土地开发整理项目信息档案管理存在的问题和建议

　　中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）03（a）-0070-02

　　土地开发及整理的进程中，都不可缺失配套性的档案信息。从目前来看，项目信息日常的归档及管理仍暴露出弊病，亟待后期改进。例如：设计资料在接受批复后，后期的变更没能归档；缺失了批复及申请文件，缺失调整权属的必要方案。编制了方案后，没能经过详尽的勘测[1]。这些弊病反映出：现今状态下的土地开发整理仍存在隐含的档案管理漏洞，不应予以忽视。针对于土地开发整理，构建项目档案时段较短，起步也是偏晚。面对于滞后性的管理流程，有必要在实践进程中不断地完善，增设全程性的项目档案监管。

　　1 管理项目档案的价值

　　在土地开发中，档案管理应被看作必要部分，是不可忽视的。土地开发整理选定的项目都拥有全程性，完整项目涵盖了初期立项、对项目的设计、解析可行性、施工及招投标、竣工及决算时的审计。在验收及竣工时，还需保存必备的图表及文字，用作调取的参照。档案是留存下来的项目记载，拥有着真实性。项目单位应能慎重归档并整理多样的土地材料，依照拟定的流程构建并整理档案。项目档案包含着详实的土地开发记载，反映出全程的项目进展。在各个环节内，项目档案都可看作验收及鉴定质量的必要参照。由此可见，项目档案表征了真实的各流程状态，归纳可得关键性的土地项目信息。从土地开发来看，项目归档是不可缺失的部分[2]。

　　针对验收及评价，土地整理及开发的档案也表现出必要性。依照验收的规程，开发及整理土地设定了如下内容：拟定的项目规划、设计及后续执行预算、待建的工程质量、调配资金的状况、管控土地权属、针对项目的日常管护。此外，开发整理土地这类的项目还包含了可供归档的资料。在验收评价时，注重查看并且核验现存的业内资料。针对于外业，也要慎重予以核查。经过了验收步骤，应能独立保留相关档案，以备后续的审验。

　　2 归档要求及现有的弊病

　　土地开发整理设有配套性的验收规程，验收规范归纳了多环节的开发成果。详细来看，这类项目在构建档案时涵盖了如下资料：立项以及审批、投标招标资料、协议合同的资质、施工管理及监理的资料、权属性的资料、验收得到的资料、财务性的材料。此外，归档资料还含有核验得出的影像资料，后期阶段内的评价资料也被包含在档案内。土地开发及整理应能归纳得出真实的各阶段资料，可信且真实。土地开发及整理都会留下信息，各类信息应被归档留存。土地开发进程中，原始资料拥有真实性，不可随便去改动。同时，也不可擅自予以伪造，要保存原始性的土地资料。完整资料包含着外业的总工程量、拨付的资金、预算及移交的项目部分。与之相应，内业资料也被归入档案。及时搜集信息，妥善保存初期完整的归档信息[3]。

　　最近几年，各区域都拓展了开发土地的总规模，与之相伴的档案也日益增多。作为初始的凭证，档案应被谨慎归类，要确认前后信息彼此吻合。不可随便更改已经被归档的某些工程信息，各环节内的信息都应被存储。文件在归档时，要确保字面是工整的，配备了完整的签章等。要长期保留档案，书写材料应能耐久且不会褪色。从现状看，多为微机制作出来的档案信息，应能标识一致的项目事由及开发内容。需要统一格式，便于快捷性的查看信息。唯有如此，信息档案才更能便于调取及管理，也会更加稳定。

　　土地整理及土地开发的多样项目都采纳了特定的归档步骤。依照现存分类，土地开发整理表现出如下难题：没能完善现有的管理规程，相关职员缺失了责任心。在土地开发中，没能及时搜集必备的各类资料，没能明确各类的归档。归档的步骤缺失了规范性，项目单位忽视了编制图件，原件被复印件替换。此外，监理搜集得出的多样资料都没能统一，表现出混乱的状态。某些单位甚至没能配备必要的档案附件，档案内容重复。档案管理很混乱，相关人员缺失了高层次的管理水准。在这种状态下，项目档案各阶段的信息管理并没能提升根本的质量。

　　3 改进管理的新途径

　　针对土地开发整理，还需完善相应环节的存档及监管。应当变更现存机制，增设更完备的配套规程。构建新式的机制，档案管理配备的机制可分成档案搜集、立卷以及整理、后期的信息归档。项目在竣工以前，申请验收及检查。这样做更能便于全方位查验项目的现状。确保档案规范化，相关职员都应明确归档在总体项目中的必要价值，真正重视归档。依照设定好的次序从严归档，妥善排列多样的文件资料。在查阅档案时，也要做好登记。详细来看，土地开发整理改进档案管理可采纳如下的途径。

　　3.1 妥善搜集信息

　　土地开发整理囊括了各步骤内的信息处理，首要应为搜集必备的信息以便存档。一旦确认了内容，则要选取最合适的途径搜集信息。通常状态下，可亲临现场调研，也可获取间接性的各类资料信息。针对于后者，可凭借于拥有的资料及情报，做好间接存档[4]。搜集项目信息，先要填入清单及目录，这样即可尽快查出某一项目信息。应当明确的是：搜集信息是初期的首要步骤，唯有妥善调取了全面性的土地开发信息，才能构建更完备的土地开发档案。

　　3.2 借助现代技术

　　相比于传统的归档，现今归档及整理可选更多样的新颖方式。在微机联网下，搜集及调取多样的档案都不可脱离计算机。借助于新颖的存档技术，可延长档案保留的时限，同时便利查找。档案管理可分成多步骤，先要判别真伪的两类信息，剔除虚假性的档案信息。在微机管控的方式下，分类存储零散的开发信息。同时，还需借助运筹学、数理统计的根本原理，加工获取必备的数值及信息。新颖信息手段拥有独特的管理优势，电子档案存储着的信息更易读取，并且不会遗失或缓慢褪色。

　　3.3 提升业务水准

　　针对于档案管理的职员，都应提升根本性的管理水准。强化业务培训，相关单位应能提供定时性的这类培训。利用新式技术，构建数字化状态下的土地开发档案[5]。档案管理者应能接纳数字化的新式档案，构建信息库并且注重日常的监管。

　　4 结语

　　土地整理及开发都涉及各阶段内的档案管理，若要构建完善的项目信息，不可缺失档案管理。项目信息留存的档案有着全面性，应能反映全程范围内的土地开发项目。从各阶段入手，慎重保存多环节的归档信息，不可遗漏信息。针对于搜集得出的技术资料，要求及时予以归档，确保齐全且完整的土地开发信息。最近几年，土地开发整理这类的项目都快速在完善，为此要采纳配套性的档案管理并且实时更新。经过统筹衡量，全方位做好监管及归档。

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