企业档案管理社会化问题浅谈

　　中图分类号：D255.1 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）07-0021-01

　　档案作为一种信息资源，科学化、规范化的档案管理，是一个企业的最基础的工作内容。然而，随着社会经济的快速发展，档案管理社会化不断受到各行各业的追捧，最显著地就是企业将企业的各项档案业务进行外包。属于国营的和平林场其档案资料不仅包括其林场工作人员的人事档案资料，最重要的是在林场管理过程中付诸实施的规划、设计、总结、图表、声像等档案资料，这部分资料无疑是我国整个林场管理工作的一笔财富。因此，如何做好企业档案管理外包工作变得尤为慎重和重要。

　　一、企业档案管理社会化的好处

　　1.大大提高企业档案管理的质量

　　公主岭市的和平林场属于国营企业，其档案工作相比一般企业而言，本就比较复杂。因国家对国营企业档案管理工作的不断重视，但只是对于一些重要企业专门聘用了专业的档案管理人才，并设立了专门档案管理的岗位。但和平林场毕竟只是一个小小的林场，他的档案管理工作仅仅只是划分到了行政部门，再加上领导对档案管理工作的不够重视，林场专业的档案管理人才又相对的缺少，其林场的档案管理工作的效率和质量并不是很高。如果将林场档案的数字化加工和综合档案管理系统的设计和制作方面外包出去，相信可以大大的为林场的档案管理工作人员减轻档案管理工作负担。

　　2.可以节约更多的成本

　　相比企业自己组建一个档案管理部门，再配备相关的档案管理专业人才，这部分的代价是相当庞大的，而部分档案管理业务外包无疑是现代企业最明智的选择。业务外包是近几年来世界各国的企业普遍使用的一种新型的管理方式，对企业的档案管理产生了巨大的影响。它可以利用企业外部最优秀的专业化资源，从而以最小的成本换取更多的价值空间。在企业将某些档案管理业务外包之后，企业可以完全不用设立新的部门，可以将更多的经费发挥到企业的一些技术方面的开发工作中去，可充分的利用有效的资源，舒缓资金压力。

　　3.专业的档案管理服务能够使企业将视线转移到其他领域

　　一个企业的档案管理部分机械类工作业务进行外包，不仅可以大大提高企业档案管理工作的质量，降低成本，还能使企业更多的关注于自己的核心业务。如对技术档案的管理，又或者对林场重点工程项目的档案的建设工作，或是对林场各类技术档案的记录、检查、监督，经过系统的整理这些档案资料后，能够更有价值的服务于我们生产建设及生产管理，毕竟这些工作的结果都关系到我们子孙后代的幸福。

　　4.有利于形成档案管理的社会化竞争

　　当大量的企业采用档案管理外包的管理模式，势必使档案管理的中介组织或者个人之间出现激烈的竞争，并且促使他们为了获取外包业务，不断的督促自己提高自己的服务水平和档案管理的能力和质量。档案行政管理部门可在适当时候，对其本地区的档案管理中介结构服务做出相应的测评，并对他们的档案管理工作进行相应的培训工作，指导档案管理服务机构实现科学的管理，使档案管理中介行业之间形成良性的竞争，促进档案管理行业效益的提高。

　　二、影响企业档案管理社会化发展的相关因素

　　1.企业档案管理社会化受到相关法律法规的约束

　　档案管理中介机构未来的发展方向必然是为存在档案业务管理需求的企业提供更多更专业的档案管理服务。但企业档案管理社会化也引起了我国和地方档案管理部门的重视，并出台了相应的档案管理的相关法律的条例。在2009年的档案法修正的讨论会上，明确讨论了是否在档案法中规定档案管理机构的资质认定办法，虽没有讨论出结果，但某些地方已经对档案中介组织的规范化管理作出了相关的要求。而今天，企业档案管理社会化以及与之相关的档案管理中介组织已经走上合法化的道路，由此也说明档案管理中介机构的各项工作必须在阳光下进行。

　　2.企业档案管理社会化的相关制度和管理办法有待完善

　　企业实行档案管理社会化，就意味着档案管理成为一个社会性开放的管理系统，并且融入不同机构组织和个人的共同行为，因此企业要大力加强档案管理责任制的建设。首先，企业领导必须高度重视企业档案管理外包，依法治档，促进企业强化档案管理机制；其次，在深入企业经营现状的基础上，选择适合自己的档案管理中介机构，认真修订不匹配的档案管理制度，并将档案工作的各类要求的具体实施步骤和方法纳入企业的管理制度中区，多方面的与受委托的档案管理机构进行良性沟通，确保所有的档案资料能够及时的、准确的、有效率的归档。

　　3.网路通信技术的发展给企业档案管理社会化提供了技术上的支持

　　随着科学技术的发展，以计算机技术和网络通信技术的信息管理模式也逐渐渗透到现代企业的档案管理工作中。信息化的档案管理可完全依托科技，大大降低人工成本，提高档案管理工作的效率，在外包服务中介面临与时俱进的科学技术更新的同时，档案管理工作人员也会对新技术进行迫切的学习。如关于档案管理数据库的知识，档案数字化技术，甚至还包括计算机知识，在网络通信技术给我们企业档案管理带来便利的同时，也会促使信息技术因企业的不同需求进行不断的创新。

　　小结

　　通过对企业档案管理社会化的分析，我们发现档案管理社会化不仅可以大大提高档案管理工作效率，节约成本，还能使企业将档案管理工作转移到企业核心的档案管理项目中去。无论是档案管理业务的完全外包还是部分外包，我们都应在国家的相关政策法律下执行，企业应不断的对其档案管理制度进行完善，相信随着科学技术的不断发展，档案管理社会化工作会越来越专业，越来越完善。

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