关于加强高校院系教学档案管理工作的思考

　　高校院系教学档案管理过程存在于教学工作之中，是教学工作的真实记录。但是在教学档案管理过程或多或少都会受到各方面的影响，如何解决这些问题，是当前教学档案管理与建设的重要工作。

　　一、高校院系教学档案管理存在的问题

　　（一）领导重视程度不高，人员变动过于频繁

　　由于部分高校对教学档案的作用和意义认识不足，重视程度不够，资金投入和物质保障跟不上，大多数高校的教学档案还停留在纸质档案和档案柜保存的状态[1]，更谈不上如何去建设该项工作。大多数教学、教研人员对教学管理工作认识不足，甚至对教学档案的归档持抵触态度[2]。只有学校在迎接各项评估，领导们才会想起需要各类教学档案作为支撑材料。一方面教学档案的收集、整理、管理是一个繁琐、复杂的过程，并不是每个人都能坚持下来。另一方面独立学院高等教育的发展，专业方向不断地增加，招生人数也在不断攀升，随之而来教师数量也在不断增加，这意味着教学档案管理的工作量不断增大。由于上述两种原因，就会导致管理者流动性比较强。

　　（二）缺乏教学档案管理的相关培训

　　根据《普通高等学校档案管理办法》规定，高校的档案机构一般是综合档案室或档案馆，由专职档案人员负责这项档案工作，各部、处、院、系、所等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一至二名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作[3]。大部分高校各院系兼职档案员的角色通常由教学秘书来担任，或者专任教师辅助。而大多数这些兼职档案员并不是档案学毕业的，或者说没有接受过教学档案收集与管理方面的培训。他们很少，甚至没有深入教学一线，导致各方面的教学档案归档不合理，资料不齐全。

　　（三）教学档案管理者综合素质偏低

　　在高校普遍存在这样的现象，领导们认为教学档案管理者只是简单地收集教学档案材料，没有什么理论可言，谁都能胜任。在招聘人员时并没有按照岗位特点提出很合理的应聘条件，导致部分教学档案管理者学历偏低，动手能力偏差，综合素质偏低，主要体现为：

　　1.沟通能力不强。教学档案主要来源于教学一线的教师与学生。这就需要管理者向教师索要相关教学资料，例如教学大纲、考核大纲、发表论文、获奖证书等。有些教学管理者自我，认为高人一等，在与教师沟通关于上交教学档案时就会有语气过重，用词偏激等行为，导致有些不是教师岗位职责要求上交的资料，像发表的论文、获奖证书、课题证明等文件则可能没有能够收集得到，以致档案的不完整。但是，也有教师因个人原因而不配合提交教学档案的情况。

　　2.写作能力不高。在院系编写的教学质量报告、教学状态报告等与教学档案相关的报告写作中，存在着由教学档案管理者完成的报告质量偏低的问题。

　　3.计算机应用的相关技能不强。大部分教学档案管理者对计算机的各方面应用水平不高，有的则不会使用打印机、扫描仪等办公设备，有的则不会安装打印机、扫描仪的驱动程序，有的甚至不会使用常用的办公软件。这样会严重导致办公效率的低下，使教学档案管理者无法适应现代高等教育飞快发展的节奏。

　　4.缺少教育学、心理学及教育管理方面的基础理论知识。有的教学档案管理者没有参加省教育厅统一组织的高校教育学、心理学培训，也没有重视学校安排的新入职员工培训，导致没有摸清教学规律，不熟悉教学改革、教学建设、教学管理，在收集、整理教学档案时出现粗枝大叶，囫囵吞枣的现象。

　　5.身心健康程度不够好。大多数教学档案管理者都是学校与家庭两点一线，早上上班到学校，下午下班回家，很少人有参加健身锻炼的良好习惯。有些人则心理承受能力差。在各项教学评估期间，或者工作量稍微增大时，他们比较容易得病，甚至出现脾气浮躁、心理压力过大等不良心理行为。

　　二、加强高校院系教学档案管理的对策

　　（一）学校及院系领导重视，规范管理

　　学校各级领导应该重视教学档案人员以管理者身份的存在于教学管理之中，不再有谁都能干好的思想，充分认识他们在教学管理与档案建设中的重要性，肯定他们在教学管理中不可或缺的地位和作用，认可他们在整个教学管理中所作的贡献。学校应该联合所有教学档案管理者研讨制订一系列关于教学档案的指导性文件。对各类教学档案规定保存内容与保存期限、整理与管理工作流程、使用管理制度，以学校正式发文的程序通告全校教职工。

