医药集团信息化建设思考

摘　要：本文作为课题【长株潭3+5城市群建设研究】（湘财企指[2008]116号文 编号07YBB264）的研究成果之一，以湖南省某医药集团为代表着重分析了医药经营领域的信息化建设，总结出信息化水平低下是缘于缺乏良好基础，造成建设流于形式。本文探讨借助ERP系统的强大功能来优化医药供应链，从而拉动信息化建设，以信息化建设促进供应链管理，最终形成良性循环，期望能够给医药行业研究提供些许参考。

关键词：信息化建设 医药供应链管理 企业资源计划
1. 企业概况
　　湘某医药集团（下称集团）是02年3月成立的股份制企业，注册资本4200万，批零兼营各类药品及器械，与国内300多家工商企业、200多家大中型医疗机构保持着合作。在长沙麓谷高新区建有GSP标准仓库一座，使用面积达18000m2，设施设备完善。03年5月集团成立配送中心，协调了各部门、各分公司、各药房及质控部的关系，03年8月在药房基础上筹建连锁药店，04年4月通过了医药GSP认证。
2. 集团信息化现状
2.1"硬件"状况
2.1.1 计算机拥有量 先后添置近百台PC，型号不一且部分设备老旧。
2.1.2服务器 总公司、各分公司都采用客－服模式，总公司为例有组装服务器一台，配置为P4 3.0G、1024M DDR、160G HDD、未做磁盘阵列，手工备份，主要用于进销存数据库存储，安全级别不高。
2.1.3 局域网 通过网卡、双绞线和交换机互连构建简单局域网，各公司间未有效连接。
2.1.4 互联网 开通了ADSL宽带，工作站共享带宽接入互联网。
2.1.5 应用系统 以**进销存系统和**财务系统为主，**进销存系统负责集团批发业务的进销存管理；**财务系统负责集团批发业务的财务管理。
2.1.6 网站建设 04年开通网站，主要用于发布信息、客户联系等，电子商务功能未采用。
2.2 “软件"状况
2.2.1 机构和人才 未组建专门机构，在行政部下设专人维护。
2.2.2 系统兼容性 系统大都功能单一、兼容性差，“孤岛”现象严重。
2.2.3 投入 后期投入不足，偏维护。
2.2.4 电子商务 专人负责医药电子招标采购，每周更新品规并接受网络订单；另集团与海虹医药电子交易网有稳定关系。
2.2.5 仓储配送 手工程度高，与现代物流的立体化、机械电子化相距甚远。
　　可见集团信息化建设尚处于初级阶段，整个系统市场交易功能完善，业务控制与协调功能不足，决策支持与战略规划功能缺失。各部分建设基于局部，缺乏整体性，更不具前瞻性；加上系统间不能互通，数据库不能共享，达不到规范运行流程、提升管理水平的作用，从而背离了建设的初衷，造成极大浪费。
3. 集团信息化建设滞后剖析
　　水平是事物发展的反映，而事物的发展又取决于多因素。集团信息化建设历时不短，但基础薄弱，加之缺乏指导，也未深入研究，造成目前水平低下。
3.1 领导层的医药供应链意识不强
　　多年的市场演变，医药行业已进入微利时代，竞争也演变成供应链间的竞争，而医药供应链管理的核心是依托信息技术、ERP系统整合资源，建立战略合作关系，实现流程衔接、信息互换和管理同步，达到风险共担、利益共享的目的，认识的欠缺导致建设的自我封闭。领导层作为决策者，对业务的定位关系到集团存亡。供应链趋势下当凭借链中优势及自身特色拓展业务，然而从近年集团销售收入的先升后降可以得知，数年前单纯对传统业务的定位并没取得较大进展，相反由于外部竞争激烈、内部利益冲突和管理成本过高而产生倒退，也就决定后期投入没着落。
3.2 信息化素质低下
　　员工对信息化建设大多抱消极服从的态度，群众基础的薄弱并没促成相关培训。虽每年花在培训上的费用不少，但集中在医药方面，认知的不足加上培训的缺位造成建设裹足不前。另外集团运营从主业出发，认为懂药就会懂经营，就能搞好经营，不注重物流、信息人才的挖掘，更谈不上综合人才选拔，信息化建设成为辅助也就是必然。
3.3 系统开发商选择缺乏前瞻性
　　信息化建设涉及多方面，但最终通过软件系统体现。集团在03年对主要系统开发商（某软件公司）的选择缺乏前瞻，该软件公司是一家小型公司，凭借对医药行业的熟悉进入市场，后因竞争激烈加上缺乏特色而保守经营。试问这样的公司又怎能提供强劲的后援？又怎能从客户的角度提供战略一体化解决方案？今日看来该系统关注更多的是GSP达标时所需的功能，具备一定的扩展能力，但缺乏兼容性。医药流通向供应链管理发展的今天，从局部出发的进销存系统满足不了企业需求，只有开放兼容的系统才能适应潮流。
　　近年来集团几届领导始终强调自我发展，不注重发展与链上节点企业的联盟关系，自然就不会完成从批发商到代理商和配送商的角色转变，更摆脱不了本位思想和传统的供销配运模式。基于这样的认识，集团在进销存加财务系统的市场交易运作模式中找到了心理平衡。
4. 集团发展信息化的途径
　　要改变现状，本人认为必须认清医药物流发展的趋势，重新认识供应链管理的价值，优化管理来提升现有业务；在此基础上建立有价值潜质的供应链，赋予信息化建设新的内涵。比方说从第三方物流的角度出发联大靠强，充分利用集团拥有大型标准仓库、省内完备的配送网络等优点寻求成为某特大型医药集团（最好在湖南有一定的业务基础）在省内的配送中心，业务辐射全省；在业务上与该特大型集团不产生竞争，又拓展了自身业务，还发挥了各自的优势。信息化建设方面，构筑全新的ERP管理系统，利用信息手段实现分布信息集成，实现数据库共享。
4.1 对领导层的建议
　　集团领导层应调整原有观点，树立信息化管理的理念，从加强管理，促进降费增效着手，加强与链上节点的协同，从整体高度加强建设，通过完善的信息功能促进医药物流的供应链管理，形成良性循环。鉴于目前医药行业信息化建设的标准不一、行业标准建设滞后的事实，制订集团内部的信息化标准势在必行，具体可参照链上核心企业标准，结合自身作合理化修改。
　　信息归口是信息化管理的基础，应尽快成立信息管理部门，管理工作涵盖了信息标准化、GSP质量监控、物流设计与改进、供应链管理等，不仅涉及系统的稳定安全，还涉及上下游间商流、物流、信息流以及资金流的顺畅。
4.2 对集团员工的建议
　　考虑到员工在信息方面素质偏低，可采取专题讲座、授课等方式加大培训力度，培养素质，增强应用能力；另外可组织会谈交流各自学习经验，分析存在差距的原因少走弯路，在集团内部

