浅谈医院新闻档案管理存在的问题及对策

　　一、什么是医院新闻档案

　　“新闻档案是报社及其工作人员在宣传活动中直接形成的、具有保存价值的报道稿件和各种图表、照片等不同载体形态的历史记录。”[2]同理可证，医院新闻档案是医院宣传部门及宣传工作人员在宣传报道医院事件过程中直接形成的、具有保存价值的报道稿件和各种照片、视频、策划方案、合同、图表等等不同载体和形态的历史记录。

　　这些档案，不仅对本单位医院的建设发展、医院文化的形成有着重要的促进作用，而且有的内容在本行业、本地区范围内具有重要的参考价值。

　　二、医院新闻档案管理的重要性

　　（一）医院新闻档案具有史料价值

　　新闻是事实的记录。医院新闻档案是医院活动事实的记录和保存。医院作为医疗卫生机构，医院的新闻主要包含几个大板块内容。以笔者工作的单位广西医科大学第一附属医院为例，作为一家三级甲等医院、大学附属教学医院，医院常规的新闻宣传报道工作按照新闻事实的性质，可以分几个大类：医疗、教学、科研、预防保健、医院管理、党务管理等。按照规模细分，则可以分为全院性的大型活动。例如，落实国家卫生计生委的各项政策、活动要求，近期以落实“进一步改善医疗服务行动计划”活动为例，以及医院重大医疗新技术、新进展，教学、科研工作新突破，常规性的党务工作。例如，庆祝建党、加强党风廉政和行风建设；小规模的新闻事件则是以科室、病区、党支部为单位的活动，这部分内容小而多，富有学科、专业特色。

　　这些丰富的医院新闻宣传报道内容，通过新闻档案的形式把相对重要事件的文字、图片、视频等资料收集保存起来，对医院来说具有重要的史料价值。这些内容在医院的建设和发展中具有里程碑的意义。

　　（二）医院新闻档案有助于当前的报道

　　随着国家医疗卫生体制改革的不断深入推进，国民生活水平的不断提高，社会公众对医疗卫生事业发展、医疗服务质量的关注度也越来越高。医院新闻活动按照受众不同，可以分为对内宣传和对外宣传，内宣多是面对院内职工、业内同行，外宣面对的是广大老百姓，医院要内聚人心、外树形象，要求宣传工作围绕医院中心工作、服务建设与发展大局、为医院发展营造良好氛围。

　　医学的发展是循序渐进的，医院不断提高医疗质量、改善医疗服务的过程也是循序渐进的，医院当前所发生的新闻事件与医院历史密不可分，具有传承和发展的特征。例如，一个学科或一项新技术从无到有、从有到强、从强到独占鳌头，都由系列医院新闻报道记录着。为此，做好和加强医院新闻档案管理，可以直接从新闻档案中寻找事件的背景材料，能更好地指导当下的新闻报道，服务于医院的医疗、教学、科研、预防保健等工作。

　　（三）医院新闻档案有助于医院文化的建设

　　医院的文化建设绝不仅仅是集体打打球、爬爬山、唱唱歌那么简单。医院新闻宣传报道与医院文化建设相辅相成，密不可分。医院新闻宣传报道作为“内聚人心、外树形象”的抓手，在团结全院职工增强凝聚力、自豪感，促进医院文化建设方面，具有强有力的优势和作用。

　　做好医院新闻宣传报道和新闻档案管理，就是做好医院精神的上传下达，在传播和传承过程中可以凝聚人心，增强员工的自豪感、归属感，促进医院形成独特的文化。

　　三、新闻档案管理存在的问题

　　（一）管理意识不足

　　作为医疗机构，医院秉持“以人为本，患者至上”的服务理念，医疗质量是其工作的核心。同时，加强医院信息化建设，加强病案首页和电子病历、临床路径管理是国家卫生计生委对医疗机构的要求。为此，医院大多更重视临床一线的电子病历档案以及党政文件档案的管理。医院对新闻档案的管理工作意识薄弱，认为新闻档案只是行政工作中的一小部分，对档案管理的标准要求低，所形成的材料不规范，直接影响到新闻档案管理的质量。

