新时期高校档案工作可持续发展的对策

　　一、新时期高校档案工作的发展及不足

　　随着我国教育改革的不断深化和发展，高等教育的质量得到显著提升，各高校对于档案的管理工作也更加重视。高校档案管理部门通过学习先进的管理理论和技术，力争强化高校管理建设，努力实现高校档案管理的科学化和人性化，利用网络资源以及先进的科学技术，建立起有效的档案存储机构。高等学校档案工作部门不断探索先进的发展模式，将高等学校档案资源进行有效分类，为高校的选拔人才、学术研究、社科实践等活动提供了珍贵资源。随着高校领导对档案管理工作的逐渐关注，档案工作的条件设施也得到了一定的改善，一些偏远高校也得到了当地政府部门的大力支持，档案工作效率有了显著提升。

　　高校档案工作虽然取得了一定的进步，但仍然存在着不少问题，难以符合现阶段高校教育发展的需求。眼下高校档案工作成果与高校教育发展规模之间的差距难以在短时间内缩小，高校档案工作人员的管理意识较为浅显，部分高校领导者的主观认识存在着一定的片面性，这些因素都严重阻碍了高校档案工作的顺利发展。档案信息化建设在高校工作中的实施力度得不到保证，档案工作条件无法满足庞大的档案资源存储要求。因此，高等教育部门应该对自身档案工作中出现的问题进行及时反思和总结，力争研究出有效对策，改变现有的档案工作不利情况。国家教育机构对各高校档案工作也要给予更多关注，推行相应的鼓励政策，促进高校档案工作的健康发展。

　　二、改进高校档案工作，实现可持续发展的建议

　　（一）提高档案管理意识

　　在高校教育规模逐步扩大的形势下，高校档案部门要努力做到与时俱进，力争与飞速发展的高等教育缩小差距，为高校的整体工作提供有效保障。高校档案工作者应当强化档案管理意识，对高校文化建设以及教育政策有充分了解，全面提高自身的综合素质。对于高校档案工作者来说，具体的建议有以下几点：

　　1. 创新管理思路。高校档案工作者要认识到当今教育发展的激烈形势，努力创新管理思路，以适应时代要求。通过改革创新，深入挖掘高校档案工作的科学方法，力求在档案工作中更好地体现科学化和人性化，使高校档案工作具有更强的时代性和先进性。

　　2. 其备系统的理念模式。高校档案工作者要从系统的角度看待问题，而不是局限于个人的工作任务，站在档案事业的高度对待工作，可以使高校档案工作更好地适应教育发展环境，避免高校档案工作与高等教育出现脱节现象。如武汉大学档案馆对于教育档案的管理采用分类标引的方法，结合教学档案的内容和特点，编制用于组成档号分二级类目代号简表。这种方法既方便档案工作人员管理，也为广大师生查阅提供了系统查找方法，促进档案工作的健康发展。

　　3. 建立战略性思维。高校档案工作者必须意识到档案管理工作的重要性，努力贯彻科教兴国的指导方针，把文化建设理念植入到日常的档案工作中，积极为校园文化建设添砖加瓦，不断优化档案资源，使档案部门成为高校工作的优秀部门，促进高校教育的稳定发展。

　　（二）优化档案资源建设

　　档案资源是高校教育工作发展的基础元素，是高校档案部门的工作之本，也是高校可持续发展的必备条件。在高校档案资源的储备上，相关工作人员要有工作热情，除了接受应有的档案资源，还要改进自身对档案资源的认识，努力丰富档案类别、提高档案质量，让档案资源成为学校文本库中的特色。对档案资源系统的建设可以从以下几方面入手：

　　1. 对零散的档案资料，资料员要有清晰的整理思路，对分布于各单位的档案要进行有效整合，也要对档案馆内的零散档案进行合理分类，方便档案部门对档案资料的全局管理。

　　2. 改善档案资源管理方法。传统意义上的档案管理方法有着重物轻人、重典型轻普通的倾向性，这种思维方式是不利于高校档案工作的长久发展的。相关档案管理人员在日常工作时，要改变对于档案地位的扭曲观念，广泛接收涉及师生员工的档案资源，力争让档案系统所涉及范围能够覆盖全校师生员工。

