档案利用信息反馈工作研究

　　一、档案利用信息反馈的意义

　　（一）有助于检验和促进档案的其它基础业务工作

　　通过信息反馈并进行正确处理，可以做好档案的收集、整理、鉴定、编目和保管等基础工作，为加强馆内的基础建设提供了具体的目标，为进一步丰富馆藏内容提供了依据，但具体应收集哪些方面和哪些内容的档案，应该编制哪种类型的检索工具，就还需要对反馈回来的信息进行认真致的分析研究，才能得出正确的结论[1]。

　　（二）有助于丰富馆藏，优化馆藏结构

　　通过档案利用信息反馈工作，档案工作人员可以从利用者的反馈意见中总结出库藏档案的不足之处，有利于及时改进各方面的工作，优化馆藏结构。同时反馈信息中值得长期借鉴的意见和建议也可以作为档案保存起来，以便日后参考，这在一定程度上也丰富了馆藏。

　　（三）有助于更好的预测用户需求，主动提供档案利用，做好优质服务

　　档案馆对利用者利用需求的预测，主要是通过利用者反馈的信息来实现的。因此，做好档案利用后的信息反馈工作，并进行正确的分析研究，就可以了解到档案利用者所提出的要求、意见、建议和对档案信息的评价，从而指导档案馆准确地预测档案利用者下一步的利用需求，做到主动提供档案利用[2]。

　　（四）有助于及时掌握档案馆输出档案信息后所产生的效果，以便向社会宣传，增强社会的档案意识，提高档案工作的社会地位

　　通过档案利用后的信息反馈，收集档案利用效果实例，并进行认真的分析、研究、过滤筛选，编辑出档案例用效益实例汇编，向社会宣传，向群众宣传，才能使社会和群众了解档案在社会各方面工作中所发挥的巨大作用，加深人们对档案事业的理解，引起社会对档案工作的高度重视和大力支持，从而增强社会的档案意识，提高档案工作的社会地位。

　　二、档案利用信息反馈工作的现状及存在的问题

　　（一）档案利用信息反馈意识淡薄

　　首先，档案工作人员主动服务观念淡薄，缺乏与档案利用者的沟通与交流。长期处在这种被动的工作环境下，容易养成工作人员消极、懈怠的工作情绪，从而阻碍档案利用信息反馈工作的开展。其次，档案利用者在获取档案信息后，不能及时地甚至没有将利用反馈信息回输给档案部门，这也在一定程度上阻碍了反馈工作的顺利进行。

　　（二）反馈信息的收集、处理方面

　　1、收集方面

　　（1）收集渠道比较单一。多数档案部门仅凭借档案利用效果登记表来收集反馈信息；缺少与利用者的联系，不求对利用活动进行深层次了解；尚未借助档案门户网站开展反馈信息的收集工作。

　　（2）收集方法比较被动。多数档案部门仍处于被动地位，未加强对利用者的追踪调查研究，没有电话询问，发函催要，更谈不上登门上访了。

　　（3）收集时间比较滞后。有些利用者不能及时向档案部门反馈信息，使正常的利用效益分析、汇总工作无法准确进行。

　　2、处理方面

　　（1）重收集而轻处理。多数档案部门对于档案利用的反馈信息，只是为了收集而收集，把反馈信息作为档案目标管理认证和工作达标升级的材料，收集后就束之高阁。

　　（2）反馈信息的处理缺乏组织、制度保障。档案部门内部没有建立具体的组织来承担反馈信息的处理工作，未将反馈信息的处理纳入工作程序及有关的制度之中，职责分工的不明造成了工作中的互相推诿，致使反馈信息得不到及时有效地处理，工作程序的模糊也使得反馈信息的处理显得无序。

　　3、档案利用信息反馈机制不健全

　　一方面，档案部门没有明确设立相应的组织机构来承担该项工作，以致反馈信息得不到专业人员的及时收集和有效处理；另一方面，档案利用信息反馈工作的时间、内容、程序、要求、方法及奖惩方式等制度在档案部门内部至今仍然没有统一明确的规定[3]。

