新升格高职院校档案安全风险的应对措施

2011年山东省泰安卫生学校升格为泰山护理职业学院，成为一所公办全日制普通高等专科学校，院校学生数量和教职工规模大幅增长，传统的学校档案管理模式在新形势下日益暴露出其内在的弊端，对学校档案安全工作形成巨大的挑战。如何防范与应对新升格高职院校的档案安全出现的新问题、新情况，成为新升格高职院校档案安全工作的重中之重。为此，新升格高职院校应及时建立档案安全风险评估指标体系与评估机制，分析档案部门在安全工作的各个阶段与各个环节中所存在的潜在风险与隐患，及时采取防范与应对措施，这不仅有利于档案安全体系建设的科学、规范、健康发展，而且也能为各项档案基础业务建设提供有力保障。

　　一、构建档案安全风险评估指标体系

　　档案安全评估是对档案实体和档案信息资源所面临的威胁及其可能造成的影响的评估。确定档案安全风险评估指标体系是档案安全风险评估的首要任务，也是建立和推行档案安全管理工作的重要依据。本文将从档案安全日常管理、安全基础

　　设施、安全防护设施、档案信息安全四个方面构建高职院校档案安全风险评估指标体系[1]。

　　1、档案安全日常管理的健全性

　　档案安全日常管理主要包括基本规章制度的建立、组织机构的设置、事故处理预案的设置等方面。档案安全基本规章制度是档案安全管理工作的首要任务，其健全性事关档案安全管理的全局。一般健全的档案安全规章制度包括档案安全保密制度、档案库房管理规定、档案评估制度、档案出入库登记交接制度、设备定期检查管理制度、移动存储介质保密管理制度、涉密信息内容范围规定、档案安全事故报告制度、日常安全巡查制度、电子文件（档案）管理制度等。档案安全规章制度的不健全会使档案的接收、整理、移交、保管、利用等各个工作

　　图1 新升格高职院校档案安全风险评价指标体系

　　环节存在潜在的安全隐患，健全档案安全规章制度、设置合理的组织结构是及时发现与排除安全隐患的重要途径。因此，将基本规章制度的健全性、组织机构的设置、事故处理预案的可操作性等日常管理指标纳入档案安全风险评估指标体系是非常必要的。

　　2、档案安全基础设施是否符合标准

　　档案安全基础设施是档案安全的基本保障，事关档案事业的可持续发展。档案管的建筑设计、防火、防雷、抗震的设计、供电系统与消防系统等都应符合相关的标准与规范要求，档案馆建设应符合《档案馆建筑标准》、《档案馆建筑设计规范》等有关标准要求，处于沿海地区、地震带等特殊地理位置和区域的档案馆的防火抗震设计应按照《建筑物防雷设计规范》、《档案馆建筑设计规范》等要求确定不同的防范等级，防雷设计按照《建筑物防雷设计规范》的要求确定不同等级。《档案馆建设设计规范》对档案室的供电系统与消防系统也进行了明确规定，有可操作性的指标，便于对档案安全基础设施进行有效的安全风险评估。

　　3、档案安全防护设施的合理性

　　档案安全防护设施是档案的“安全防护网”，是确保档案安全不可或缺的因素。安全防护设施一般包括视频监控系统的配备、入侵报警系统的配备、出入口控制系统的完善、温湿度与控制质量符合标准、重要场所的安全防护等。安全防护设施不当将对档案直接构成破坏性威胁与损失，因此，安全防护设施是否符合标准要求是评价档案安全的重要指标。

　　4、档案信息安全是否符合要求

　　档案信息安全主要是档案信息化建设中涉密计算机与网络系统的安全性，以及档案信息内容的安全，此外还考虑了信

　　息安全的预警机制是否完善。

　　根据以上四个方面的内容，本文构建了新升格高职院校档案信息安全风险评价指标体系（图1）。

　　二、档案安全风险评价

　　对新升格高职院校档案安全风险的评估采用多因素分层模糊综合评价方法。模糊综合评价方法是一种建立在模糊数学基础上的定量评价方法，它利用模糊集合论概念与最大隶属度原则，对受多种因素制约的对象作出综合评价，这种评价方法适用于受诸多因素影响的档案安全风险评估[2]。本部分基于档案安全风险评价指标体系，以泰山护理职业学院为例，利用模糊综合评价方法对新升格高职院校的档案安全风险进行评价。