　　3. 注意新发展方向。近年来高校教育呈现全方位发展态势，这就对档案管理工作提出了更高的要求。档案工作人员要关注学校的最新动态，在人才培育、学术研究、文化建设等方面要积极收集相关档案资料，让档案馆的建设与高校发展做到共同前进。

　　4. 注重发展特色档案。眼下高校对于校园文化的建设正在如火如荼地进行，高校档案工作也应该以本校的文化特色为基础进行档案扩充，收集与学校有关的名人事迹，为高校档案馆带来具有时代特色的元素。

　　（三）高校档案建设系统化

　　档案的价值在于查阅及利用，档案工作旨在为高校师生的学习提供便利服务及保证学校的长远发展。因此，高校档案工作要贯彻“以人为本”的发展战略，努力提高档案服务质量，满足高校师生员工日益增长的使用需求。为了能够使高校档案建设做到更加系统化，工作人员需要注意以下几点：

　　1. 推广档案活动。高校档案工作单位应该把握高校工作发展方向，结合校园活动及科研项目进展情况，大力利用推广档案活动，对师生员工进行积极的理念教育及成长教育，通过档案建设提高师生的综合素质。

　　2. 学习先进科学管理技术。高校档案工作人员不能满足于现有的管理模式，要积极学习先进的管理技术，优化档案工作模式。高校的档案建设应该做到与时俱进，将档案建设面向全校以及全社会，利用网络平台建立网络档案馆及数据库，丰富档案建设手段，大力宣传优秀文化，发扬民族精神，体现社会主义良好的价值观。

　　3. 创造档案精品。高校档案工作部门要广泛收集档案资料，对其中的精华部分加以汇编，形成信息量大、质量优异的精品档案。相关档案工作人员还应该结合本校特色科研成果等资料，使精品档案成为校园文化的特色文本。

　　（四）高校档案安全管理

　　档案安全理念是高校档案工作可持续发展的重要保障，应该贯穿于档案工作始末，工作人员对于档案的安全管理不能出现懈怠现象。高校档案的安全管理工作，需要工作人员把“安全管理”意识放在首位，明确自身责任，力求做到万无一失。高校档案安全管理工作涉及到以下几点：

　　1. 档案存放安全。高校领导要充分重视档案馆的建设，有保管档案的专门库房，保证其防火、防尘、防水、防潮、防鼠虫、防震等设施质量，配备有温湿度计、吸尘器、去湿机、空调机等，为档案存放提供良好的空间环境。应建有二层防盗门，二层实心防盗窗，档案馆的标准温度应设置为14～24℃，相对湿度设置为45-60%。

　　2. 健全档案保密制度。必须严格遵守有关法规和制度，查看涉密档案或内部材料，必须按保密规定层批，查看时须严格履行登记手续，注明查看目的和内容。未经过批准，任何人不得擅自带档案出馆，档案管理人员不得擅自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案资料。因需要经批准摘抄或复印涉密档案材料的，必须按原件同等密级进行安全保管，用后销毁，如发生涉密问题，由利用者负责。

　　3. 实物档案管理。对实物档案进行管理要按全宗、年代、实物档案名称、数量、特征、来源等进行登记注册。一是实物档案档案号码按“年度号+实物档案分类号+保管单位号”依次编辑号码，由上往下，从左到右的排架方式摆放。二是实物档案原则上只对本单位使用，外单位借用档案须出具介绍信并说明情况与理由，并由档案馆负责人签字后，严格办理登记手续，方可借用。外借档案必须按期归还。

　　三、结语

　　高校档案工作具有重要的历史意义，在档案工作中要坚持体现科学发展观。学校相关领导要做到统筹兼顾，实现高校档案工作的和谐发展。高校档案在高校可持续发展中有强大的支持作用，需引起各个工作人员的高度重视，力争将档案工作做到更加科学高效，为高等教育的飞速、可持续发展提供可靠保障。

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