试论人事档案管理存在的问题与对策

　　1.人事档案管理中存在的问题

　　1.1领导重视不够，人力物力投入不足

　　领导重视是做好档案工作的前提，领导支持是做好档案工作的基础。但是，目前不少单位的领导档案意识淡薄，没有从思想上真正认识到人事档案及其工作的重要性，因而没有把档案工作摆在应有的位置。这主要体现在：一是对人事档案的组织管理不力，单位无具体分管人事档案的领导，档案管理组织不健全，缺乏有效的制度，或有制度而缺乏监督与考核，管理形式无统一标准。二是对档案法规宣传不到位，不少单位领导对档案法规学习、重视不够，致使不少领导或职员档案法制观念不强，甚至形成了一定范围内的“盲点”，很多档案利用者对《档案法》知之甚少。三是人事档案队伍不稳定，档案人员变动频繁，档案工作的连续性、稳定性差。四是经费投入不足，人事档案专用库不能落实，办公条件不能适应工作需要。

　　1.2人事档案管理人员缺乏专业性

　　行政、事业单位受人员编制的束缚，一般由兼职人员管理人事档案。这些人员基本不是档案管理专业毕业，缺乏档案管理的基本专业知识，不清楚哪些人事材料该归档，哪些人事材料应该积极主动去收集。比如：不少事业单位的档案管理工作由人事部门的人员兼任，这本来有利于人事档案的收集。许多人事档案的形成都要经过人事部门，如职工履历表、职称评审材料、干部任免考核材料等。但由于档案人员对档案收集的意识淡薄，致使许多应该归入档案的材料没有及时归档，或者没有及时督促档案形成部门移交材料，造成职工档案材料的缺损或遗失。

　　1.3档案管理规章制度不健全或落实不到位

　　目前许多单位人事档案材料的审查、鉴别制度，人事档案材料补充制度，移交转递制度，查阅、借阅制度尚不健全，造成了人事档案管理中的一些漏洞。也有许多单位虽然建立了规章制度，却不按章办事。如人员调动时，档案不及时转递或将档案擅自交由本人自带；接收档案时不及时清查档案材料是否齐全，也不及时填写并邮寄回执；未收到回执不及时电话催要等，造成档案丢失及档案材料不全、不实等严重后果。

　　1.4档案设施配备落后，储存保管的条件较差

　　目前，许多行政事业或企业单位档案管理设施配备仍然比较落后，不利于档案材料的储存和保管。据调查，不少市、县机关事业单位的档案，就是库房兼办公室，很多阅览室没有与档案库房分设，给安全保密和档案管理带来隐患。多数档案室除配备几组档案柜外，其它设备寥寥无几，与档案库房技术管理规定的要求相差太远；有些市、县人事档案卷皮、袋仍使用塑料制品，腐蚀性大，加速了档案字迹褪变；一些单位还时常将复印件、圆珠笔书写等不耐久字迹的人事材料归档，给保护工作带来很大困难。

　　2.加强人事档案管理的对策

　　2.1加强宣传，强化各级领导和职员的档案意识

　　各级领导应认真贯彻中央的指示精神，认真学习、宣传档案管理的法律法规，增强档案管理意识，正确认识人事档案工作的特点、地位和作用，从人、财、物诸方面积极支持人事档案工作。从事人事档案工作的同志要采用有效措施，向有关部门领导和职员宣传档案法规和有关人事档案工作的方针、政策，介绍人事档案有关知识和人事档案工作的地位与作用，提高有关部门领导和职员对档案管理的认识。2.2进一步加强人事档案管理队伍建设档案管理队伍建设，包括思想道德建设、组织建设、专业知识学习、管理制度建设诸多方面。在确定人事档案管理人员时，要选择责任心强、业务素质好、热爱档案工作的同志担任。各级领导要从感情上、待遇上从优照顾档案管理人员。工作上既要放手，又要监督检查，既要注重实践，又要加强培训，以提高人事档案管理工作者的政策理论水平和业务技能，适应构建和谐社会环境下人事管理工作发展的新要求。

　　2.3建立定期检查监督机制

　　建立监察机制从宏观上检查档案管理情况，有利于提高人事档案管理的质量。人事档案既有文书档案、科技档案等门类档案的共性，又有其特殊性。人事档案由用人单位立档、补充、保管，档随人走，具有流动性和不断补充内容的特性。在上述过程中，要做到定期检查，完善监督机制，由组织、人事、劳动和档案行政管理部门联合组织，依据《档案法》严格执行。此外，还必须对人事档案进行微观管理，即对档案材料内容的真实性、合法性进行检查、监督。成立专门评估机构，履行严格审查手续，定期检测人事档案材料的真实性、合法性与实用性，保证人事档案工作健康、有序的发展。

　　2.4加强人事档案管理设施配置，实现信息统一管理

　　目前，随着电子技术的普及应用，为人事档案管理现代化提供了有力的技术支撑，也使作为信息主要载体的纸质开始让位于电子存盘。一个电子人事档案管理信息库的存量，将轻而易举地囊括一个市、县或一个系统、单位全部人事档案的基本信息和各类综合信息。不仅可以大量储存一般性人事档案信息，而且还可以将调配、任免、工资晋升等方面的动态管理，通过计算机网络来自动实现。人事档案利用者也可以很方便地通过计算机网络，对所要的人事档案信息进行查找和利用，实现资源共享。为此，应该按照国家有关规定，逐步改进人事档案保管场所、保管装具，配置必需的现代化办公设施。

　　3.结束语

　　综上所述，人事档案管理工作是人才信息的主要来源，同时也是开发人力资源的重要依据。所以，一定要正视人事档案管理工作中的问题，并展开深人地研究，积极贯彻并落实档案管理制度，实现管理流程的规范化，重视档案管理人才培养工作，全面推进档案管理信息化建设。

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