浅谈高校档案管理信息化建设

　　中图分类号： G718.5 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）21-19-2

　　0 引言

　　档案管理是高校的基础工作，是学校了解学生信息的重要手段，但当前，高校档案管理的现状不容乐观，教师档案意识淡薄，常出现档案资料不全的情况，影响了档案管理的效率以及质量，因此研究档案管理信息化建设至关重要，能够有效解决当前高校档案管理中存在的问题，提高档案信息资源的利用率。

　　1 高校档案管理信息化建设的现状

　　高校档案管理信息化建设十分重要，有助于实现档案信息资源的共享，提高档案信息的利用效率，具有重要的意义，但是当前，高校档案管理信息化建设的现状不容乐观，存在较多的问题，影响了高校档案管理信息化建设的效果，因此，分析高校档案管理信息化建设存在的问题，了解档案管理现状十分重要。高校档案管理信息化建设中主要存在以下几方面问题。

　　1.1 信息化建设配置不足

　　高校档案管理信息化建设，需要有着先进设备支撑。但学校的教学任务繁重，事情较多，各部门无法及时提交材料的情况时有发生，不仅易出现疏漏，还会出现档案资料不齐全，重要材料流失等问题，高校档案管理先进信息化设备引入不足，从而影响到档案管理信息化建设，使档案材料缺乏完整性，档案信息归档的质量较差。

　　1.2 档案管理人才缺乏

　　高效档案管理信息化建设，需要有着综合性人才支持，必须熟练掌握信息化技术，才能充分运用信息化技术进行档案管理。但由于学校教师的工作较多，教学工作，学生思想教育，学生人际关系，学习各种活动等内容都需要教师处理，教师任务较多，对档案信息管理的关注度不够，档案归档意识较差，造成档案利用率不高以及档案信息资源开发不足等问题，致使高校档案信息管理水平不高。

　　1.3 档案标准化水平不高

　　通常高校档案管理需要有着一个标准，也就是一套完整的档案管理制度，才能确保高校档案管理的顺利进行。但就当前高校档案管理信息化建设的情况分析，整体的档案标准化水平不高，特别是在信息化时代下，档案管理信息化建设未能及时改进档案管理标准，以及档案管理制度等，依旧采用传统的档案管理方式，进而影响到高校档案管理效率。

　　1.4 硬件设施与档案管理手段较为落后

　　虽然当前网络技术发展迅速，但高校档案信息管理的硬件设施并未达标，极少运用到网络技术以及计算机技术，处于被动工作的状态，主动性差，在收集资料时只进行基础材料收集与保管，服务意识以及主动对档案资料分析编演的能力较弱，无法充分发挥档案的价值与作用。由此可见，高校档案管理信息化建设的现状不容乐观，存在较多问题，分析高校档案管理信息化建设问题具有重要的意义。

　　2 高校档案管理信息化建设策略

　　2.1 加强先进设备的配置

　　加强先进设备的配置是高校档案管理信息化建设策略，加强先进设备配置十分重要，能够加快档案信息化建设步伐，实现高校档案信息的资源共享，提高档案资源的利用率，因此，加强先进设备的配置十分重要，具有重要的意义。加强先进设备的配置需要做到以下几点，一是购入先进的设施设备，购入计算机设备并安装相关软件是提高高校档案信息管理的硬件设备的有效措施，有助于推进档案信息化建设的发展，由此可见，购入先进的设施设备十分重要。二是加大档案信息化建设的资金投入，通过使学校领导意识到档案管理信息化建设的重要性，加大资金投入，能够利用资金加强先进设备配置，尽可能地创造有利条件，实现档案信息化建设，加快档案的现代化管理进程。因此加强先进设备的配置是高校档案管理信息化的有效措施。

　　2.2 加强档案管理信息化人才建设

　　加强档案管理信息化人才建设，提高档案管理人员的素质，增强档案管理人员的专业能力具有重要的作用，档案管理信息化建设已经成为了一种档案管理趋势，是比较流行的，有效的档案管理手段，相应地提高档案管理人员的专业知识，计算机操作能力，以及档案管理能力具有重要的意义。加强档案管理信息化人才建设需要做到以下几点，一是实施专业知识教育，档案管理需要具备专业的知识能力，掌握档案收集，归档等相关知识以及技巧，因此，实施专业教育，提高档案管理者档案管理能力至关重要。二是加大对档案管理者的再教育与相关技能培训的力度，档案管理信息化的关键在于档案管理者需要掌握网络技术以及计算机技术等相关基础技能，而当前档案管理者普遍缺乏相关技能，对信息技术以及网络技术不够了解，无法较好地应用相关技术，阻碍档案管理信息化建设的发展，因此对档案管理者实施培训十分重要，有助于提升档案管理者的相关技能，推进档案管理信息化进程。由此可知，加强档案管理信息化建设具有重要的作用，有助于提高档案管理者的业务素质与知识水平，扩充知识面，提高综合素质，加快档案信息化建设。

　　2.3 提高档案标准化水平

　　提高档案规范化以及标准化水平是建设档案管理信息化的有效策略，是档案管理信息化建设的基础，因此提高档案规范化标准化水平具有重要的作用。提高档案标准化水平需要做到以下几点，一是统一网上目录标准，高校档案资源内容庞杂，形式多样，查找较为困难，致使档案的利用率较低，利用者在查找档案信息资源时效率较差，查找的准确性也较差，因此，统一网上目录标准，能够提高查找的准确率与效率，从而提高档案资源的利用率，不仅能够使人们在网上轻松地查找档案信息，还能够保证档案管理的规范性。二是建立相关的规章制度，档案信息具有保密性要求，尤其是高校的档案管理，因此结合学校具体情况，建立相关的规章制度十分重要，通过系统安全管理制度，机房库房出入规则，电子文件管理等制度的建立，增强高校档案管理的规范性，促进档案管理信息化建设。由此可见，提高档案管理的规范化标准化水平至关重要。

　　2.4 搭建档案信息化建设平台

　　档案管理信息化建设平台的搭建具有重要的意义，是搞好学校档案管理工作的先决条件，通过搭建档案信息化建设平台能够强化档案管理意识，提高师生对档案工作重要性的认识，因此，搭建档案信息化建设平台十分重要，搭建档案管理信息化建设平台需要做到以下几点，一要抓好学校档案数据库的建设，档案信息化系统处于过渡阶段，完成过渡的重要步骤在于数据库建设，因而建设数据库十分重要，通过数据库的建设能够科学地管理档案信息资源，为档案资源的查找提供便利，推进档案信息化的建设。二要按照档案法规范分类，在档案信息化平台建设过程中，将档案分类规范管理十分重要，因此，按照相关的法律法规，规范分类档案资源，不仅有助于档案信息化建设平台的搭建，还有利于提高档案工作效率，科学实施档案管理，保证档案管理工作有法可依，并在保证档案管理信息化建设的同时，实现高校档案的高效管理。因此搭建档案信息化建设平台，有助于规范档案分类，科学管理高校档案，提高档案管理工作的工作效率，实现档案管理的信息化建设，具有重要的作用，是档案信息化建设的有效策略。

　　3 总结

　　综上所述，研究高校档案管理信息化建设策略具有重要的意义，档案信息资源具有重要的作用，档案记载了学生的信息资料，是学校了解学生的主要手段，因此，合理利用档案信息资源，实现资源的共享十分重要，通过高校档案的信息化建设，能够有效提高档案资源的利用效率，总之，研究高校档案管理信息化建设具有重要的价值。

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