办公自动化背景下医院文书档案管理探讨

　　当前，医院特别是大型医院都积极推行办公自动化系统（OA），利用办公自动化将各种通知、文件、制度等文书资料以电子邮件等形式传递给职工，这不仅大大节约了办公成本，也提高了办公效率。在办公自动化模式下，医院文书档案管理工作就有了新的内涵，即文书档案管理要实行电子化与纸质化同步。

　　一、办公自动化对医院文书档案管理的影响

　　办公自动化对医院文书档案管理的影响可以分为能力和水平的影响，并且这种影响是持续的，随着办公自动化的全面推进，其对医院文书档案管理的影响会越来越深。

　　1、办公自动化提高了文书档案管理能力

　　首先，办公自动化拓宽了文书档案管理的渠道，在传统模式下，纸质的文书档案只能够用专门的档案室来保存，并且还要配备专门的档案柜，办公自动化条件下，医院还可以利用计算机电脑来存储这种文书档案，如医院办公室可以利用办公自动化系统将档案传递给档案部门，并予以保存，这就拓展了档案管理渠道。其次，办公自动化增加了文书档案管理的工具，办公自动化使文书档案电子化，这就可以充分利用信息技术如编码技术、档案管理软件对文书档案进行管理，创新了档案管理工具。

　　2、办公自动化提高了文书档案管理水平

　　首先，办公自动化提高了档案管理效率，传统模式下，文书档案的调阅、查询等难度较大，特别是经历了较长时间的文书档案，而在办公自动化条件下则效率大幅提升。如医院要销毁到期的文书档案或者说无价值的文书档案，在传统模式下只能通过档案目录去查询，如果目录不清晰则查询难度大，但在办公自动化条件下，可以利用办公系统对文书档案的记录包括时间、类别等的记录直接获取档案存放的信息，从而提高了管理效率。其次，办公自动化降低了档案管理成本，包括由于效率的提高带来的人工成本、时间成本的降低等，特别是，办公自动化背景下需要销毁的档案等处理会更加及时，可以有效的节约档案存储空间，也间接的降低了保存、清理等成本。

　　二、办公自动化背景下医院文书档案管理存在的问题

　　虽然办公自动化对医院文书档案管理具有积极的促进作用，但从实践来看，目前部分医院文书档案管理还没有充分利用好这种便利，文书档案管理还停留在传统的模式下，或者说虽然有电子文书档案存储，但其中存在大量不规范问题，亟需改进。

　　1、文书档案管理人员素质有待提升

　　首先，文书档案管理人员业务有待提升，办公自动化对文书档案管理的专业性要求更高，但部分医院文书档案管理人员并不具有档案管理专业背景，或者是兼职档案管理人员，从而在文书档案管理中出现了档案分类处理不专业、档案归档较为混乱，甚至对档案本身的内容缺乏必要的检查，导致归档档案存在要素不全等问题。其次，文书档案管理人员信息技术应用能力有待提升，主要表现在纸质文书档案与电子文书档案相脱节，两者没有有效的联系起来，部分文书档案管理人员甚至对计算机操作不熟悉，无法利用办公自动化系统开展档案管理工作。

　　2、电子化文书档案管理配套体系尚不完善

　　首先，办公自动化条件下文书档案管理制度不健全，如部分医院没有明确文书档案必须报送电子档案的要求，导致电子档案不齐全，没有明确电子档案存储、调阅、删除等方面的管理制度，容易出现管理上的漏洞。其次，办公自动化条件下文书档案管理操作不规范，部分医院没有开发相应的档案管理信息系统，而是简单的利用建立文件并存储在计算机系统中，这不仅容易导致电子文书档案内容的安全性遭遇威胁，而且容易导致电子档案的内容被改变、电子文档被删除等事项的发生。

　　三、办公自动化背景下提升医院文书档案管理水平的思考

　　办公自动化背景下，医院必须积极推动档案管理信息化，不断促进档案管理水平的提升，这一过程中要积极开发文书档案管理信息系统，完善文书档案管理制度，强化档案管理人员培训。

　　1、积极开发文书档案管理信息系统

　　首先，要强化分析医院文书档案管理系统的需求，医院要根据办公自动化、文书档案管理信息化以及医院文书档案的特殊性等要求，分析文书档案管理信息系统应当具备的基本功能，明确系统开发需求。其次，要根据办公自动化系统开发出能够有效进行数据交换的文书档案管理系统，一方面，这种系统要保留有接口与办公自动化系统进行数据对接，严格杜绝系统之间相互独立、数据不能交换等问题的产生，这一过程中，可以通过优化设计自动导入文书档案的名称等内容，并通过预设功能将档案进行自动分类，以便于存储。另一方面，要为系统保留足够的空间，以便于存储办公自动化系统转移过来的数据。

　　2、完善文书档案管理制度

　　首先，要建立办公自动化条件下文书档案接收制度，即从办公自动化系统接收到文书档案后，文书档案管理人员要建立完善的接收目录，对文书档案的名称、发送部门等进行记录，以便于核对查询。其次，要建立办公自动化条件下文书档案存储制度，医院要明确电子文书档案、纸质文书档案分类管理制度，推动两种档案管理方式之间的信息对接，以便于查询。再次，要建立办公自动化条件下文书档案调阅、销毁等管理制度，医院要明确文书档案调阅、销毁的基本流程，同时对于电子文书档案，还应当明确文书档案拷贝、计算机信息系统授权登陆权限等事项，避免制度不全导致信息泄露。

　　3、强化档案管理人员培训

　　首先，要加强档案管理人员职业道德培训，帮助档案管理员树立起办公自动化背景下岗位责任意识、职业道德意识，做到严格遵守医院档案管理制度，积极为医院档案管理奉献力量。其次，要加强档案管理人员业务能力培训，针对办公自动化背景下档案管理的要求，积极加强档案管理软件、办公软件如Office软件等的使用培训，加强档案管理业务培训，使档案管理人员既具备全面的专业素质，又具有较强的计算机信息系统操作能力。

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