推广成功的学习经验；还可定期组织员工到成功的同行企业学习，寻找差距和追赶方法。
4.3 对ERP系统设计的建议
4.3.1 功能集成
　　整个系统分为财务管理、物流管理、人力资源管理、供应链管理、客户关系管理、信息管理和电子商务等模块，覆盖了完整的供销过程。通过共享数据库，可以让集团随时了解动态库存，并采取相应的应对措施。系统配合供应链管理，集成商流、物流、资金流和信息流，可以为集团节约财力、物力、人力，达到降低管理成本的目的。另系统应设计业务应用程序接口，接口是标准化的、开放性的，便于集成第三方软件系统。
4.3.2 可扩充性与可维护性
　　系统应采用开放性结构，具备二次开发能力，能适应需求的快速变化。在设计过程中就做到数据与程序分离，如采用模块化结构以减少模块间的耦合，提高模块的独立性、可装卸性。需求发生变化时，可对系统作功能、性能或结构上的调整，保证系统具有较长的生命力。
4.3.3 融合供应链管理
　　通过Internet将分布在不同地区的若干供应链节点连接，进行远程链内信息发布和业务数据传输，比如配送中心能随时查看上游核心企业经营品种的库存和销售等情况，以便对库存进行调整；下游节点也可接入配送中心，了解经营品种的流向；通过授权，下游节点还可及时查看配送中心的品种结构(品规产地价格等)和库存，直接在自己的办公地点进行网络采购、电话采购或传真采购；同时配送中心也能随时查看下游企业所采购产品的销售情况，以便及时了解市场动态补充库存。通过ERP系统能够帮助链上节点企业结成战略合作伙伴关系，共担风险、共享利润。
4.3.4 体现GSP管理思想
　　药品是一个特殊的行业，根据《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》（GSP）的规定应该建立健全质量规范的药品经营质量管理体系和质量信息反馈网络，保证药品经营质量，保障人民用药安全。那么在设计药品质量预警机制和质量审核的业务流程中，应该把GSP嵌入到系统的每一个流程并通过GSP/ERP系统反映出来。例如实施药品的效期管理，优化库存量的控制，在采购、销售、存储全过程通过生产批号、保质期等项目来管理存货的收发存。
5. 结语
　　回顾集团这几年的发展，符合经济规律的供应链并未真正建立，原因就在于对医药行业的发展趋势把握不准，造成了信息化建设成了“鸡肋”一块。在医药流通体制改革的大背景下，集团应沿着文中所述思路改进信息建设，相信能优化行业供应链，开创经营新局面。

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