浅谈档案信息化建设与工程档案管理

　　【黑龙江史志2015.4（总第341期）】

　　前言

　　档案可以为企业提供相关的历史资料和数据信息，是一切管理者进行决策和预测的重要前提，完整的档案资料是相关人员进行分析的重要依据，档案管理水平的高低对于企业的发展水平在一定程度上有着重要的影响。对于一些工程企业而言，不断提高档案管理水平更是有着重要的现实意义，直接关系到企业工程质量的优劣之分。目前，我国档案管理整体上呈现出一种乐观的态势，正在逐步实现档案管理的信息化建设，向成熟的方向发展，信息化背景下做好档案管理工作意义重大。

　　一、对档案信息化建设涵义的基本认识

　　 档案信息化建设开始被广泛的应用于各行各业的档案管理工作中，但是对其还没有形成一个全面的认知和了解，我们应该从广义和狭义两个方面去审视档案管理信息化的基本含义。从广义上讲，所谓的档案管理信息化就是指将企业的的档案与社会、政治、经济、文化等诸多方面的信息进行有机的统一和整合，从而形成更为系统、全面、科学有用的信息体，为相关的企业人员进行决策或者预测提供一个准确客观的依据和参考;狭义方面的信息化则比较简单，是指单纯的对档案本身进行信息化处理，实现档案自身内容的信息化，二者相比，广义的信息化是在狭义的信息化基础上的一个延伸和拓展，更具实用性和科学性，当前也使用的比较广泛。两种意义下的档案信息化最终都归于实现将档案转变为有用的信息，显而易见，其目标就在于在当前信息化高度发达的背景下将档案融入到整个社会系统中进行分析和处理，实现档案信息与其他信息的有机统一，从而可以衍生出更为全面的信息。从某种意义上讲，广义的档案信息化和狭义的档案信息化是相互联系、密不可分的。随着档案信息被社会大众的广泛运用，狭义的档案信息化，就被逐渐的赋予了广义的档案资源信息化的意义。

　　二、有效加强档案管理信息化建设的几点建议

　　 （一）不断树立和提升档案工作人员对档案管理信息化的认识和理解

　　 档案管理人员是做好档案管理工作最关键的因素，档案管理人员水平的高低直接关系到档案管理工作的优劣，在实现档案管理信息化建设的过程中，我们也必须清楚的认识到档案管理人员在此过程中所发挥的重要的作用。可以毫不夸张的说，他们是档案信息化建设的基本力量，是有效实现档案管理现代化的重要保障。档案管理人员的主观能动性直接关系到信息化建设的成败，而他们的主观能动性又直接的取决于他们对档案管理信息化这一问题的重要性的感知和认识。所以要想很好实现档案管理信息化建设的目的，我们必须要做足档案管理人员的工作，我们只有不断地强化档案管理人员对档案管理信息化这一问题的重要性的认识，让他们在思想上树立起档案管理信息化的意识，逐步培养他们的责任感和使命感，让他们将档案管理信息化作为自己的一种使命，一种责任去面对，只有这样他们才能够在日常的工作中更加尽职尽责。

　　（二）强化基础设施，引进高新技术，逐步提高档案信息管理水平

　　 除了不断提高档案管理人员的责任意识和对档案管理信息化的重要性的认识之外，我们还需要不断提高档案管理人员的专业素养和处理问题的综合能力，这些都属于主观上的因素，在充分保证主观因素的前提下，客观因素的影响也不容忽视，即档案管理信息化所必需的硬件设备支持。为此，我们必须不断地完善和补充档案信息化基础设施设备的构建，努力向新型的数字化档案馆方向发展，通过使用计算机等一系先进的技术设备进行档案管理，将计算机技术和网络技术等高新技术的元素都渗透到档案管理信息化的进程当中，为实现档案管理信息化水平打好坚实的基础，不断地强化数据库建设，逐步提高我国企业档案信息化水平。在此基础上，还要注重强化对档案目录数据库的建设，从而为对档案信息的检索提供极大地便利和可行性。

　　三、工程档案管理的新方向――逐步实现工程档案资料管理的信息化

　　 通过以上的分析，我们对一般档案管理信息化的涵义、实现途径有了一个基本的认识，在接下来的讨论中，我们将在前面研究的基础上结合我国工程档案管理的特点，对我国工程档案管理的发展进行分析和探讨。我们首先必须明确工程档案的形成过程，这样有助于我们理解工程档案的独有的特点。其实工程建设的施工过程就是工程档案形成的过程，而正是这种内在的关系的存在，决定了工程档案在形成过程中的长期性和复杂性，这对档案管理人员提出了更高的要求。因此，我们应该建立多层次、多渠道的档案管理人员培训制度和考核制度，注重制度的实效性和可行性，加强对档案管理人员的培训和监督力度，不断地提高档案管理人员的专业素养，注重其解决问题的综合能力的提高。

　　结语

　　经济社会的快速发展加剧了我国企业之间的竞争，对于我国的工程类的企业而言，工程质量的高低直接关系到企业在竞争过程当中所处的地位。不断提高工程企业的管理水平对于保证工程企业的工程质量有着重要的作用。企业档案管理是企业管理过程当中一个关键的环节，我们必须要做好工程企业的档案管理工作，不断地进行尝试和创新，不断提高我国工程企业档案管理水平，以期为工程建设更好的服务。

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