科技档案管理信息化建设初探

　　科研能力的高低对企业发展有着极其重要的影响，而科研工作是建立在他人多年的经验积累，和失败教训之上的，这些也就是科技档案所包括的内容，具体包括有价值的以文字、图片、数据、声像等为载体的资料，科技档案管理就是针对这些资料，进行记录、保存，并开发其使用价值的一项工作，在企业单位中为科技生产活动提供技术条件，为组织管理工作提供信息依据，提高企业的经济效益和社会效益。

　　一、科技档案信息化建设现状及问题

　　经过多年的探索和发展，科技档案信息化建设取得了一定的进步，具体来说主要包括：从政府方面来看，中央出台了《全国档案信息化建设实施纲要》，各地方政府也联系本地区实际出台各项规章制度，明确电子文件管理的标准和规范，并且大力扶持相关数据库的数字化建设；从企业方面来看档案信息化建设从数量和质量上都得到大幅提高，并且研究出多种开发利用资源的方式方法，和较为便捷的档案管理应用系统，为下一步实现资源共享奠定基础。

　　不容忽视的是，在成功背后的另一面，科技档案信息化建设仍存在许多不足之处，一是技术与设施相对落后，大部分采用的还是多年前的设备，基础设施简陋，办公用房紧张，这都是制约科技档案信息化建设的不利因素。二是存在安全隐患，在科技档案信息化建设中存在一定的计算机病毒威胁、网络安全威胁、应用系统安全威胁、管理漏洞等，这都是必须解决的问题。三是缺乏专业人才，尤其是高技术人才，和复合型人才，同时在岗人员的水平不一，综合素质难以满足科技档案信息化建设的需要。四是配套的法规、标准不健全，导致工作过于形式化，信息资源难以集中管理，采集数据的内容、质量标准不一，良莠不齐，造成了极大的人力、物力的浪费。

　　二、科技档案信息化建设的思路建议

　　（一）确立统一的标准

　　在实施科技档案信息化建设过程中，必须按照国家制定的信息化管理标准，同时结合企业的特点和自身发展的需要，积极参与国际质量认证体系的达标活动，制定科学的管理标准、业务标准、技术标准等等，对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范，使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题，并在长期实践中逐步改善，保证企业档案工作在企业信息化环境下有序地发展。规范档案管理、企业信息化也是建设科学、规范和严格的企业基础管理的过程。

　　（二）完善安全保证机制

　　科技档案信息化最重要的是要保证一个稳定的网络平台，尤其是对网络风险进行防范，档案管理人员应严格遵循《档案法》法规，时刻保持高度的警觉性，充分认识档案信息安全保障能力建设的重要性和紧迫性，完善各项规章制度，并认真付诸实施，把安全至上的理念物化到档案管理各个环节中去。实施电子文件和数字档案登记备份制度，异地备份保管；完善档案利用安全保密力度，处理好档案开放和公开与信息安全的关系；建立档案数据管理维护制度，加强机关内部管理，层层落实档案安全责任制，层层签订档案安全保密承诺书。建立档案安全保密记录，使档案安全事故发生后可以进行追溯性检查甚至追回档案等等，可以从设备、病毒防范、网络技术等几个方面采，用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，保障档案信息系统的安全和档案数据的安全，从根本上杜绝黑客对信息系统的威胁。加强对电子文件形成、存储、传输、利用等各个环节以及计算机系统、存储介质等各个方面的保密防范，严防电子文件被窃密。

　　（三）强化基础设施建设

　　要推动科技档案信息化建设，就需要配备适应档案信息化的相关基础设施，包括改善档案工作的软硬件环境，购置档案用具，增加档案收藏类别。首先是硬件上配备计算机设备，进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作，还可以运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，和库房的管理工作、用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。其次是应该根据企业特点，从管理的实际出发，重视研发适应企业性质、特点、职能需要的档案管理软件，提高档案工作效率。第三是要建立和完善局域网。使各项工作网络化，提高科技档案的利用率，实现资源共享。

　　（四）加快培养专业人才队伍

　　在电子科技不断发展的今天，在科技档案管理工作中，很大一部分的工作不同于纸质档案管理，要求工作人员除了要懂档案管理，还应具备相应的计算机知识。只有不断提高档案管理人员素质，才能加快科技档案信息化建设，满足企业对档案工作的要求。具体包括：首先是专业人才的引入，尽量引入素质高、思想好、责任心强的专业的技术和管理人员从事企业档案管理工作；其次是对在岗人员进行培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训，将培训课程内容与工作相结合，合理设计培训内容，制定科学系统的培训计划，将工作实践与培训有机结合，同时加强相关档案工作者之间的学习交流，增加档案现代化管理课程，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代科技档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

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