青海省血站业务档案信息化建设初探

　　随着卫生部《血站管理办法》、《血站质量管理规范》和《血站实验室管理规范》（以下简称“一法两规”）等新规定的颁布实施，血站业务档案工作已全面步入信息化健康发展轨道[1]。如何加强信息环境下血站业务档案信息化建设工作，是摆在青海省血站档案工作者面前的重要课题，也是青海省各级血站工作者的重要职责之一。

　　一、青海省血站业务档案信息化建设现状

　　（一）基本情况

　　青海省血液中心建于2000年，全省六州两市8个中心血站于2004年也先后成立，虽然青海省血站建站起步较晚，但在外省血站信息化建设大力推进的形势下，青海省血站档案信息化建设是大势所趋。在血站日常工作中，青海省各级血站档案工作者更是达成了以血站档案信息化为方向，以数字档案室为目标，推进血站档案事业的跨越式发展的共识[2]。青海省各级血站档案工作的方式也发生了改变，逐步由保管型转变成信息服务型，档案管理也开始逐步从传统的纸质档案管理为主向数字化档案管理为主转变，档案利用服务也从传统的面对面服务为主向网络服务为主转变。

　　（二）青海省血站业务档案信息化建设中存在的问题

　　1、血站业务档案信息化专业人才稀缺

　　专职专业档案管理工作人员非常缺乏，是制约血站业务档案信息化管理实施的主要原因之一。由于青海省血站成立较晚，各级血站均存在工作人员编制不足，从青海省9家血站档案人员的实际情况来看，几乎都是兼职做档案管理工作，普遍缺乏系统的档案与信息技术专业理论知识和技能，既熟悉档案业务、又精通信息技术的人员就更是凤毛麟角。

　　2、档案管理基础设施配备不到位

　　（1）档案保管场所不规范。青海省血站是在2000年利用国债项目资金在全省统一模式建立了9家血站。随着青海省各级血站业务量不断递增，现有业务用房已不能满足采供血业务的发展，各级血站基本都没有专有档案保管库房，通常都由办公室充当。而作为档案需长期或永久保存的特殊性，势必对档案库房建筑如防潮、防火、防尘、防虫、防盗等有较严格要求的同时还须考虑库房的承重性。

　　（2）档案整理与利用过程中常用配套设施不齐全。血站档案硬件设备主要指计算机、扫描仪、交换机、复印机等设备，软件主要包括档案管理系统、档案信息数据库及相关软件和程序等[3]。据调查表明，青海省各级血站90%不仅没有专业的档案管理软件，就连最基本的硬件设备也配备不全。绝大多数血站档案管理人员及主管领导对档案信息化管理认为仅有几台电脑、有电子版及纸质的材料，就算具备了档案信息化管理的基本条件，存在这样的误区对于血站档案工作今后的发展也只能是纸上谈兵。

　　（3）档案信息化管理系统还未提到日程。青海省血站从2012年初已展开了省血液中心对8家中心血站“血液信息管理网络”联网工作，但这只集中在血站业务信息方面，对于血站档案信息化管理还没有实质性进展。

　　二、对青海省血站业务档案信息化建设的建议及措施

　　（一）把血站档案信息化建设纳入血站业务建设总体规划

　　青海省血站档案信息化建设必须围绕血站整体发展的目标，按照“总体规划，分布实施，重点突破，整体推进，边建边用，滚动发展”的思路，科学筹划，抓好“三个结合”：

　　1、抓好总体规划与分布实施相结合

　　将血站档案信息网络建设纳入血站发展建设的大框架中，确保血站档案信息网络能够按照统一的技术要求和标准规范组织建设。同时，要根据各级血站办公自动化建设的基础、人才技术和单位财力情况，合理制定各级血站档案室信息化建设计划，抓实分布组织实施工作，确保血站档案信息化建设稳步推进、有序发展。

