基于云视角下的档案信息化初探

　　云计算是能够向各种互联网应用提供硬软件服务、基础架构服务、平台服务及存储服务的系统，是分布式计算、并行处理和网格计算的进一步发展，通常而言把具有鲜明云计算特点的统称为云技术[1]。基于可操作性原则，笔者通过具有较高权威性和代表性的中国知网（CNKI）检索了2009年至2013年有关“档案信息化”与“云技术”的文章，再根据主题、关键词、摘要等对其进行内容分析确定了64篇研究性、学术性较强的论文作为研究对象，从论文定量统计分析、研究内容和研究方法等角度进行阐述以期对档案信息化中云技术的实践进行初步探究。

　　一、论文定量统计分析

　　笔者通过选取论文作者人数、作者职称（以第一作者为准）、文章信息密度（以文章页数为简化标准）、发表年份、论文产地、作者工作机构以及文章引文量（包括总数、中外引文数量）等客观标准对这64篇论文作一个初步统计分析。

　　1.1作者人数。通过频率统计，64篇论文中有41篇独立完成，占总数的64%；分别有10篇由两位或三位作者合作完成，各占15.6%；而余下的三篇论文则分别由四位作者（2篇）和七位作者合作完成。由此可见，超过半数的论文是由个人完成的，合作完成深度研究的非常少。

　　1.2作者职称。通过统计，有24篇论文的作者可以确定为高级职称，比例为37.5%，另外40篇因各种原因未注明职称。这说明，这些文章只有少数拥有高级职称所撰写，故其研究水平就有待提高。

　　1.3信息密度。信息密度最为直观地反映论文的科研水平，一般高水平的论文其论证相对充分，所覆盖的信息也较为全面。图1可以看出文章页数从1到8及以上的取值分布，大量的文章分布在2～4页，以2页居多。值得注意的是5页以上的长文共计9篇，占总数的14.1%，这说明对云技术在档案信息化中的应用深入研究的趋势开始显现。

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　　1.4发表年份。从图2可以看出2009年至今论文量统计显示出令人鼓舞的趋势：自2009年开始相关研究日渐增多，这反映出档案界对其研究的关心与重视。虽然2013年的论文发表数量有所下降，但这是因为笔者进行此项统计时，只计算了已经出现的成果。

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　　1.5文章产地。64篇论文作者分别来自北京（11篇）、上海（10篇）、广东（10篇）、江苏（5篇）、浙江（4篇）、天津（4篇）、河北（4篇）、四川（2篇）、江西（2篇）、湖南（2篇）、陕西（2篇）、广西（1篇）、内蒙古（1篇）、黑龙江（1篇）、吉林（1篇）、辽宁（1篇）、河南（1篇）、山东（1篇）、安徽（1篇）。统计数据呈现三个特点：第一：研究成果的广泛性，64篇论文分别由19个省市的作者独立或合作完成；第二：研究成果的不平衡性，其中北京、上海、广东三省市研究成果占48%、江苏、浙江、天津、河北四省市占26.5%、其他地区占25.5%；第三：研究成果质量亟待提高，其中8个省、自治区的论文各只有1篇，即便是北京、上海、广东的论文数量也不够多，数据充分说明了相关研究需要进一步深入和细化，以期待总体质量的显著提升。

　　1.6作者工作机构。论文作者的工作机构可归为四类：高等学校、党政机关事业单位（国家、省、市档案局、民政部、海关、医院等）、企业单位、军队及其他等。从图3作者工作机构分布比例中清楚的看出高校拥有特别的优势，占到文章总量的63%，其次为党政机关事业单位人员23%，这样的分布比例通常是可以理解的。

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　　1.7文章引文量。是否有引文或适量的引文，在学术研究过程中也常常是判断研究水平高低与质量优劣的基本标准。首先，令人遗憾的是64篇论文中，竟然有22篇没有任何引文，占总数的34.4%。表1统计了有关引文总量的论文篇数与百分比，其中引文在8条以上的共计9篇。是否适量引用外文也可以看成是当前国内学术界判断研究水平的一个重要标准，表2给出了引文中运用外文的数量关系表，从此表中可以得知共19篇论文有58条外文引用。

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　　二、研究内容

　　2.1理论分析性研究占主体

　　这64篇论文中理论分析性论文有42篇，档案信息化与云技术关系、档案信息云共享服务、档案资源云储存及档案云计算的风险控制等成为研究主题。

　　第一：档案信息化与云技术关系。技术特征是信息化环境的核心特征之一，档案信息化进程中一方面要求档案工作者必须学习和把握云技术，同时信息化持续推进也将促进云技术应用向纵深发展，有效解决目前云技术面临着安全、数据集成、标准、版权纠纷、技术和系统管理等一系列问题，毋庸置疑，云技术必将成为档案信息化最重要的选择。

