信息时代档案管理的发展方向研究

摘　要：随着近年来信息技术的飞速发展，我们已经进入了信息时代这已经成为无可厚非的实事。在信息时代，人们的档案储存方式也发生了前所未有的变化，对档案管理的方式也提出了新的要求。本文以信息时代为档案管理提供的新条件以及档案管理出现的新特点为切入点，重点对信息时代档案管理的发展方向进行了一定的探讨。

关键词：信息时代；档案管理；发展方向
　　随着社会的不断发展，信息化时代已经来临，人们的生活和工作方式也发生了前所未有的变化。在信息化时代，档案管理也逐渐改变了传统的管理方式，无论在管理特点还是在发展要求和方向上都发生了深刻的变革。那么在信息化时代的影响下，档案管理到底发生了什么变化，出现了什么新的特点，在这些基础上，信息时代又对档案管理发展的方向产生了什么样的影响，档案管理到底会朝那个方向发展。这些问题都成为业内人士所关注的焦点。本文主要针对信息时代档案管理的发展方向进行一定的探讨，以期对相关工作以及研究人员提供些许帮助，同时起到抛砖引玉的作用，从而促进这一领域的研究和发展。
　　一、信息时代档案管理的新条件以及出现的新特点
　　在信息网络这一大环境中，档案的信息资源变得越来越丰富，人们通过网络对各种档案信息的检索也变得更加方便、快捷。无论是在信息资源的储存还是检索上，都可以使用更快更先进的途径和方法，从而一方面增加了档案信息内容的丰富程度和广度，另一方面又增强了档案所提供信息的完整程度以及准确性。此外，用户检索起来也更加方便和快捷，不再受到时间和空间的限制，同时还可以通过使用打印等方式轻松获得和查阅有关信息。
　　在信息时代，档案管理出现了一系列的新特点。首先是在档案信息的收录、编目、检索等方面都电子化，从而提高了档案的利用率。其次则是工作程序上的变化。使用电脑进行立卷程序，删除不具有保存价值的文件，对不同的文件注明不同的保管期限，同时也可以及时修改和补充新的档案信息。这样一来，由于使用计算机可以随时迅速地对单份文件进行各种主题的分类，并对文件的各种信息有详细表现，便有效节省了因为人工分类整理档案带来的人力物力。再次在档案的整理方面，一是省去了卷宗的整理任务，档号只需保留全宗号及文件号即可，另一方面就是在档案的分散性上更加灵活，因为使用电脑可以快速查找档案来源，从而便于档案的保管和使用。最后，在档案的保管上，由于电子档案的占用空间小，同时存储载体的信息容量又相当巨大，所以对于电子档案库存的管理就相对来说方便得多。
　　二、信息时代档案管理的发展方向及要求
　　在信息时代中，档案管理的各种发展的前提是观念上的转变，有一定的时代感，管理观念跟得上时代的变化和信息时代的发展进程。具体的发展方向以及在继续发展中提出的各种要求主要表现在以下几个方面：
　　（一）加强管理权限，增强保密措施
　　由于网络环境的匿名性以及许多信息的共享性，使网络下相关信息的保密成为许多人关注的一个焦点。尤其是档案信息丰富，涵盖了政治、经济、军事、科技等各种秘密，如本单位的档案资料就是属于国家秘密范畴，这些也都是需要保护的。因此就需要对用户的使用权限进行一定的措施进行保密，从而保证这些信息被合法、合理的使用。依次表现为：注册保密、受托权保密、目录保密以及属性保密。这些都可以对用户的使用权限进行一定的限制和规范，从而保证档案不会被滥用，保护各方面的利益，使信息环境下的档案可以健康发展。另外，档案管理者还需要针对使用者的使用权限进行一定的限制，使用网络限度功能，防止非法删改、复制或销毁等现象的出现，从而更有效地保护好档案资源，防止泄露秘密。
　　（二）整合档案资源，做到专业特色
　　与传统的档案获取方式不同，现在用户可以足不出户，使用电脑在各档案部门的公开网页查找自己所需信息。一方面以往大量繁重需要人工完成的工作如今只需要电脑自动完成，人力可以解脱出来进行技术钻研，为用户提供更多、更好的档案信息服务；另一方面，在信息环境下，如果各档案部门的信息重复，只讲求丰富，没有自己的特色，那么就会造成档案信息重复，不仅不利于用户查询自己所需要的资源和信息，还会造成资源浪费，同时档案信息也很难做深、做细。所以，各档案部门要形成自己的档案信息资源特色，建立起独具特点的网络档案信息资源，这样才做到节省资源优化资源，将本档案部门的信息资源结构整合得更加合理，相关特色信息也更加完善和深入，从而更受用户的喜爱和青睐。
　　（三）大力推进技术创新
　　在信息时代，档案管理一定要跟上时代的进程，完成向信息化的跨越。首先需要档案管理系统跟上其他计算机系统的升级和功能发展速度。其次就是要求将纸质档案信息向数字化的转变过程作为一项重要任务来完成，这样才能使档案馆获得长足的发展。另外还需要充分利用互联的各种功能，选择合适的工具和方式，对网络资源进行一定的加工和整理，开发相关主题，从而更加有利于相关信息的储存和使用。如作者所在的佛山市三水区国土信息中心，就是通过聘请有资质的科技有限公司，对本中心的档案信息网络进行技术改进和升级，以进一步优化和整合国土档案资源，以最快捷、最便民的信息网络服务群众。
　　（四）构建档案管理的网络安全环境
　　众所周知，使用电脑保存档案材料的一个突出隐患就是网络技术升级或遭受黑客攻击的时候，有可能造成档案材料的流失和缺失。这对保护各种包含国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案材料带来了极大的安全隐患。为了减轻安全风险，建议各档案部门必须做好预防措施，制订出现各种安全隐患的应急方案，构建本单位的档案管理的网络安全环境。作者所在单位也充分考虑这方面的因素，对全部录入电脑的档案材料进行电子刻录和书面留档案的双重备份，以应对影响网络安全的应急事件发生。
　　综上所述，信息时代不仅为档案管理提供了新条件和新的发展契机，同时加速了档案管理在新环境下的发展和改进，从而为档案管理的发展提出了新的方向。
参考文献：
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[3]朱秀宇．浅析创新思考对现代档案管理的重要意义[J]．黑龙江科技信息，2009（20）． 本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/jingjilunwen/xxcyjj/184191.html