　　2、抓好重点突破与整体推进相结合

　　血站档案信息化建设作为一个系统工程不可能一蹴而就，必须抓住青海省血站档案信息化建设中带有基础性的关键环节，加大投入力度，以基础的建设带动档案信息化建设的整体发展。当前青海省血站综合档案室都应把档案工作局域网建设作为基础工程，把血站信息化建设作为核心任务，把档案信息网络安全防护作为关键环节下功夫抓好、抓出成效。

　　3、抓好边建设边使用相结合

　　为更好地发挥血站档案信息为采供血业务服务，省血液中心在已拥有“血液信息管理网络”成熟技术的基础上，将带头建成档案信息网络，使其尽快投入使用，及早发挥效益。同时，省血液中心还应在技术层面进一步带动和加强基层血站档案相关系统配套建设，完善设施设备，开发应用软件，提高系统功能，推进青海省各级血站档案信息化建设水平不断提高。

　　（二）加强青海省血站档案信息化管理运行机制的建立

　　1、制定和完善相关管理体系

　　血站档案信息化管理不是一个单独的个体，它的实现依赖于各部门之间的衔接和配合，因此，必须把血站全面实施质量体系在血站档案中的应用作为工作的重点，注重强化各部门、各科室之间的衔接配合和相互监督。

　　2、制定和完善血站档案信息安全保密管理规范

　　血站业务档案由于其特殊性，维护其安全更显得尤为重要。维护档案信息的安全，依靠要素有三：一是先进的技术，二是完善的制度，三是严格的管理。血站档案信息化建设在重视开发和运用新技术的同时，要特别重视，加大血站档案信息收集、归档和利用各个环节管理力度，切实提高血站档案信息化建设的现代化、科学化水平。

　　3、服务利用是血站档案信息化建设的最终目的

　　血站业务档案信息化建设的最终目的就是充分发挥档案信息资源的利用效益，血站档案信息化建设不能仅仅停留在建好、管好这个层面上，而应把着力点放在服务上。血站档案工作者应主动了解血站建设对档案信息的需求，积极为领导提供及时有效的信息服务，努力寻求档案管理效益、利用效益、服务效益的最大化。同时，血站档案利用要加强血站档案信息资源的开发，抓紧搞好纸质档案资料的数字化工作，积极搜集整理各种电子文件，确保网上档案信息的数量与质量，为血站现代化建设提供更系统、更优质的服务。

　　（三）重视人才培养，打牢血站档案信息化建设的发展基础

　　1、建立一支高素质的血站档案信息化管理者队伍

　　血站档案信息化建设内容的多样化，也对档案管理人员提出了更高的要求。只有不断培养和提高血站档案工作人员的思想素质、文化素质和档案业务素质，加强档案人员的职业道德，增强其爱岗敬业精神，使档案人员在工作中做到安心、用心、尽心，争当精通本职的行家里手[4]，才能使血站档案信息化建设顺利开展。

　　2、实行全员培训，积极培养既懂电子档案又懂卫生技术的复合型人才

　　针对青海省血站档案信息化建设高要求与当前血站档案干部队伍业务素质不相适应的实际情况，一方面立足血站工作实际，树立血站档案信息化的理念，全面加强对血站采供血各业务部门相关业务信息准确录入的全员培训，切实做好血站档案管理在职人员的“再培训”工作，掌握最新相关知识；另一方面把培养高素质复合型人才作为档案信息自动化管理发展的重中之重，只有重视既懂自动化管理、又通晓计算机及各种学科知识的高层次人才的需求和培养，才能推进血站档案信息化建设的不断发展。

　　3、建立考核机制，重视血站人才培养，做到奖惩分明

　　青海省应在已实施的《青海省血站等级评审办法及评审标准》中加入对各级血站档案信息化队伍建设的考核机制，通过两年一次的周期性评审考核，将此项评分标准作为血站等级评审的重点之一，对落实到位的血站进行奖励，对不按要求管理的血站，输血协会与当地卫生行政部门将提出限期整改意见，视情况加强管理，使各级血站对档案信息化工作及人才培养真正重视起来，做到奖罚分明。

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