浅谈交通运输部门人事档案管理的信息化建设

　　一、交通运输部门人事档案管理的现状

　　人事档案涵盖了经历材料，学历证明，奖罚证明等众多重要资料，在管理过程中以安全保密为首要任务。交通运输部门人员组成复杂，对档案管理要做到分类准确，录入及时。领导了解职员最有效客观的途径就是查阅档案，根据记载叙述合理安排员工在适合的岗位工作，提高工作效率同时帮助员工实现自身价值。当今社会发展迅速，各部门管理方式都顺应市场经济需求做出转变，可人事档案管理工作还沿用旧体制观念，停滞原地没有创新。旧理念下的工作流程费时费力，工作效率又不明显，只注重保管安全，在查找分类过程都显得繁琐笨重。建设档案管理数字化信息化，对提升团队整体素质起着重要作用，实现这一建设没救必须在旧体制上进行改革创新。

　　二、人事档案信息化建设的优点分析

　　（一）档案信息化过程

　　通过扫描设备的拍摄将纸质的档案信息包括图片传输至计算机中，在对其进行处理，将模糊歪曲的档案文件纠偏处理，至理想效果。再对卷宗信息进行统一录库，完场后由工作人员进行校对，确保无漏扫跳扫及录入不准确问题后，将处理录入文件两个文件夹合成数据库，转换成PDF格式，完成后再次检查文件数目，确保无误后将数据挂入单位人事档案管理软件。需要进行查阅打印时无需再查找卷宗，只需在计算机上按年号名字输入搜索即可，方便快捷，个别需要调动的档案也可通过电脑直接传输。

　　（二）与办公自动化之间实现资源的共享。

　　先进技术的应用使办公桌更加简明，各类计划报表的堆放都由电脑存录代替。传统管理方式下档案查阅都需要工作人员自行传送，浪费时间效率也不高。资料信息化录入后，这一过程就简便了很多。利用交换机形成局域网络，将各办公室电脑相连，只需要运行相应编号就可查阅该计算机文件，高效的同时更不用担心由外网进入的病毒对数据损害。

　　（三）信息化能够实现档案的快速检索。

　　检索一直是档案共组中非常重要的一项工作内容，采用传统的工作方式时，当我们需要某一份档案时，必须依靠管理人员在卷宗上进行人工查找，这种工作方式不仅费力，而且效率也是偏低的。利用信息化技术，进行索引建设，能够快速精准的完成对档案的查找，不仅仅可以对某个特定的档案进行定位，而且能够对一类或是多类档案进行查找。只需要选择模糊或者精确的方式就能够查找到自己想要的档案，这种检索方式价值更高。

　　（四）减少二次信息添加的时间，提高工作效率

　　人事档案并不是收集以后就完全不变的，随着职工在工作岗位上的不同变化、不同的成绩，档案内容也会不断的增加，也就是二次信息的添加。传统模式下的二次信息添加与重新收集一次档案所耗费的工作时间几乎相同，工作效率低，不具有实效性。在实现信息化管理以后，管理者可以直接利用信息设备完成内容的添加，减少二次信息添加的时间，提高工作效率。

　　三、人事档案管理的信息化建设分析

　　（一）建立健全管理制度是信息化建设的基础

　　无规矩不成方圆，在档案管理的信息化建设工作上，这一原则同样适用。要保证各项工作的协调开展，首先必须有一个明确的、可依赖的、具有权威性的制度保障。规章制度，即是保证一项工作顺利开展的依据，同时在当前也被认为是评价一项工作质量的重要标准。交通运输部门也应当针对这项工作制定具体的规范制度，并将其严格的贯彻落实。制度的建立，总是与具体的工作相适应，具体到档案管理工作上，这些制度应该包括：《收集整理制度》，明确收集的范围和要求，确保档案内容及时、完整、真实，能够全面地反映一个人的情况；《安全保密制度》，保障人事档案的安全，延长档案的使用寿命；《调用转递制度》，明确调用的方式和方法，强调传递的流程和要求，以保证人事档案的安全性和真实性。

　　（二）重视专业人才队伍的培养建设

　　档案管理工作实现信息化发展，不仅需要具备专业的档案管理知识，而且需要掌握一定的科学操作技术。人事档案的重要性决定了这项工作的开展具有严肃性，并不是随意为之。工作流程、数据采集方法、软件的选择、安全维护等工作都必须按规定进行。如果工作人员仅仅具备档案管理的知识，而不具备信息操作能力和技术，那么信息化管理同样是难以实现的。要真正的实现信息化建设，部门内部必须重视专业人才的培养，培养具有档案管理知识与信息技术知识的复合型人才。并且，由于这项工作的特殊性，在选拔人才的过程中还必须重视作风、思想、态度等方面的鉴别，只有较高的思想素质与道德水平、责任意识才能确保这些员工掌握了专业技能以后是将其全心全意的用于其本职工作，不会出现泄露档案资料、个人信息的情况。

　　（三）加强信息系统的规划建设

　　人事档案的信息化建设并不是孤立的，要想其真正的发挥信息化建设的价值和作用，必须在部门内部形成一个有效的信息系统。信息化的实现，是多个不同的模块与不同的网络架构交互作用的结果，其中既要涉及到多媒体技术，数据库技术，还包括信息网络安全技术。信息化建设其实就是将这些技术与设备系统整合的过程，具体来看：一方面要建设好人事档案数据库系统，实现档案资料的信息化管理。利用计算机、扫描仪、照相机、录像机等现代设备和现代技术，将传统的档案资料实现数字化、电子化，将纸质档案资料包含的信息，输入到文字信息数据库；通过人事档案数据库系统的建立，及时收集、整理、归档个人各方面的最新信息，保证人事档案信息的时效性、真实性、准确性、全面性，实现人力资源的信息化管理。另一方面要加强管理系统的网络化的建设，实现档案材料的资源共享。利用网络技术创新人事档案工作的管理模式，通过统一的信息系统和标准规范的软件，搭建便捷、安全的网络平台，实现档案资料的资源共享，最大限度的提供优质高效的人事档案信息服务。

　　四、小结

　　信息化是提高档案管理工作效率的有效途径，不断的学习先进技术，应用在实际工作中，是每一从事人事资源档案管理人员的使命。形成完整的档案信息网络，提高整个党建的工作效率，使党建管理工作朝着科学化发展，才能更好地适应时代发展的需要。

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