基层医院科研档案管理的探索及对策

　　1978年党的十一届三中全会后，我国科学技术事业蓬勃发展，科技档案工作进入了发展的新时期，以科研单位为龙头，各类科技事业单位开始把档案工作纳入组织管理、各项科技管理及科研工作程序，并开始实行“四同步管理”，使档案工作进一步程序化、制度化。1991年以后，从各种类型的科技档案管理着手，逐渐发展到各类型事业单位进行科技档案综合管理，以及对档案管理部门进行整体建设。1995年3月国家档案局召开了事业单位科技档案管理工作座谈会，对工作做出了新的部署，将科技档案管理工作的发展推向了一个新高潮。然而在医疗机构，尤其是基层医院，科研档案管理不规范的问题非常突出，本文随机选取某而家医院近年50份科研档案的管理情况进行调查，并在此基础上就加强基层医院科研档案管理工作提出相应对策。

　　一、资料和方法

　　1.研究对象

　　随机选取某二甲医院2010年-2015年50份科研档案的管理情况进行调查，设计评价表，并进行数据分析。对科研准备阶段、研究试验阶段、总结阶段等3个阶段共13个项目进行评价，每一个项目分为3个满意程度，分别为：“好”、“一般”、“差”。

　　2.方法

　　根据科研档案管理的要求，对选取的科研档案进行13个项目定性评价，所有数据经过统一收集、整理后，进行满意度分析，计数资料以百分率表示。

　　二、结果

　　1.科研准备阶段档案管理的评价情况

　　科研准备阶段评价满意程度为“好”的共216项，占比86.4%，评价满意程度为“一般”的共30项，占比12%，评价满意程度为“差”的共4项，占比1.6%（见表1）。

　　2.研究试验阶段档案管理的评价情况

　　研究试验阶段评价满意程度为“好”的共118项，占比59%，评价满意程度为“一般”的共56项，占比28%，评价满意程度为“差”的共26项，占比13%（见表2）。

　　3.总结阶段档案管理的评价情况

　　总结阶段评价满意程度为“好”的共127项，占比63.5%，评价满意程度为“一般”的共47项，占比23.5%，评价满意程度为“差”的共26项，占比13%（见表3）。

　　4.整体评价情况

　　根据调查结果可见，评价满意程度为“好”的共461项，占比70.92%；评价满意程度为“一般”的共133项，占比20.46%；评价满意程度为“差”的共56项，占比8.62%。被调查医院在科研档案管理方面主要情况如下：第一，科研档案的准备阶段和总结阶段管理情况良好，而研究试验阶段则整体管理情况则有待加强。第二，科研准备阶段中，开题报告与课题调研论证材料管理方面仍有欠缺。第三，总结阶段中，研究报告、论文专著材料管理情况不理想，有待进一步加强。

　　三、讨论

　　1.医院科研档案的重要性

　　医院科研档案包含了大量的科研成果、专利、版权等信息，是医院重要的无形资产，是医院科研开发水平和技术实力的具体体现：第一，医院科研档案是反映医院科研活动的系统史料，是医学科学研究的基础和条件。利用医院科研档案有助于医院科研创新过程中充分学习、借鉴已有的研究成果，避免发生重复性劳动，提高科研效率，推动更高层次科研成果的产生。第二，医院科研档案是开展科技交流的重要工具。医学科学的发展是一个渐进的过程，发展就得有继承，更要合作。随着医院的不断发展，医院对外技术交流不断扩大，如开展学术交流、合作研制技术项目等，这些都离不开记载了众多医学科学研究信息的科研档案。第三，医院科研档案是一种无形的财富，是知识形态的生产力。医院科研档案可以说是潜在的、知识形态的生产力，蕴含着很高的经济价值。通过科研档案的科学利用，把科学技术转化为生产力，让科研档案这一无形资产的作用得以充分发挥，可提高医院医疗水平，增强医院整体实力和市场竞争力。

　　2.基层医院科研档案管理中存在的主要问题

　　医院科研档案与其他门类档案存在一些不同特征。具体来说，一是学科突出，专业性强。在医院科研中，科研工作是分专业进行的。科研档案按各自的专业自然形成，科研档案的分类，体现出专业特征。二是专题突出，成套性强。医院科研的专题性强，每一个专题都是一个完整的科研过程，所形成的档案也相应以专题突出。三是档案形成的时间跨度大，周期长。通常，档案形成的周期取决于科研周期。医学科研相当复杂，研究周期往往很长，这决定了医院科研档案的形成也是一个长期、漫长的过程。四是保密性强，医院科研许多项目都需要保密，多于非涉密科研项目，一般也对相关人员赋予了不能随意泄露的义务。

　　在基层医院，科研档案管理普遍存在以下几方面的问题：一是对科研档案管理工作重要性的认识欠缺，未予足够重视，缺乏激励机制；二是管理人员业务水平有限或人数不足，难以承担起科研档案管理庞大的工作量；三是涉及部门较多，职责不清等。

　　3.基层医院科研档案管理中的对策 　　针对基层医院科研档案管理存在的问题，本文根据近年来相关部门对本院的检查反馈以及实际工作开展总结的经验，提出以下几点对策：

　　第一，强化对科研档案重要性的思想认识。首先要从领导层面予以足够的思想重视，要充分认识到科研档案管理的重要性，这是基层医院做好科研档案管理的重要前提。

　　第二，提高管理人员的科研档案管理的工作能力。现阶段，基层医院档案管理人员负责的主要工作仍停留于大事记、招投标资料、会议纪要等文件材料的整理归档，对于科研档案的管理仍缺乏经验，缺乏基本的业务能力，因此，应派出档案管理人员参加专业培训班，加强业务能力的培训，这是保证基层医院科研档案管理工作顺利开展的基本条件。

　　第三，明确划分各相关部门职责，加强档案文件材料的收集。基层医院科研管理的归口部门主要是医务科（科教科），还可能涉及人事科、财务科等科室，容易导致职责不清，档案管理人员难以开展科研档案管理工作，对此，必须针对做好科研档案管理工作，明确各相关科室的职责，理清各种关系，从制度上保证科研档案管理工作的实施。

　　第四，启动科研档案管理的信息化建设。 受限制于基础设施的投入，包括硬件和软件，基层医院档案管理手段仍处于较落后水平，工作量大，程序复杂，如能加大投入建设档案管理信息系统，能很大程度上推动科研档案管理工作的开展。当然，医院档案信息化建设涵盖数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理等。这就要求档案管理人员既要掌握基础的档案学理论，还要掌握计算机技术、网络技术和操作技能，能熟练运用信息工具。

　　第五，建立激励机制与奖惩机制。应重视档案管理工作人员，通过建立合理的激励机制，使其获得成就感和自我价值，医院应把档案管理工作纳入考核、评比等活动，对档案工作有突出贡献的领导和个人，给予适当的表彰和奖励。领导应给予足够的关注，从而促进档案管理工作团队的良性发展。

　　第六，规范试验阶段的档案管理。根据本文的调查结果，试验阶段的档案资料管理虽谈不上空白，但仍处于没有章法的管理状态，试验阶段的类目包括：实验、测试、调查等各种原始记录、数据处理材料、设计的文字说明、阶段工作总结等资料，可见，这是科研管理的核心环节，科研档案管理者必须充分认识到，规范试验阶段的档案管理工作，将起到把科学技术转化为生产力，让科研档案这一无形资产的作用得以充分发挥的核心作用。

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