　　第二：档案信息云共享服务。安全性、使用方便、成本低的优势使得云共享服务是一种社会化、集约化、专业化的档案信息服务模式，上海师范大学吕元智副教授提出[2]：为了有效地实施“云”共享服务模式，推动档案信息资源共享，需要从思想、技术、法规、标准、组织协调以及社会影响力等层面做好相关工作。思想上，树立档案服务“社会化”的新理念，改变目前档案管理与服务工作由档案管理部门独立承担的传统思维，实现档案管理与服务工作的社会化；拓展档案信息共享服务理念，不断强化档案信息公开意识，实现档案服务对象社会化；技术上，制订云平台建设规划，采用“先试点、再总结、后推广”的路径进行，并逐步推进；法规标准上，要加强完善云计算服务相关的法规、标准的建设；组织协调上，建立档案信息资源共享服务组织与协调机构做好相关组织、协调、监督工作；社会影响力上，提升档案信息资源服务的社会影响力，以此彰显其本来意义，并实现其可持续性发展。 　　第三：档案资源云储存。档案资源异地备份具备存储量大、成本低的优点，但也存在工作效率低、恢复时间长的问题。根据云存储技术的特点及优点建立档案系统的私有云、制定档案云备份标准、确立相应的云备份系统架构及其运行机制，形成基于云存储技术的档案数字资源云备份策略，确保档案资源永久存储、安全保管及应用。

　　第四：档案云计算的风险控制。云环境中档案信息化在运行、管理中存在技术和管理的风险，其中技术风险表现在服务中断、数据失真、敏感信息的披露等；而管理风险体现在云计算风险控制的组织策略、准入退出机制等[3]。为此，档案信息化在享受云计算节约成本、集约资源有效共享等优点的同时，也必须做好规避风险的准备，只有这样档案馆才能成为云服务的提供者和管理者。

　　2.2实践应用性研究

　　22篇实践应用性论文研究内容集中在云技术在医疗、党政机关和高校档案信息化中的运用。

　　第一：云技术在医疗档案信息化中的实践。南通大学数字医学研究所董建成教授主持的国家社会科学基金（09TQC011）课题[4]：国家居民电子健康系统建设。该课题从云计算的网络特点和基础架构出发，依据电子健康档案系统的应用目标和发展方向，提出电子健康档案系统建设新理念，探讨标准化电子健康档案系统的建设方法和区域实践；由广东药学院杨进博士主持的广东省医学基金项目（A2012295）《利用RS纠删码的纠删能力实现损坏数据的恢复》解决了云端存储节点的不可控特性使得其存储数据的安全性得不到保障这一问题，为电子健康档案云存储数据安全性保障提供了一种新的解决方案。

　　第二：党政机关应用云计算技术实现档案信息共享。浙江省丽水市档案局开发的基于云计算的云档案信息共享系统。该系统的运用实现了丽水市党政机关协同办公系统生成的电子文件及其元数据的在线归档、纸质档案数字化加工和归档、档案与电子文件在线登记备份、系统内所有已公开档案信息共享等功能。该系统的开发和应用在全国具有引领和推广意义。

　　第三：高校档案信息化中尝试云技术。云计算超大规模、高可靠性、通用性、高扩展性的特点促使高校档案馆（室）主要工作方式改变，档案工作成本逐渐降低；利用档案“云”可汇总全校档案资源，丰富馆藏，优化共享；高校档案云管理，将大大简化档案馆在数据接收管理和为用户提供档案查询服务方面的工作，其工作质量和效率无疑会大大提升。

　　通过分析我们不难发现实践应用研究很不够。一则总量偏少，实践应用性的论文只有22篇，和理论研究性论文相比有较大差距；研究范围窄，这与云技术广泛运用的现实不匹配；二则研究内容深度也很不够，只是停留在实践方法与技术应用的层面，基本上没有运用成熟的理论，仅局限就事论事。

　　三、研究方法

　　档案信息化中云技术的研究必须以实证型的、科学的方法为重点，然而结合我国的科研环境与学术研究氛围，从前面定量统计中可以看出，很多研究者并不具备足够的实施实证研究的条件，63%的研究者来自高校，多数研究者大都缺少档案工作实践经验，对其研究基本上仅仅满足于书斋之中，务虚的色彩较为浓厚。大量的论文都很短，而运用实证方法，一般文章会产生较大的信息量，这些都相互支持一个不利的结论：研究方法上，大多数人并不具备优势，要深入这一领域的研究，必须具备相应的条件。细察这64篇文章，能合理并规范运用研究方法，深入研究的可以说少之又少。

　　四、小结

　　通过以上三个角度的分析，我们不难发现：目前云技术与档案信息化的论文理论性比较强，实用性较弱，多停留“纸上谈兵”的程度，无法解决战略定位不明确、研究不系统、法律问题缺失、人才匮乏、投入不足、项目带动力弱、知识体系不完整、针对性、应用性不强等一系列问题。为此，我们要立足档案行业的特点，针对热点和难点，联系实际、探索规律、借鉴创新，构建系统的理论体系，研究其战略定位和目标，制定专项规划，加快云标准体系建设，做好分步实施、落实完成任务的配套保障措施；实践中应本着成果资源共享的原则，合理运用政府、高校、企业的特长，充分吸收采纳云技术，解决关键问题，积极采纳和吸收具有推广价值的研究成果，搭建交流平台，做好推广和共享。

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