浅谈物业住户房屋档案信息化建设与档案利用

　　物业档案在现代档案中起着至关重要的作用，物业公司在管理上不可缺少的一部分，物业管理公司对房屋档案的管理是日常工作的一部分，本文将物业住户房屋档案与信息技术结合在一起，这样的档案管理是以计算机为核心的，将计算机技术融入到档案管理中，这样对档案的收集和整理都提供了便捷，平时还可以进行监督，这样让房屋档案管理和归档工作的效率得到大幅度的提高，因此，要加强对物业住户房屋档案的管理工作。

　　1 物业档案的性质

　　物业是一个行业，在计划经济体制下，物业企业在国家的角度来说就是房管局，就是俗称的房管。但是在市场经济体制下，物业就成为了一个企业，并且将国家的房产住宅局变成了企业，虽然对物业进行了改革，但是现在的物业企业与过去的房管局还是有着很大的联系的。

　　物业住户档案是房管档案中的重要档案，这一档案是民生档案的一种，每一个住户都有一个档案，物业的主要内容有：第一，住户在住进来之前要办理住户手续，保证住户手续的齐全，第二，办理委托书，对业主的户口本、身份证上的信息、业主的家庭情况进行登记，第三，在房屋装修时，一定要注意对房屋管理条例仔细查看，注意装修时应该注意的事项，以免发生意外事故，第四，配房单和住房单等住户管理的签报要严格按照规定进行，第五，房屋合同一定要保管好，这是关系着业主的关键性的合同。以上这些都是物业房屋档案管理中的档案信息，这些信息是非常杂乱的，但是有十分的重要，因此，一定要重视对物业档案的管理。

　　2 房屋档案的信息化

　　档案的信息化并不陌生，因为档案信息化已经在逐渐的发展，档案的信息化就是利用计算机技术、信息技术、数据技术和现代企业管理，将这几种技术和理念相融合就形成了档案的信息化，档案的信息化就是利用现代的企业管理制度，将档案信息存储在计算机上，将档案信息转化为数据，将数据存储在计算机上，这就是基本的档案信息化的流程，但是这个工作在实际的应用中却是很难的，因为传统的技术根深蒂固，，新技术的应用是十分困难的，特别是对计算机的使用，这种管理是要建立专门的管理系统的，涉及到的专业知识比较多，但是优点也很多，使用起来是十分便捷的，其中物业住户房屋的档案信息也就有这些特点具体体现在以下几个方面：

　　2.1 档案信息资料的可靠性

　　档案信息资料的保存是十分方便的，物业只需要将住户的基本资料存在电脑上，这样在使用的时候，只需要输入用户的名字就可以将住户的信息完全展现在眼前，资料可以自动的通过系统的审核；还可以增加物业与户主的联系，这样一旦住户与业主发生了纠纷，可以及时发现，让物业与住户之间的关系更加的和谐。

　　2.2 档案的数字化管理

　　档案的信息化就是将档案的数字化运用到档案中，这样比传统的物业档案管理模式更加完善，将房屋资料档案信息资料归档、整理在计算机上完成，直接通过系统自动的整理、排序、检查，计算机的识别是非常快的比传统的人工整理房屋档案信息要快速的多，这样大量的房产信息就可以收集、记录，不会产生档案凌乱的问题。

　　2.3 档案信息便于管理

　　在档案形成数据库后，方便建立一体化管理系统，它只需要输入相关人员操作密码，即可对数据进行编辑和整理，对房屋信息进行输出和打印。其次房产档案信息可通过电子网络信号实现异地查询和远程传输，可随时随地供相关政府部门、企业和房屋中介多方查询和利用，增大了档案管理的可用空间，有效的实现了快速信息传递和资源共享。

　　3 物业企业档案信息化建设与档案利用方面上的必然性

　　3.1 物业住户房屋档案信息化建设的形成

　　原先的房管所对公房的档案信息资料的记录和保存，使用的是传统的手工纸张记录，由于当时条件的限制，房产信息在进行资料的记录时，原来的记录经过长年累月在没有完善的设备和非严谨的管理模式下以及日常的档案查阅与利用，造成档案原件字迹不清、信息模糊，不仅浪费了人力物力还丧失了资料利用价值；速度慢效率低的特点，给档案的利用和保存造成了极大障碍。历史档案记载虽为简洁，但都真实的凭据。

　　3.2 信息化联网带来的机遇和提供的方便

　　随着上海成为中国首个自由贸易试验区，它的飞速发展和科技技术的进步是有目共睹的，它在要求人们提高工作效率的同时方便沟通，如何实现，唯有高科技下带来的互联网技术，它的应用拉近了人与人之间的距离，使得人们交流无国界，无地域性的阻碍。

　　4 针对物业档案信息化管理建设的合理化建议

　　4.1 更新观念，增强档案管理信息化意识

　　档案管理信息化首先是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应社会发展的需要。

　　4.2 加快档案信息化基础设施建设

　　建设数字化档案馆，加强库房建设、馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设及档案服务利用工作等。一定要建立规范的管理机制，在档案信息化建设过程中，明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，需从实际出发建立规范的电子档案管理制度。

　　4.3 建设复合型的档案管理队伍

　　档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。上级部门应加大对基层物业档案管理人员的培训力度，努力提高档案管理人员的业务素质和综合素质，使之能接受到更多更新的专业知识及管理技能。在物业人才培养中，对档案管理人员的素质提高和继续教育纳入计划。

　　5 结论

　　物业档案管理工作已经由原始的管理途径演变为电子档案管理的过程。然而，在电子档案管理中仍然面临着许多困境，想要让这些问题得以改善，首先要对计算机信息安全问题做好把控，其次，有必要制定一套科学、合理、严密的电子档案工作标准和操作规范。

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