探讨文书档案的科学化管理

　　引言

　　文书档案是文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案，它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动。文书信息作为一种资源，越来越被人们所重视，随着社会的进步与网络技术的发展，也带动文书档案信息服务内容与方式的变化。文档管理开始面临着许多有待解决的问题。根据文书档案其工作特点以及环境的因素，只有采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，才能保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求。

　　1.文书档案科学化管理方式

　　1.1重视文书档案信息服务观念的创新

　　由于档案信息利用与传播面临着商品经济和信息社会的双重打冷战，档案部门必须从解放思想、更新观念入手，强化档案信息开发与利用服务。目前，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方式方法为满足，而是要求在更大的范围、更高程度上实现档案资源的社会共享。为此，在不断提高档案管理与利用现代化水平的同时，要根据档案信息利用服务的现状，分析影响档案利用与信息共享的诸多因素，寻求适应档案利用需求实际的服务模式，促进档案资源共享的实现。

　　1.2文档一体化

　　长期以来，文书处理和档案管理属于不同的部门负责，档案管理只由档案部门执行，文书处理和档案管理的分离，由于被操作于不同部分以及不同工作者，就导致了档案管理较容易出现错误，影响了文书档案的管理效率，降低了档案的信息服务功能。，随着社会发展的需求，文档一体化成为了一种新颖的管理模式，这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体去进行管理。文档一体化的科学化管理模式意味着公文处理和文书档案两者归入为文件运，使文书档案得到科学处理和有效控制。

　　1.3掌握现代化管理技能，利用现代化技术整理档案

　　随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，从纸质形式转变为电子资源形式；使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作等操作过程均由计算机进行处理。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大，而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。又可发挥计算机管理优势，减轻了档案工作者的劳动量，提高了文书档案管理的效率。

　　1.4对档案管理工作者的要求

　　我国档案队伍存在的普遍问题是人才知识结构老化、现代管理人才和计算机管理专业人才缺乏，现代化的档案管理工作不仅需要懂专业知识的人员，也同样需要计算机类、管理类人才。文书档案工作对服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能和高尚的职业道德修养，从而确保文书档案的准确性。对档案管理工作者的要求有以下两点：一是对档案工作者加强职业道德教育、强化责任意识和服务意识，增强档案工作人员的主动性。二是加大对利用者的宣传教育力度，提高利用者做好档案利用效果信息反馈工作的自觉性。

　　2.文书档案科学管理的优点

　　2.1作业效率大幅度提高

　　文书档案实施科学化管理后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。

　　2.2文件和文字信息得到充分共享

　　在原始的手工操作管理中，部分单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。

　　2.3电子文件保存的稳定性

　　与纸质档案载体相比，纸张的文书档案耐久性取决于纤维素的性质，在一定的条件下容易受到破坏，如档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如小容量的U盘大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

　　2.4提高了文件传递的速度和安全性

　　在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。

　　3.总结

　　在档案管理工作中应用现代信息技术，使文书档案管理工作走上科学化的管理模式，是新时期对档案工作的基本要求，也是文书档案事业发展的必然趋势。只有采用先进的管理技术进行档案管理的深化以适应档案现代化管理的需求，才能更好地服务于文书工作，提高其效率性和正确性，

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