　　（二）归档标准不明

　　医院新闻报道包含的内容广泛，除了前文所提到的按照新闻事实性质分医疗、教学、科研、预防保健、医院管理、党务管理等几个大类，按照规模细分全院性、学科、专业特色之外，再按照报道媒介不同，可以分为：纸质报道如新闻媒体对医院的报道、医院院报，以及新媒体时代的电子报道如医院官方网站、微信平台、微博报道内容。当今医院的新闻报道大多以电子形式存在，除了记录医院、学科的大事记，还记录了员工活动的内容。但是由于医院新闻档案缺少科学方法的指导，在归档时难以界定存档的范围，没有明确的规范和制度指导，只由宣传人员简单地以报纸合订本的形式进行“原始”存档，电子形式的新闻档案只是进行打包、刻盘存档，根本没有建立严格意义上的新闻档案管理标准。这些方法工作量大，费时、费力，质量低，新闻档案保存没有安全保障，且不利于信息检索，无法充分发挥档案的作用。

　　（三）管理人员不专

　　新闻档案作为医院档案的一部分，往往只由宣传工作人员兼职担任管理员，而这些人员又无法把主要精力放在档案管理上，更谈不上钻研档案管理业务。因此，新闻档案管理人员对新规定、新标准了解不足，他们的素质制约着新闻档案管理工作的开展。专业档案管理人员的严重不足，造成了医院新闻档案管理混乱、资料存档不全、查阅困难的现状，进而严重制约了新闻档案资料的深度开发利用。

　　（四）硬件设备不足 　　在大数据时代，虽然医院的新闻报道大多以电子化形式出现，但是医院的信息化建设主要服务于临床电子病历和门诊系统。医院的新闻档案以文字和图片、视频为主，数据庞大，在存储上花费巨大。医院管理者往往忽略了对新闻档案管理设施设备的投入，一定程度上制约了新闻档案的管理和服务功能的发挥。

　　四、加强医院新闻档案管理的对策

　　（一）增强管理意识

　　要做好医院新闻档案管理，充分发挥医院新闻档案的深度开发利用、团结上下凝聚人心、促进医院文化建设的功能和作用，需要医院管理者首先增强管理意识，加强对新闻档案管理的重视，将其纳入医院档案管理工作的一部分，加大对硬件的投入和人员的专业培训，才能促进医院新闻档案管理工作水平的提高。

　　（二）完善制度建设

　　医院要结合自身的行业特色和工作性质，完善档案管理的相关制度，制定统一的医院新闻档案收集、分类整理、归档标准，加强对管理员的全面培训，才能让兼职档案员在工作中有章可循，突出重点进行归档，促进医院新闻档案管理规范化、制度化、科学化发展。

　　（三）加强信息化建设

　　随着信息化时代的到来，医院的医疗工作和管理也步入“互联网+”时代，移动医疗发展如火如荼，在这个背景下，医院的新闻宣传活动与互联网密不可分，需要医院加强信息化建设和管理，让新闻档案管理跟上医院建设发展的步伐。“信息化的新闻档案管理模式不仅能够有效减少新闻记录中的错误，避免纸质档案的破损，更提高了新闻档案的管理效率。”[3]

　　（四）深度利用历史档案

　　医院新闻档案记载着医院发展的历史过程，记录了医院在不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是医院发展历程的见证。[4]医院要充分利用这些历史档案，在宣传工作中做好传承和发展，充分发挥新闻档案在医院各项工作、文化建设中的促进作用。

　　五、总结

　　在互联网技术迅猛发展的大数据时代，医院新闻档案作为医院档案大数据中的重要组成部分，对它的分类与管理成为摆在医院管理者面前的一项新课题。医院新闻档案的管理不仅需要先进的设备与专业的人才，保证电子档案管理工作顺利进行，更需要管理人员具有新闻传播知识的背景，才能充分了解新闻作为档案的作用与优势，不断更新新闻档案的管理理念，使医院新闻充分发挥优势，不断促进医院文化的建设与发展。

　　（作者单位为广西医科大学第一附属医院医院办公室）

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