　　（二）提供相关培训、进修机会

　　严格执行岗前培训的原则，参加高校教师岗前培训，学习教育学、心理学等相关知识，参加学校组织的教职工培训，学习学校教学管理规章制度，熟悉学校教学工作开展流程，熟练使用学校教学管理系统、办公系统。只有通过高校教师岗前培训与校内教职工培训的，才可以胜任岗位工作，否则不以录用。以上“两训”可以增强他们的进取意识和思维能力，使他们关注人才培养的改革方向，提高工作效率和档案管理水平，勇于改革创新。另外，学校组织队伍外出参观考察，参加教学管理与档案管理相关的专业培训、进修、研讨会，到兄弟院校参观、学习宝贵经验。最后，学校给予经济上的扶持，鼓励与支持优秀的人员读硕士研究生、博士研究生等进修，形成一支梯队结构合理的教学档案管理队伍。

　　（三）加强职业道德素养，强化各项工作技能

　　由于教学档案收集涉及范围广的特点，工作中必然遇到问题和矛盾。不断学习相关理论，更新教育思想观念，提高职业道德素养和自身心理修养，及时调整心态，才能以轻松愉快的心境面对复杂繁琐的工作。教学档案管理者要有强烈的事业心、高度的责任感，做到务实崇真，乐于奉献。随着高等教育的改革与发展，教学档案管理者也要求自己不断提高各项工作技能。由于涉及的工作技能较多，邀请心理专家学者开设讲座，培养及强化沟通能力;邀请教育学者开设专题，加强写作能力;邀请计算机应用技师培训各项计算机软硬件应用，提高计算机信息处理的能力。各项工作技能培训成绩纳入年度考核。 　　（四）规范考核制度，建立物质激励机制

　　教学档案管理者的考核，主要由领导的主观臆断评分，根本谈不上科学、合理。教学档案管理者作为高校教职工的一部分，学校应制定出相应的考核办法及工作量计算方法，进行年度考核评定。对责任心强、精通业务、管理工作出类拔萃的人员，按照合理比例分配，给予与优秀教师同等的物质奖励，以及授予荣誉称号的精神奖励，借此充分调动他们的工作积极性和主动性。对于教师提交教学档案也应该纳入个人年度考核，如没按时按质量提交教学档案者，不能参与优秀教师评选，不能是考核优秀，并通报批评。

　　不管在哪一行业哪一岗位，当事人都会忧虑个人职业发展前景的问题。高校应该深刻体会到他们职业发展问题，从人材利用方面考虑，制订出一系列关于职称评聘、晋升、转岗等政策。首先，让他们参与职称评审，能够拥有管理人员的一套评聘制度。其次，提供岗位晋升机会。例如优秀的教学档案管理者可以晋升为主任助理或办公室主任。因为教学档案管理者肯定非常熟悉教学管理各项事宜，使教学工作与教学管理工作更上一层楼。最后，对获得硕士学位及中级职称的，并有一定资质的，可以考虑安排他们讲授一些课程，逐步转向教师岗位。

　　（五）合理更新教学档案管理队伍

　　为确保学校教学管理与档案建设工作有序开展，保持教学档案管理队伍的合理发展，高校适时合理更新队伍。一方面引进教育学、档案学等相关专业的硕士研究生高层次人才，带领原有队伍进行工作创新和管理改革的工作，另一方面做好“以老带新”的培养工作，缩短新成员进入角色的时间。这样对学校的教学管理起到承上启下，稳定发展的作用。

　　综上所述，一方面院系档案管理者应该首先从大局出发，充分利用校园资源，积极做好档案管理工作，加强业务能力，提升自身综合素质，促进教学档案管理事业的健康发展。另一方面，学校及各级领导应该加大教学档案的建设工作重视程度，重视教学档案管理者的培训，建立物质激励机制，例如加工资、晋升、转岗等。双管齐下，才能使高等学校教学档案工作高效的开展，才能促进现代高等教育事业的蓬勃发展。

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