浅议我国档案管理工作存在的问题及改进措施

　　中图分类号：C931 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）09-000-02

　　一、档案及管理管理

　　档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的形成过程以及自身的真实性、原始性、记录性，使其成为社会记忆的重要载体和媒介，它既是一种社会记忆的形态，也是社会记忆控制的对象，还是社会记忆控制的手段。

　　档案反映了人们的各种社会活动，内容丰富，无所不包，主要分为文书档案、科技档案、司法档案、会计档案、人事档案、外交档案等。作为承载知识、信息的档案资料，对人们认识世界、改造世界具有重要意义，可以满足人们查往知来的需要。档案是机关工作的查考依据、生产建设的参考依据、政治斗争的必要手段、科学研究的可靠资料、编史修志的第一手材料、宣传教育的生动素材。

　　档案管理，是指直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等内容。通过档案资源建设来建立科学合理的体系，迅速、准确地为使用人提供有价值的档案，更好地发挥其社会效益及经济效益，为档案的现代化管理打下基础。档案记载着企事业单位发展过程中的优秀成果，对进一步促进本单位科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。做好档案管理工作，能为本单位领导了解工作开展情况，调整工作思路，制定决策提供准确依据；有利于社会各方准确认定单位取得的成果，为本单位科学发展奠定坚定的基础。

　　二、档案管理工作的作用

　　建立科学规范的档案管理，是衡量档案管理部门工作业绩与管理水平的重要尺度。做好档案管理工作的作用主要体现如下：

　　1.有利于档案管理的规范化和现代化

　　档案管理工作包括搜集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研、利用等八个环节，即解决“收”、“管”、“用”三个问题，收得齐全、管得科学、用着方便。通过对档案的收集、价值鉴定、编制、立卷、排列，进行系统化的整合，并通过现代管理方法，建立良好的存放位置目录、索引、指南，能够更好的推进档案管理的规范化和现代化，为使用人提供更好的信息服务。

　　2.有利于反应档案文件的真实性和完整性

　　作为企事业单位各类活动的重要体现和记录，档案内容具有重要性、独特性、时效性和真实性等特征因素。档案管理就是为了更加准确的为使用人提供有价值的档案。

　　3.有利于保证档案检索的唯一性和可扩展性

　　档案检索的唯一性主要是通过档案的分类和编号来实现的，按照档案实体分类的从属和层次关系，来进行档号的编制。对档案实行包括全宗号、案卷目录号、案卷号、类别号、项目号、件号、页号、张号等在内的编号，一方面能够使得编号对象具有唯一性，方便日后查找；另一方面保持适当的递增容量，确保档案的可扩展性，与档案的馆藏需求相适应。

　　4.有利于保证档案检索的查全率和查准率

　　随着计算机技术的不断普及，计算机检索技术的发展给档案检索工具带来巨大的便利，可以按照体例、载体、功能等进行分类，提供各类目录、卡片、索引等，满足档案使用人的检索要求，保证档案检索的查全率和查准率，起到良好的交流和管理作用。

　　做好档案管理工作，不断更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，用以全面、真实反映单位工作状况和工作成果，促进经济社会的全面发展，不断提升单位在经济社会发展中的影响力。

　　三、档案管理工作存在的问题

　　随着现代科技的飞速发展，对档案工作的需求也日益提升。与此同时，档案工作存在繁杂、量大、类别众多等难点。分析档案管理工作的现状，加强档案管理基础工作，积极推进档案管理的现代化，是档案管理工作建设的重要任务。

　　1.档案管理工作不规范

　　档案的档号是进行档案基础工作的重要步骤，而目前的档案管理工作中，由于管理员的重视程度不够、专业基础不扎实等原因，导致档案管理不规范，如缺少目录号、一卷多册、档号命名不规范、出现重名等现象，从而影响了档案的唯一性，影响相关档案的及时查找。档案标题不规范、标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等，不能准确全面的反映档案基本内容，不利于档案的定位和价值鉴定。还有一些档案没有卷内目录和索引，仅靠标题查找，给档案管理和检索带来极大难度。档案管理不够仔细，很多案卷出现缺页、少页、断面等情况，尤其是一些存放时间较长的文档，此类问题更加严重。案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。

