浅议如何提高林业档案综合管理水平

　　林业档案不仅为人们对森林建设、保护、规划、利用、开发等工作提供了宝贵的经验，同时也为森林的可持续性工作提供了重要资料与依据。因此，森林档案管理工作要坚持“全面收集、统一管理、维护完善、制度规范、保密安全、充分利用、提高服务”等原则，全面提高林业档案综合管理的水平。下面结合笔者多年档案管理工作经验，对林业档案管理进行分析。

　　1.林业管理档案存在的问题

　　1.1认识程度不高，档案归档较难

　　在林业档案管理中，由于相关工作人员对林业档案工作的重视程度不够，没有认识到档案管理的重要作用，有的部门将档案员只临时或象征性的设定一位兼职人员，并没有充分开展档案管理工作。加上相关人员对林业档案所涉及的内容、知识不了解或者了解甚少。另外，全面的档案管理意识没有建立，导致部分工作人员为了方便个人工作或忽视了文件的重要性将档案擅自处理或长期积压，甚至据为己有等，使后续相关工作无据可依。因此，林业档案的作用也没有充分发挥。

　　1.2管理存在问题，相关制度缺乏

　　由于认识程度和对相关专业知识的不了解，导致档案管理工作不到位，林业档案管理存在明显的疏漏，出现随意借阅、借调、查阅，对档案损坏、销毁、涂抹、更改、丢失等问题，特别是对重要档案的保密性没有严格的把关程序，档案相对的完整性和安全性不能保证。对借出不还、没有登记无从查证，没有限定档案归还期限以及没有相关责任制度的制约等问题一直存在。

　　1.3工作开展不全面，保护效果较差

　　部分工作人员对档案管理的认识仅停留在保存的层面上，而忽视了档案利用的作用，在保存中还存在没有条理，没有目录与分类，对保存档案的内容、数量没有准确的统计，导致调阅较为困难，很难将档案彻底归入仓库。同时在档案保护的工作上，忽视了档案的安全，并没有根据档案的材质进行定期的保护、修缮，对于文字记录特别是纸质版由于保存时间较长，已经损毁无法使用，光盘、影像也因没有及时备份而失去宝贵的资料，同时由于资金受限，更使档案保护工作难以开展。

　　2.林业档案综合管理的建议

　　2.1加强人员培养，提高业务素质

　　针对林业档案管理水平较低，认识程度不够的问题，相关部门应该加强对全职或兼职的档案工作者进行组织培养，定期培训学习，提高档案专业业务素质，掌握林业法律法规和政策、熟悉森林资源管理技术和林业档案管理等特点。同时还要求全面开展全员树立正确的档案认识思想活动，只有这样才能够将各个林业部门的资料主动地、积极的上交归档，形成全员参与档案管理的良好氛围。

　　2.2规范化管理，健全相关制度

　　档案管理应根据林业的发展现状和目标制定自行的总体规划和目标，促使档案管理工作逐渐完善。还要建立检察监督、绩效考核机制，明确档案管理工作人的权责，档案人员应定期对档案进行日常检查，确保档案盒与档案内部的内容、名称一致，同时还要核对案卷封皮填写的内容与案卷数是否正确，对发现问题的应及时汇报并解决。针对需要保密的档案建立保密安全机制，严格负责档案行政执法目标责任制。认真执行有关档案工作的方针政策和法律法规，制订档案工作计划、管理制度、业务标准和技术规范，确保档案的收集和整理工作，定期对林业项目档案进行检查和竣工验收。同时还要求建立健全各项制度如档案归档制度、档案借调阅查制度、档案保存与销毁制度等，并编制档案保管期限表，对每日档案的流动进行登记，严格办理移交手续，编制归档目录，根据目录的记录标题一一进行检查、登记、签名，确保归档工作及时、有效、齐全、完整、规范的完成；在调阅、借阅、查阅档案的过程中应根据相关制度规定，明确各局、各部门借阅、查阅档案的流程与权限，对借阅时间应明确规定，并填写借阅、查阅案卷明细单。要求资源林政档案应不离开档案室，如果需要调出借阅需由档案管理员复印后交与查阅者。其他档案的借阅应经相关工作人员审核批准后办理手续，要求在限期内归还，到期未还需按规定办理续借手续；如外单位或个人借阅，需经主管领导签字批准后方可到档案室借调档案。如果对档案有损毁、丢失或逾期不还的还应有相关的制度进行处罚。

　　2.3完善档案工作，加大保护力度

　　档案管理应根据不同内容进行分门别类，包括林地管理、森林采伐限额管理、林政案件管理、森林资源年报管理、林权证管理和综合类管理、永久管理等，并根据内容的不同分别设定保管期限如临时征占用林地的请求、批复，按规定保管期限为30年；对采伐木材运输指标的请示、批复，按规定保管期限为10年；对森林资源一类、二类调查，监测规定、技术规程，技术方案的审批，资源统计和调查成果，按规定保管期限为永久等。档案除了保存外最大的作用是查阅，所有的工作应围绕着充分发挥档案作用进行延伸，因此快捷、方便的调阅档案成为完善档案工作的又一大重点。工作人员应利用检索工具编制总目录、全宗指南、案卷目录、卷内目录、分类目录、专题目录、文号目录以及档案工具等各种检索工具；编制制案卷目录、全引目录、索引、库房档案存放示意图等，为档案的查阅提供方便，并按照不同的内容清晰的分类。还应根据不同的档案材质进行保护，如文书档案、科技档案、基建档案、声像档案、荣誉和实物档案、会计档案、电子档案等，要注意防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠等“八防”要求，注意环境的调节使档案可以保存时间更长。对档案进行数字化处理，定期备份档案电子目录、电子文件和影像文件，促进档案管理信息化，对超过保管期限的档案进行价值鉴定，经鉴定后对确无保存利用价值的档案进行登记造册，经局相关领导审查批准后销毁。通过各环节的完善，做好档案的收集、积累、整理、保管、鉴定、统计、销毁等全面工作。 [科]

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