计算机办公系统存在的问题和解决办法分析

摘　要：摘要：在对当前计算机办公系统应用过程中存在的主要问题进行论述的基础上，分析了导致问题存在的原因，针对这些问题提出了合理的解决办法。给提高办公系统的使用效率方面起到一定的积极作用。

关键词：关键词：计算机办公系统；信息安全；工作效率

中图分类号：TP393     文献标识码：A    文章编号：
0、引言
　 办公自动化系统是一个包含了计算机科学、通讯与信息科学、行为科学、系统工程学以及管理科学等多门学科在内的管理体系。它将他们组合在用气形成了一个能够对办公工作进行整体支持的组织结构与系统。本文就当前办公系统应用过程中存在的主要问题进行论述，并提出针对性的解决策略。
1．计算机办公系统存在的主要问题
1.1办公人员的工作观念亟待转变
　 由于人们长久以来已经习惯了通过手工方式来进行工作及文案处理，而且在工作的过程中形成了一整套既定的工作程序与流程。这时如果对办公系统加以改进，必将对他们既已形成的工作方式与习惯加以改变，容易使得一些办公人员产生抵触情绪。这种对既有的办公方式的依赖问题，以及对网络操作与信息传递方式的不信赖和不接受成为了阻碍办公系统 推行的障碍。这时，需要从理念和管理观念方面着手，对办公人员的工作观念予以改变。
1.2 办公人员的计算机水平极大提高
　 随着办公自动化系统的应用与推广，办公人员的素质要求成为了办公系统推广应用的一个关键因素。尤其是对于一些行政管理人员以及知识结构与业务素质要求较高的办公业务，计算机办公自动化系统给他们提出了更高的业务要求。如果办公系人员一味的去熟悉与适应办公自动化系统的功能，而不能对自己的知识结构进行更新，不能及时的使用先进的通信工具与管理方式，必将难以适应信息时代对当代办公人员的要求，使得计算机自动办公系统成为装饰。
　 尤其是当前部分办公系统缺乏对应的专业技术与处理队伍，除了日常的正常使用之外，不能对办公自动化系统进行专业的维护、设计以及升级。这给人才储备、故障排除等日常使用需要带来了难度，更加谈不上对系统进行新功能的开发。
1.3 应用软件功能针对性亟待加强
　 当前，针对各个公司或者单位的具体特点所设计的办公自动化系统和应用软件并不多，很多单位为了使用办公自动化系统而通过削足适履的方式进行自动系统的使用。这时，就造成了办公人员对系统满意程度不高的问题，在一定程度上增加了系统的推广与应用难度。尤其是各个单位针对自身的具体需要进行应用软件的自主开发能力有限，通常难以针对自己的具体需要来开发一些功能性和针对性都强的软件。这也是导致人们对办公自动化软件满意程度不高的另外一个原因。因此，在计算机办公自动化软件的推广使用过程中，可以针对这方面的不足加以弥补，以提高计算机办公自动化系统的整体功能水平。
1.4 系统的信息安全问题
　 出于信息通信及联络方面的需求，自动办公系统除了需要在单位内部进行信息交流之外，还需要与外网进行信息交流。而联入Internet的过程中就容易对自动化系统构成较大的破坏，尤其是对办公自动化系统中存储的局域系统，对其破坏的概率不断增加。通常受到的威胁包括：伪造内网IP地址、非法登陆内网、窃取并修改系统内部存储信息、利用网际传输协议或者是系统漏洞实施网络攻击、非法获得超越管理权限对系统进行非法删改、在传输链路上非法截取信息以及进行物理破坏等。这些安全问题使得人们在享受自动化系统的高效率同时，也使他们承受了对应的信息安全风险。
　 尤其是针对一些信息保密要求严格的单位，在需要对部分数据进行保密时，通常需要对计算机办公自动化系统的安全性问题进行严格管理。但是，不论是从当前系统的设计理念还是从系统的使用者素质来看，对一些密级较高的单位而言，计算机办公自动化系统的安全性能还不足以满足人们的需求。
2．解决计算机办公自动化系统中存在问题的策略
2.1 做好办公自动化系统的整体开发工作
　 一个完整的计算机办公自动化系统应该包括：公文管理、会议管理、邮件服务、档案管理、人事管理日程安排以及公共信息管理等几个部分。当前，由于认识上的局限性，加之管理层存在着实用主义的问题，在办公自动化系统马上上马时菜通过突击或者是临阵磨枪的方式进行开发，这种方式不能从整体上对办公自动化系统进行完善。因此，在在系统开发的过程中应该通过积极主动的方式，保证各个功能模块得到均衡发展，确保系统的功能主体完整，体现出其基本功能。
2.2 做好计算机公自动化系统化人才培养工作
　 专业的计算机服务人员是保证信息系统得以正常使用和运行的保证。而办公自动化系统的建设离不开网络以及计算机知识的应用，尤其是在电子文件的整理、纸质文件的数字化、网络的利用等方面，都需要计算机知识以及办公体系知识的联合支持才能保证这些工作得以开展。而所有的工作都需要以有计算机专业技术人员的服务为基础。
　 对于即将或者是已经使用了计算机办公自动化系统的单位，应该对使用者进行针对性的培训。因为办公自动化系统的建设工作不是单位安排的计算机服务人员的工作，能力再强也是会受到限制的。所以，普通的系统用户也应该通过掌握基本的办公自动化系统基础知识以及对应的系统应用技能来给自动化系统的建设工作提供一己之力。这时，单位可以通过培训的方式来提高普通用基本户对办公自动化系统的整体认识，提高他们的操作技能的同时还能够增强他们的使用素质。
2.3 完善信息安全保护制度体系
(1) 保证信息的安全与完整
　 对于重要的数据及文件，应该及时的进行备份，尤其是对于一些在工作时段以外产生的数据要进行备份同时，应该对系统安全日志以及程序日志进行详细的记录，确保所有的访问者都记录在案。要有详细的系统安全日志和程序日志，记录所有访问系统的用户进行备案。同时做好数据库的预写与保护功能，一旦系统出现故障，可以及时的进行恢复。
(2) 做好系统的日常维护与安全防护工作
　 及时的对防火墙以及杀毒软件进行升级，保证系统中存储的信息不会在传输以及使用的过程中被非法窃听与篡改。同时，还应该保证发送方与接收方的数据一致，这可以采用将安全系统嵌入到网络层的方式，通过数据加密的方式得以实现。
2.4 制定系统的安全制度解决策略
　 保证系统的整体安全是计算机办公自动化系统管理工作中不容回避的一个重大 问题。在保证系统的安全过程中，可以从这样两个方面着手予以解决：其一，系统的功能安全问题。这方面的安全控制与管理工作主要体现在保证系统用户操作界面的功能模块安全方面，包括用户的身份认证、权限的管理等问题。这方面需要采用对应的信息加密算法以及数字签名等方式来提高信息与使用权限的安全性，避免出现非授权用户访问系统以及超越权限使用系统的问题出现；其二，数据库的安全管理问题。数据库是整个计算机自动化办公系统的核心，是系统中的信息库。在安全管理方面可以采用建立分布式数据库的方式来对整个系统的信息安全进行管理，通过分布备份的方式来保证信息的安全。
结语：
　 本文针对计算机办公系统使用中存在的问题，从系统维护、系统使用以及系统信息安全等几个层面提出了解决这些问题的方法，给办公自动化系统的推广起到了一定的促进作用。
参考文献：
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