信息时代下高校学籍档案管理途径

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）07（b）-0180-01

　　针对学籍档案的管理，在过去都是要通过大量的储存空间来进行管理工作。其中的信息内容就包括了相应的考试成绩数据、社团实践数据、社会实践活动等的数据。而因为在进行教学中的各种生活琐碎繁琐且数据量较大，这就导致了在进行学籍档案管理的时候，就容易出现错误。

　　伴随着信息化的进程，学籍系统的改革也就有了现实意义的存在必要，这不论是在空间结构上还是在存储的管理上都有一定的效应。而针对这些我们进行以下的讨论从而说明，数字化信息系统对于高校学籍档案管理的重要性。

　　1 档案数字化的现实存在意义

　　首先我们应该理解的是数据档案的现实意义，所谓的数据档案，就是指在计算机数据库中进行学籍档案统计，然后通过计算机技术、多媒体技术等多种尖端科技进行存档管理。而这样的数据管理，不论是在统筹还是在运行中，计算机应用技术都可以十分轻便的将工作任务轻松的完成。而最重要的是，在过去对于学籍档案，每个学校每年都会有数以万计的档案调入和调出，这对于教育系统来说，都是十分繁琐的问题。但是随着信息化的到来，仅仅只需要比原来要小的多的一个硬盘或者一个数据库就可以录入大量的数据，同时几台电脑就可以完成所有的数据处理任务。

　　2 高校学籍档案的信息化管理含义

　　首先，数字信息化的管理模式提高了工作的效率，这一点，在进行了信息化管理的行业都已经体现出来了。在进行高等教育的过程中，由于所需要的数据比较庞大，所以这就造成了高校学生的信息数据量出现了前所未有的扩大，而近些年高校教育也针对社会实践进行了相应的改革，这对于原本资源管理就比较紧张的学籍档案管理工作来说，就更加重了其工作的任务量。面对新的行情，信息化的存在意义就有了历史性的意义了，最简单的说，就是原本需要三人进行的工作，现在仅仅需要一个人就可以完成，如，在过去需要三个管理人员进行分工的调查、录入、管理工作，但是现在仅仅一个管理员坐在电脑前就可以通过信息系统进行认证和管理，这样就大大的提高了档案数据管理的工作效率。

　　其次，网络化的管理方式针对资源方面，实现了更为便捷的资源共享。在进行学籍档案管理的历史中，由于高校涉及的学科比较广，所以针对同校不同院，这就不属于一个档案管理储存，那么在展开分析的过程就会出现很严重的拖延。再简单点的说就是，假如某高校的分属院校在其他的城市招生教育，那么在没有数字化的学籍管理，那么在进行人员调配过程中，就会出现拖延，而原来需呀三天五天才能完成的任务，现在可能仅仅需要一天或者几分钟就能够完成了。其主要原因就是数字化的学籍档案管理实现了同属院校的信息共享，这样在不同位置可以通用一个数据库，这就可以为教育工作完成相应的教学任务。

　　再次，科学化的管理方式在一定程度上保证了档案的完整性。我们在以往的教学管理中也难免会遇到一些档案遗失的问题，那么在进行纸质档案管理中，不可能做到每一份都进行备份，从而在某一个同学在原始档案文件遗失以后，在进行补档的时候也仅仅只能证明其曾在这里进修过。但是，数据化管理的学籍档案，就可以完全的弥补这项缺点。因为数据档案的保存只需要一个简单的数据库，可能数据库比较庞大，但是现在科学化的进程中，对于这一点完全可以忽视。而当纸质档案遗失以后，还可以通过数字档案进行完整的拷贝打印，从而保证了在学生档案的后期管理中，完成相应的任务管理。

　　最后，先进的现代化技术，降低了管理成本。我们在进行高校的学籍档案管理中，因为过去的管理模式需要大量的人力物力，进行档案的管理的存储，但是由于现在的数据管理介入，都简化了其中的大量问题，这样在无形之中其实为我们的工作减轻了很大的负担，同时也降低了大量的成本。

　　3 在进行档案数据管理中遇到的问题

　　在日常的数据管理中，我们不得不说仍存在着很多的问题，这里进行一定的总结和分析。

　　首先，在进行管理中，由于数字化水平无法达到目标要求。当今数字化档案管理，已经被高校编入了管理行列之中，而各高校也相当的重视这一个管理模式，但是我国数字化时代开始的比较晚，所以相对的数字技术还不是十分的发达，在进行管理中，很多问题都不能有效的解决。与此同时在进行这项管理中，也存在着一定的风险。面对数据库崩溃、黑客等问题，都可能会出现一定的危机。

　　其次，在进行管理中，缺乏这一类能够胜任任务的数据管理人才。我们可以理解的是，这类人才对于数据管理和档案管理，都具有相应的知识储备和经验，在进行相应的工作中，可以很好的完成这样的工作，但是由于我国发展较晚，这类人才紧缺，也就导致了无法将这项任务在短时间内妥善完成。

　　再次，学籍档案系统并不完善。现在我国的高校在对学籍档案工作的数据库建设中都已经做出了相应的努力，但是即便如此，学籍档案管理系统到今天为止，仍旧不是很完善。这一点，在很长一段时间内都无法改善。

　　最后，高校学籍档案的信息化建设还不够充分。现在，即便很多的高校已开始有了建设信息化的档案管理机构，可是在进行实施的过程中，仍旧由于没有经验，无从开始进行。而在进行这项改革中，其主要的问题还有就是学校的投入资金不能够完成这项任务，这就导致了现在的高校学籍档案管理系统不能够很快的架设完成。

　　4 建设数字化的学籍档案管理措施

　　如何构建合理科学的数字化学籍档案管理系统，对于学校对于社会都是一个迫切的需求。那么针对上面的问题，我们进行如下的应对策略，应该可以在一定程度上完成 这项建设任务。

　　首先，投入资金进行相应的人才培训和基础设施建设，这样在根本就可以解决硬件设施不齐备的问题。

　　其次，在实践中加强自身的管理制度，这样在应对各种新型突出问题的时候，就能够有效，快速的完成相应的任务。

　　最后，多于其他院校进行经验交流，这样在外在的因素下，对自身进行强化，这样不仅可以促进管理的交流，也可以让为我国的数字化学籍档案管理能够更快的适应现在的市场需求。

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