电子档案在高校档案管理中的应用

　　[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）06-0113-01

　　信息化的快速发展也使高校档案管理工作进入了新的时代，这既是机遇也是挑战。高校档案管理进入了信息化的管理模式，提高了档案管理的效率。但是当前许多高校还采用传统的纸质档案管理方式，如何推进纸质档案管理向电子档案管理转变，是如今高校档案管理工作面临的重要课题。

　　一、电子档案的定义及特点

　　电子档案包括电子文件、电子信息、电子报表和电子图纸等。具有实时共享性的特点，可以避免时间和空间的限制，可以随时随地进行远距离信息共享。同时，电子档案是通过计算机进行阅览的，体积小、容易保存及携带。

　　二、电子档案的优势和弊端

　　（一）电子档案的优势

　　1.提高工作效率。依靠计算机的信息处理能力，可以大大提高工作效率。电子档案的使用可以使档案资料在收集、储存、分类、统计和查阅的环节更加方便快捷。在一定程度上也减轻了档案工作人员的劳动强度。例如，在查找档案信息时，就可以直接在计算机相应的文件中搜索文件分类号，快速找到所要的文件信息。通过电子档案，使档案可以快速高校的归档。

　　2.提高档案安全性。电子档案的利用避免了过去整卷查找信息的方式，有效保证了档案信息的保密性和安全性。使用者不需要直接接触档案，只需要通过计算机目录进行检索，减少了对原始档案的翻阅次数，对档案原件的保护得到了保证。缩短了查询时间，又提高了档案的利用率。所有文件都可以及时归档，文件不完整时也可以及时补漏，降低了纸质档案的人力物力进行整理装订的工作量，还可以有效避免档案被认为篡改的行为。

　　（二）电子档案的弊端

　　1.初期投资较大。电子档案需要的磁盘、光盘等均是高科技产品，对环境的湿度、温度都有一点的要求。并且电子档案前期需要高校配备计算机及外围输入和输出设备，要对电子档案的管理者进行相关的培训工作。这样就造成了电子档案建立初期的投资费用过大。

　　2.网络安全性差。计算机网络技术的开发与利用带来便利的同时，也存在一定的安全威胁。黑客和网络病毒会对电子档案的真实性和完整性造成威胁。因为电子档案没有手写的字迹，就不利于区分档案的真假，在传输过程中容易出现被篡改、盗用的情况。因此，电子档案的网络安全问题也是不可忽略的一个方面。

　　三、电子档案在高校档案管理中的应用

　　（一）加强电子档案的存储设备及网络安全性

　　高校要定期对计算机软件和硬件进行更新和系统维护，要保障电子档案的存储设备的安全，保证做到专机专用，使存储设备要时刻保持良好状态。并且定期对电子档案进行更新备份，防止在意外情况下丢失。要加强网络防火墙的更新建设提升设备的安全性，最大限度地保证电子档案的网络安全性和保密性。

　　（二）完善相关制度，规范操作流程

　　国家要尽快完善规章制度和工作标准，结合《档案法》《高等学校档案管理办法》规定，使高校档案管理工作能够有法可依，有章可循。要强化档案管理工作人员的安全保密意识，提高档案管理工作人员的职业道德和职业素养。定期对相关工作人员进行电子档案应用操作的培训，同时建立完善的监控系统制度。使档案资料的安全得到保证，并且最大限度上做好服务工作。

　　（三）优化服务方式，拓宽服务功能

　　高校档案管理工作人员要充分结合多媒体技术、信息技术、光盘制作技术等，坚持以快捷个性的服务为宗旨，使电子资源真正实现以安全为基础的信息共享。另外，可以构建在线档案查询服务的平台，为电子档案的用户提供私人的便捷的在线咨询服务。通过对知识面的扩展，及时沟通新的学习技术，为用户提供高品质的电子档案查询服务，使高校档案管理工作为社会效益和经济效益的提高起到更大的作用。同时，在建立完善的网上电子档案咨询服务后，要对网络平台的工作规范严格管理，积极实施管理纠纷，加强数字化档案的工作质量检查。

　　（四）规范档案储存与利用的方式

　　要加强电子档案的存储设备，保证电子档案的安全。对电子档案保管的软件进行定期的维护升级，以及要对电子档案及时备份，防止文件丢失，不断改进现代化管理手段，提升电子档案的安全。

　　四、结语

　　信息技术为档案管理工作提供了新的机会和平台，满足高校发展的需求。应该积极探究信息化管理及网络资源建设管理，不断创新电子档案管理的服务，规范操作流程，保证电子信息的安全性，充分利用电子信息的优势，使高校档案管理更加高效。

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