浅谈如何做好档案资料的收集工作

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）06-0031-02

　　随着档案收集的信息化时代来临，从手工纸质收集到目前的信息化技术已被广泛应用，目前档案管理也同样面临着电子信件、电子报表、电子图表等，那么档案资料的收集工作由对纸介质的手工收集、整理开始向电子信息化的方式转变，做好档案资料的收集工作成为档案管理的重要工作之一。

　　一、充分认识档案收集工作的重要意义

　　各市、县档案收集就指接受和征集档案，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室进行科学管理的一项业务环节。

　　档案的收集与管理，重心环节与体现，聚焦在收集关，把不严、做不好，会使产的利用价值打折扣。可见，档案收集是档案管理工作的重要组成部分，是档案管理工作的基础。档案管理的流程从收集、鉴定、整理、审核、归档、验收，归后到利用，其中收集是根源，是档案管理工作的基石，档案资料收集质量的好与坏、数量的多与少都直接影响到档案信息资源的利用。

　　二、档案资料收集存在的问题

　　1.一人兼多职，档案管理员不专职

　　为了减少资金的开支，又想工作全面到位，很多的单位实行一人多职，缺乏专职的档案人员，于是就出现了档案人员兼职其他工作或者说其他工作人员兼职档案管理工作，他们不仅要负责文件的收发，文字的综合、信息的宣传以外，还要对档案文件的管理工作负责，投入到档案管理工作当中去，出现了范围不明确、收集工作不及时、材料不充沛等问题

　　2.档案管理员工作能力有限，不利于电子档案的收集与管理

　　当前的档案管理人员大多年纪较大，对电脑的应用不熟练，不善于使用电子档案，对收集与管理存在一些滞后管理。一些档案人员对档案工作不重视、不细心，导致的资料散失、不完整、错乱等现象。就使很多的单位文书档案存在很大的漏洞。

　　3.档案的收集没有统一要求，自成一体

　　由于事业单位没有对档案的收集工作进行统一的管理，也没有给出固定的要求。随着时代的发展，档案从数量到形式上都发生了变迁，原有的制度中的条款没有增删，已经不再适合现代档案的工作了，因此，自成一体，百花齐放是现代档案资料存在的现状。

　　三、加强档案收集工作的对策与建议

　　1.关注信息来源、做好甄别工作

　　征集流散在各机关、各部门、个人与国外的有价值的各种历史档案和相关资料，是档案部门收集工作中必不可少的补充手段，分为非强制性的和强制性的两种。一般采取在协商的基础上，通过复制、交换、捐赠、有偿转让等方式，将档案集中到档案部门。

　　对于收集到的信息做到“去粗取精，去伪存真”，精挑细选，不能将有价值的信息删除掉，也不能将杂乱信息干扰正常的档案信息判断与管理。

　　2.充分利用电子技术及时收集，做好信息“保鲜”，发挥时效性

　　将传统纸介质档案转录为电子档案，既要保证原始资料的真实、完整、有效性，又要充分利用电子档案的存储调阅优势，将档案做到保管再利用，发挥档案时效、资源性。

　　对于二次文献档案，应充分发挥电子信息收录工作的效用，减少由于手工采集操作的误差大、采集时间长的缺点，为了缩断信息加工的时间，提高档案信息的时效性，从而适应现代办公自动化、无纸化等工作的现状，使档案的采集工作也面临着变化，必须有一个精细化的过程。

　　3.收集信息、合理归档

　　为了各项管理工作完整、准确、可靠、齐全的档案信息资源能够充分发挥档案的作用，体现出档案采集工作的重要。加强管理，有序分类。将档案按类别、年限、级次有序分类整理、归档、保管，这自然涉及到如何采集、用什么方式采集的一些细节性问题。

　　目前各市、县的档案部门已由纸介质档案逐步向电子档案时代过渡，在双重档案交集是收集资料的关键点，传统模式上重要资料必须用纸介质档案保存，且分私密等级、保管年限不等，由这些传统习惯保管方式转变到目前纸介质与电子采集形式二者兼容，采集量会增大，所面临工作量较大。

　　3.1常规性档案，按期限采集、整理、归档；

　　3.2特殊资料的收集与保管，将采取不定期采集、整理、归档；

　　3.3临时性重点资料档案，有针对性的采集与整理，充分发挥重要资料的时效性。

　　档案的采集需要通过纸质与电子化采集相结合的方式，使档案信息的真实性、时效性、有价值性充分发挥出来。

　　4.做好收集信息的交接及保管工作

　　定期将事业单位的案送交档案管理部门收集、保管，保持原有全宗的完整性及相关全宗的联系性，进行纸介质立卷，电子档案做好储备。电子档案整理、保管过程中需注意以下几个问题：

　　4.1要保持存储介质的防磁、防潮。

　　4.2整理、录入电脑的安全性，做好用机的杀毒工作；

　　4.3防止档案的病毒侵害，资料防篡改、毁损；

　　4.4防止电子档案的信息外泄，做好保密工作。

　　5.做好档案信息收集人员的素质、能力、责任感的培养

　　实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，档案收集人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案信息收集人员现代技术水平偏低，甚至对电子档案的管理了解甚少。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。那么档案采集与保管则需要配备责任心强、素质高，熟练掌握档案采集技巧，具有理论知识、专业知识，实践工作经验。

　　四、结束语

　　档案收集工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案收集人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案资料的失真，确保档案资料的真实性、有效性，为档案利用提供物质基础。做好档案的收集工作，立事在当代，功绩在千秋。将一项平凡的工作，认真出色的、坚持不懈的做好，就是一项伟大的工程。

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