　　2.档案管理流程不明确

　　良好的档案管理离不开明确的档案管理流程支持。常见的档案程序流程如下：档案收集―档案整理―档案鉴定―档号编制―档案的销毁―档案的保管与管理―检索工具的编制―档案的编研工作―档案的提供利用服务―档案的著录与标引。以上几个步骤在档案基础工作中缺一不可，是将零散的、需要条理化的档案通过分类、组合、编目、整理等方法，使之体系化的过程。然而，目前档案管理工作流程尚有待完善，往往存在仅重视某几个环节，档案管理工作不够深入的情况。

　　3.档案管理现代化程度不高

　　目前，企事业单位档案管理还没有完全具备实现计算机管理的充分条件，传统的以人工整理和归档的现象和普遍存在，档案管理的现代化程度还不高。计算机信息技术在档案管理，尤其是信息检索方面的应用还不够普及，尤其是一些小型的档案存放馆，普及度更低，这一定程度上影响了档案管理基础工作的效率，也不利于档案和资料的及时、准确、全面查找。 　　总体来讲，目前我国档案管理仅以保管为目的、以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。

　　四、提升档案管理工作的措施研究

　　1.强档案管理工作建设

　　明确专门的档案工作分管领导，并定期进行监督和抽查；建立专业的档案工作机构，配备具备良好专业知识的档案人员。健全和完善档案管理工作体系，结合现代档案管理的需求，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程，加强档案校核力度，实行归档审查和借阅等级审批制度，通过流程来把控档案管理工作的质量，明确档案工作职责，建立健全的工作规章、管理制度和业务规范，并建立相关的奖惩和考核制度。

　　2.进一步完善档案工作的设施设备

　　确保档案基础管理工作的档案库房、办公用房、阅览及陈列室专房专用。配备统一的、专业的数字化设备和专业的统一的档案管理系统，利用这些设备实现字符识别，自动转化、自动编目和检索、自动全文存储、自动上载，计算机辅助立卷，档案自动标引，以及文档一体化管理等。从设施上保证档案管理工作的顺利开展，为档案管理信息化的实现提供保障。

　　3.重新组合案卷实现案卷规范化

　　针对可能存在的缺少目录号、一卷多册、档案标题不准确、案卷出现缺页、少页、断面等情况，进行案卷的全面普查，纠正由于历史久远、缺少维护等原因造成的错误现场，对所存档案的基本状况进行调研（种类、内容、保存价值、数量、整理和保管等），并结合具体情况，按照重要性由强到弱的顺序，逐一核对和普查，并制订相应的收集、整理、鉴定、立卷、归档、销毁等的规范措施，剔除可能存在的无用文件，提升档案基础管理工作的专业性。

　　4.积极对档案管理人员进行培训

　　提升他们的档案管理技能，积极推行人馆（室）档案的标准化齐全，保证档案归档和进馆档案的完整，并积极维护全宗和全宗群的完善性。对档案工作实施监督、指导与控制，通过专业化知识的传授，帮助档案管理工作者做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。

　　5.加快档案工作的现代化步伐

　　计算机信息技术在档案基础管理工作中，具有重要的作用。尤其是在档案检索中，极大的提升了档案基础工作的效率，可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合，通过目录、索引、关键词检索等方式，来进一步提升档案管理工作水平。

　　加快档案工作的现代化步伐，首先应该逐步实现档案管理的数字化和网络化，降低人工出错的概率，提升劳动效率和准确度。其次，应该积极推行和使用各类新型计算机信息技术，重新组合案卷、统一分类号、规范档案的题名，建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。

　　五、结语

　　随着社会的不断发展，人们越来越重视档案管理对于社会的积极作用。在现代科技的推动下，计算机技术已经广泛应用于档案管理工作。本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的原则，档案管理工作要提高工作效率，不断改革工作方式，认清档案管理工作的重要性，不断规范档案管理工作标准，提高档案管理工作水平，以期更好的为现代档案管理服务，推动社会的进步和发展。

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