提升房产档案管理水平的探究

　　【黑龙江史志2015.4（总第341期）】

　　一、房产档案的基本内容

　　房产档案是房产交易过程中最为重要的法律文件和交易凭据。一份完整的房产档案是由多种文书材料组成，是人类生产社会活动和房产交易结合的产物。房产作为高价值的不动产之一，在管理、交易、市场流动时必然产生许多文书材料、有关证明等文件，这些文件在完成相关工作后，需要在有关部门备案并保存，为日后的工作、生产提供依据，当发生与房产相关的财产纠纷和法律纠纷时，房产档案就是具有最为重要和准确的参考价值。

　　二、房产档案管理的特点和重要作用

　　所有设计财产安全的工作都会得到社会高度的重视，作为涉及房产财产的第一手资料，房产档案的管理是一项非常复杂且重要的工作。房产档案的管理具有相当高的法律性。房产档案的价值和可信度是由国家有关法律作为其保障。在在司法执法的过程中，房产产权档案便是作为执法的重要依据。而涉及到房产的交易时，也必须在房产档案的允许范围内进行。否则，便是有违国家有关法律条文。其次，房产档案管理具有社会性。房产档案是在房产经济的活动中逐渐形成的，它是房产市场的真实反映，能够体现出经济的运行趋势，通过对房产市场进行详细记录，能够为城市建设和城市经济发展服务，促进社会经济的快速发展。最后，房产档案管理具有很强的动态性。一份房产档案并不是一成不变的，随着房屋的修建、交易、转让、损坏等多种活动，房产档案的内容也是在不断变化的。这就要求房产档案必须实施动态管理，对房产档案资料进行及时更新。房产档案在社会中的作用是多方面的。从社会经济层面来看，档案为房产的交易提供了最为公正的信息;而从历史的角度来看，档案起到了信息传承的作用，是为后人做下的准备，当人们为了维护自身房产安全时，所能使用的具有最高法律效益的文件，便是房产部门所保管的房产档案。

　　三、现代房产档案管理中存在的主要问题

　　（一）管理制度不完善

　　现如今，房产档案管理的发展已经有了一定的历史，但还是存在着多种问题。其中管理制度不完善是制约房产档案管理水平的最主要因素。因为档案管理本身的复杂性和房产资料的琐碎性，档案管理较为分散、数据状态容易变动、失真，注销的房屋产权不能够及时清理，缺乏高效率的操作技术手段和规范的工作流程等等，都会影响到房产档案管理工作的顺利开展。想要解决这些问题，就必须建立起完善的管理制度。只有意识到这一点，才能够有效的提高档案管理的整体水平。

　　（二）管理方式落后

　　房屋财产同其他财产不同，它使用年限长、价值高，其所有权、结构、功能随时都会发生变化。另外，受到我国的传统文化影响，房产交易往往同家庭关系、夫妻关系、子女继承相结合，其变化更为复杂。再加上近年来房产交易市场的不断变化，房产的市场价值也处在一个不断变化的过程中，这些因素造成了房产档案文件的形式、规格各有不同，管理工作非常复杂、繁琐。现在房产形式和数量不断增多，落后的管理方式已经难以满足现代管理工作的需要。传统借助人力操作的管理方法不仅工作效率低下、出错率高，而且成本也高，不利于房产档案管理工作的继续发展。因此，采用新的管理方式至关重要。

　　（三）缺乏专业人才

　　房屋档案管理关系到千万人的财产安全和家庭稳定，是一项非常重要的工作。而且，档案管理的专业性较强，需要有高水平的专业人员参与。但是，现在的情况往往是档案管理人员并不具备相应的专业知识，或者是没有掌握现代化的管理技术。这是造成档案管理事业发展缓慢的重要原因之一。

　　四、提升房产档案管理水平的有效方法

　　（一）加强对管理制度的建设

　　科学有效的管理制度是房产档案管理工作顺利开展的重要保障。建立有效的管理机制、对管理制度进行创新改革，是当下加强档案管理水平的有效途经。从目前档案管理部门的工作状态和运行方式来看，档案管理制度的效率低下，很大程度上是因为缺乏有效的竞争机制。从事管理工作的人员积极性低下，人浮于事，缺乏创造性和工作热情，管理工作的效率自然得不到提升。所以说，房产档案管理部门应当建立起有效的竞争机制，提升工作人员的危机意识和竞争意识，将工作绩效同奖惩制度结合，从而激发工作人员的热情和创造力，进而提升房产档案管理水平。

　　（二）改善管理方式

　　老旧的通过人力管理档案的方式已经无法满足现代社会的要求，发展电子档案、利用数字化技术进行档案管理是历史的必然趋势。现在的档案管理部门应当发展双档案制，即在原有的纸质档案管理的基础上，增加电子档案，以确保档案信息内容的安全、完整、真实、可靠。数字化档案是档案管理工作的新内容，它具备可以长期的保存信息，方便修改，占据空间小等优点，能够起到同纸质档案优势互补的作用。

　　（三）培养高素质人才队伍

　　现在的档案管理工作是一项多学科、高专业性、高技术水平的工作，需要具有全面的知识结构以及敏锐的信息意识的专业性人才。所以，房产档案管理部门应当建立岗位培训机制，对员工进行适当的培训，从而提高全体员工的业务水平和知识，增强其工作能力，要求他们掌握现代化的知识技能，从而提高档案管理部门。

　　五、结语

　　房产档案管理是一项非常重要的工作，分析管理工作中存在的问题，利用现代化的科技手段，多方面学习，使档案管理向着科学化、现代化和高效化方向发展，具有非常重要的现实意义。

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