　　三、档案利用信息反馈问题的原因

　　（一）档案馆方面

　　1、档案馆工作人员社会服务意识淡薄。档案工作在以往长期的封闭、半封闭状态中，形成了与社会各界相对隔绝的局面。工作人员长期处于这样一种被动的工作环境，积极性、主动性乃至创新能力的发挥都受到了极大的压抑。

　　2、对档案利用信息反馈工作认识不足，重视不够。档案利用信息反馈工作在我国起步较晚，对于档案利用信息反馈，档案部门缺乏足够的认识，没有引起充分的重视，甚至把档案利用信息反馈看成是一项可有可无的工作，没有开展这项工作的积极性。

　　3、档案部门宣传工作不足。由于档案部门忽视对档案利用信息反馈工作的宣传，未向大众强调利用信息反馈的重要性，未通过举办陈列展览或发放档案利用效果实例汇编宣传其取得的成绩，大众无法了解该项工作的重要性和意义所在。

　　（二）利用者方面

　　1、对档案利用意识薄弱。由于政治、经济、历史、现实等多种因素综合作用的结果，造成了人们不了解档案和档案工作，对档案信息的收集、整理、利用等都表现出不同程度的忽视，从而直接影响了利用者利用需求的产生。

　　2、受自身获取信息习惯及能力的制约。利用者自身获取信息的习惯及能力，也在一定程度上影响反馈工作的进行，比如，多数利用者利用后根本没有反馈的意识，或者不能很好的传递自身对档案部门的意见。

　　（三）社会方面

　　1、封建经济基础造成的整个社会交流观念的淡薄。在我国，档案利用信息反馈意识的淡薄和它所隶属的交流观念一样，归根结底都是由于历史上长期存在的封建经济基础造成的。自给自足的小农经济，造成了封闭内向的认识心理，缺乏对交流的认识和需要，导致交流观念的淡薄。这一社会历史传统在档案工作中的突出表现就是没有对档案利用的普遍要求，因此也就不可能会有对档案利用信息反馈的重视和投入。 　　2、法律法规不健全。国家档案局1983年颁布的《档案馆工作通则》中第四章第24条规定：“档案馆应及时、准确地掌握档案和资料的利用效果，不断改进利用工作。”除此之外，部分档案馆（室）只是在档案利用工作制度或守则中，简单用条款规定利用者有义务向档案部门进行利用信息反馈。

　　四、档案利用信息反馈问题的对策

　　（一）加强学习，树立主动服务意识

　　档案管理人员要树立主动服务意识，主动了解社会发展需求，及时调整档案管理工作中不适应市场经济发展的管理方法、工作环节，使我们的工作服从并服务于这此需要，并根据这些需要积极、主动地开发档案信息资源，努力做好档案信息开发利用。

　　（二）拓宽档案利用反馈信息的内容、探索新的收集渠道、改进传统收集方法

　　档案部门不仅要重视对档案利用者反馈信息的收集，也要对档案馆内部的反馈信息进行收集，不仅要收集成果方面的信息，也要对意见、建议等方面的反馈信息加以重视。被动收集和主动收集相结合，探索、开创主动收集方法，拓宽收集渠道，如开展走访调查工作，问卷调查，网络反馈等等。

　　（三）做好对档案利用信息反馈工作的宣传

　　档案部门要做好档案利用效果的实例汇编，并将汇编重返社会，让人们充分认识到档案利用信息反馈的重要性[4]；并举办典型档案利用实效的陈列展览，从而使大众了解档案利用在生产、生活实践中所起到的重大作用，增强社会档案意识。

　　（四）构建档案利用信息反馈的保障体系

　　1、组织保障。档案部门应将档案利用信息反馈工作纳入日常工作范围，并设立相应组织机构，明确职责分工，从而保证档案利用信息反馈工作有章可循。

　　2、经济保障。运用经济原则，把信息反馈的质量、效果与利用者、与档案部门和档案工作人员的经济利益联系起来，以有效地调动各方面的积极性和主动性，提高档案利用信息反馈工作的水平[5]。

　　3、制度保障。国家档案局应当在档案法实施办法中将档案利用信息反馈作为一项条款列出，敦促地方各级档案行政管理部门也尽快完善和细化地方法规。

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