复杂。所以，中小学后勤档案管理是综合性、复杂性、多样性的统一。

　　1.2 中小学后勤档案的作用

　　中小学后勤档案管理对于学校的正常运转起着关键的作用。后勤档案管理是保障学校各类教学活动的正常进行，更好地为学校服务，为学生服务。后勤档案是学校事业发展的见证，它记录着学校发展中的经验教训，为以后学校的规划、发展起着参考作用。中小学后勤档案真实、完整地记录着学校发展过程，包括学校建设工程项目的设计、施工技术、参考资料、设施的配备等，是学校具有收藏价值的史事资料；后勤档案是后勤管理人员进行服务的重要依据，后勤档案记录了学校基础建设过程中人员的配备，包括建筑的施工人员、材料采购人员、专业技术人员等的配备，基础设施一旦出现问题能及时查找后勤档案进行跟踪和维修。同时，后勤档案也是学校评估的一项重要内容，直接影响了学校的发展，关系到每一位师生的前途与命运。

　　2 中小学后勤档案管理工作中存在的主要问题

　　随着中小学校后勤改革的不断深入，后勤档案管理工作又了很大的改善，同时也会面临更多的压力和挑战，后勤档案管理方面还是存在着一系列的问题，主要表现为以下几个方面。

　　2.1 档案意识淡薄

　　长期以来，由于传统的后勤档案管理内容的复杂和管理技术的落后，不管是学校的领导还是后勤管理干部对档案的意识很淡薄。后勤档案管理工作出现松散的状态，上从领导下至工作人员对档案管理不够重视，普遍认为是一种无关紧要的工作，许多档案整理不完正，保存不完善，将来一旦需要查看档案时，不能及时调出，档案丢失的情况也时有发生。

　　2.2 人员配置不合理

　　中小学后勤人员的配置不够合理，无论是后勤管理干部还是一线岗位人员，他们的学业水平和业务素质都较落后，他们并不重视后勤档案管理工作，也不参与正规的业务培训，对于档案的分类、管理工作不熟悉，甚至不了解。中小学后勤档案管理工作具有长期性特点，不具时效性，不能直接给社会带来经济效益，这导致社会各层不重视后勤档案管理工作，也是中小学校不重视后勤档案管理工作的直接原因，因其对学校的办学水平的提升不能起到立竿见影的效果，所以学校配备后勤人员时缺乏配备专业人才的意识，只配备没有专业素养的兼职人员，岗位不固定，流动性大导致后勤管理工作人员业务能力提升难、队伍建设稳定性差、工作连续性难以保证。

　　2.3 制度建设不健全，信息化水平低

　　目前多数学校在后勤档案管理方面并没有形成一个健全的体制，档案管理制度混乱，也没有一个具体的工作要求，对档案人员的考核也没有统一的标准，使许多档案的整理存档工作不能有效地进行，反而会导致重要的文档破坏、丢失。长此以往，不利于学校整个教学活动的进行，甚至学校珍贵校史资料无意流失，对学校发展形成拖尾现象。随着科学技术的发展，信息化管理已经应用到各行各业，当前中小学在存储设备和档案室建设方面都比较落后，学校后勤档案管理大多停留在纸质存档的阶段，学校存储设备陈旧，采用信息化管理意识不强，不能运用现代信息化技术对档案进行有效地分类、整理、存档，很多档案不能及时地整理归档，导致档案资源流失，严重阻碍了学校后勤档案管理的规范化、智能化的进程。

　　3 加强中小学后勤档案管理工作的主要措施

　　3.1 集中统一、科学规范管理后勤档案

　　各类档案分散在后勤部门各相关人员手中，很容易造成档案资料流失，出现信息资料断档，以及不规范的立卷归档和管理使档案信息查找起来很不方便。很多单位都采用这种传统分散的档案管理模式，制约了科学化、制度化、规范化档案管理的发展，给单位的建设和发展带来了不必要的麻烦和难度。档案管理工作是一项专业性很强的工作，单位应加强档案人员的业务培训，提升专业能力，结合单位实际情况，按照档案管理专业要求，不断完善基础设施，达到标准化的硬件要求，专门设立档案室，配置档案架、档案盒、信息化系统等设施，利用计算机信息化管理后勤档案，变死档案为活信息，建立健全后勤档案管理制度，建立专门档案管理人员职责、登记查阅制度、档案登记制度等，将档案管理责任落实给个人，循规蹈矩，确保后勤档案的安全性和保密性。

　　3.2 加强信息化?n案管理工作

　　信息化设备和技术逐渐进入中小学校，后勤档案管理工作也应跟上信息化潮流，辅助管理学校后勤档案，这些信息化档案主要以照片、底片、影像、录音等形式存在，以影像和录音为主，学校后勤档案的一个重要部分就是声像档案，这一档案形式以特殊形式为载体，特殊风格展示学校后勤档案，既可以直观展现又可配以文字说明，使档案信息更加可靠完整。对于陈旧的档案和落后的思想，学校应加强人员的培训和规范分类归档录入电脑，制定统一的规章制度，防止档案资料的损失，对于易损坏的声像资料，要独立保管，防潮、光线、磁场干扰，定期检查维护，尽量延长声像资料的寿命，为学校保存好珍贵的史料。

　　3.3 加强《档案法》法制观念

　　中小学后勤档案管理工作应依法办事，中小学校学生信息流行性大，数量多，档案建设和发展应依照《档案法》及修正案的制定实施进行，从事后勤档案管理工作的人员要通过学习宣传《档案法》提高档案工作依法，对大量的文书、教学等综合档案收集归档，按照国家规定依法销毁该撤销的档案，及时整理，及时移交档案室保管，以求档案管理工作取得实效。

　　3.4 营造后勤档案管理工作的氛围

　　后勤档案管理工作关系到每一个被管理者的个人信息，在中小学校氛围中营造档案的重要性，是人人认识到档案的潜在价值和长远作用，促使档案工作形成人人关注的工作，使得管理档案人员感受到紧迫感，树立服务意识，形成服务精神，面对枯燥的档案管理工作能够锲而不舍、任劳任怨。做到“三纳入”计划，计划将档案工作纳入单位，纳入领导议事日程，纳入岗位职责，迫使各部门做好档案管理工作。

　　4 结论

　　综上所述，随着社会的快速发展，信息化技术全面进校园的步伐，中小学后勤档案管理工作的全面开展指日可待。那么作为学校后勤管理工作的一分子，应增强自身业务能力，按照国家有关文件的规定和要求，加快档案室基础设施的建设，硬件设施的配套，逐步形成一个质优齐全、量足合理的安全的对国家和学校有珍藏价值的馆藏体系。

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