　　1、设立模糊评判矩阵

　　综合评价矩阵对应的评价因素分别为档案安全日常管理、档案安全基础设施、档案安全防护设施、档案信息安全，按照最大隶属原则，档案安全日常管理所对应的评价等级为较低，档案安全基础设施所对应的评价等级为很低，档案安全防护设施所对应的评价等级为较低，档案信息安全所对应的评价等级为很低。

　　2、综合评价

　　根据一级指标权重及综合评价决策矩阵P的值进行模糊变换的合成运算，得出高职院校档案安全风险评价结果为：

　　P=[0.2068，0.3489，0.2563，0.1291，0.0401，0.0174，0.0014]

　　由B值可知评语为相当低，很低，较低，较高，高，很高，相当高的可能性分别为0.2068，0.3489，0.2563，0.1291，0.04，0，0174，0.0014，按照最大隶属原则，隶属度最大值为0.3489，对应评语为很低。这表明泰山护理职业学院档案安全风险评价等级属于低级，该系统的整体安全水平较低，与国家对档案安全的要求相差甚远。

　　三、新升格高职院校档案安全管理工作存在的问题

　从对泰山护理职业学院档案安全风险评价结果来看，新升格高职院校的档案安全管理存在诸多的问题，档案安全存在潜在的风险。主要表现在：

　　1、院校对档案安全管理工作重视程度较低

　　新升格高职院校受传统管理观念的影响，对档案安全管理的重视程度不够，安全意识淡薄，档案安全管理制度、安全防范设施等仍沿用传统的规章制度，难以适应学生与教师规模扩张对档案安全管理的新要求。同时也使得学校档案安全存在较大的安全隐患。

　　2、档案管理人员业务素质较低

　　档案管理人员业务素质较低，档案专业人力缺乏，尤其缺乏具备计算机网络技术的人才，使得档案管理方式与管理手段较为落后，档案信息化建设水平较低。这也导致在网络环境下档案安全潜在风险增加，网络病毒、网络不安全因素对电子档案的潜在威胁增加。

　　3、档案安全管理资金不足

　　新升格高职院校对学校档案安全管理工作的不重视，也使得档案安 全管理资金不到位，档案安全基础设施较为落后，从而难以有效应对火灾、水灾、震灾、害虫、霉菌、灰尘、紫外线、有毒有害气体等自然因素的影响。

　　四、高职院校档案安全保障体系建设

　　1、更新安全理念，强化档案安全保障意识

　　高职院校应树立档案安全即为学校生命线的理念，将档案安全工作放在学校档案管理工作的首位，完善档案安全管理规章制度，提升管理层次[3]。加强对档案管理人员的安全教育和培训，提高工作人员及全校师生的档案安全意识与技能。落实档案安全责任制，制定相应的奖惩制度，确保各项规章制度的有效运行。

　　2、提供充分的经费保障

　　在学校财政许可的限度下，应设置学校档案安全保障建设资金，积极主动通过多种渠道与方法，将档案安全保障体系建设列入院校正常的资金预算中。从而为档案安全基础设施建设、安全防范设施建设、档案信息化建设提供有力的资金保障，消除档案安全隐患与安全漏洞。

　　3、重视档案专业人才的选拔与培养

　　学校应尽可能地配备具有档案专业背景的档案业务人员与专业技术人员，提高档案安全保障水平，满足档案安全管理需求。对档案管理人员开展系统培训，并选派优秀人才到高校、政府部门学习，为学校储备一支既有档案管理专业知识，又有现代化网络技术知识的高素质档案管理队伍[4]。

　　参考文献：

　　[1] 方 昀，刘守恒.档案馆档案安全风险评估内容分析和评估指标研究[J].档案学研究.2011（6）：74-77.

　　[2] 陈雪刚，程杰任.多因素分层模糊综合风险评估方法的应用研究[J].计算机工程与应用.2012.48（30）：128-131.

　　[3] 彭远明.我国档案安全风险评价指标的建立与实现方式研究[J].档案学研究.2012（1）：72-75.

　　[4] 安 珊.档案安全风险评估指标体系建设[J].浙江档案.2012（5）：56-57.