文书档案“件”与“卷”的利弊及对策

　　一、文书档案管理立卷的具体方法

　　目前，我国文书档案立卷的方式主要有两种，分别是以“卷”归档法和以“件”归档法。传统的档案管理方式是以“卷”归档，即根据档案的特征、性质进行分类，并拟写卷名、装订成册；以“件”归档是后期形成的档案管理方式，主要是将档案按照时间顺序排列，并按照单位、期限、年度、机构等标准分类，并装盒、盖章、编目录，不装订成册。虽然二者的整理程序存在很大的差别，但是它们都保持着相同的整理原则。近年来，随着办公自动化进程的不断推进，我国对传统以“卷”归档的档案管理方式进行了改革，形成以“件”归档的档案管理方法，并不断推广开来。但是，不能否认，这两种立卷方式各有利弊，如何扬长避短依然是档案管理工作者不断探究的问题。

　　二、文书档案“件”与“卷”的利弊

　　1、传统的以“卷”归档的利与弊

　　优点：首先，以“卷”归档可以将档案资料装订成册，不仅整齐美观，还可以便于保管，不易被查阅者随意抽取或者拆卷，因此有利于保证档案材料的完整性。其次，以“卷”归档便于人们进行查阅，查阅者可以根据查阅内容的性质进行查找，提高查准率；而且还可以查阅同类性质的问题，提高查全率，有利于全面地分析查阅的资料，提高对档案材料的理解程度。缺点：第一，以“卷”归档的工作量比较大，往往需要“化零为整”进行分类整理，工作效率比较低，而且容易出现纰漏，比如档案遗漏，错置等等。第二，缺乏安全性，由于档案装订成册，因此人们在查阅资料时可以整册翻阅，这样不利于档案信息的安全。第三，当发现同类的新档案材料时不方便增加，因此增加档案需要通过申请后再拆卷、装订，过程异常繁琐。第四，“杂卷”难以避免，由于档案管理人员对档案材料的理解存在歧义，因此在档案的归类方面往往产生争议造成档案无法归类。第五，卷名拟写困难，因为有时候档案材料不只是体现一个问题，因此有时候存在同一份档案材料往往会出现在不同的案卷里，当然，如何拟写卷名也就成了一项困难的工作。第六，以“卷”归档的程序异常复杂，需要专职的人员进行收集，并移送相关的档案部门，然后再进行编目、入库。

　　2、改革后以“件”归档的利与弊

　　优点：第一，以“件”归档的程序相对简单，将档案整理工作“化整为零”，即“随办随归”，档案人员将公文处理后可以随时装订、盖章进行归档，后期在对文件的编号进行调整。第二，以“件”归档加强了文件的保密性质，限制了查阅者的查阅范围，即指定查阅资料，不会泄露其他材料的内容。第三，便于增加新的档案材料，当发现有档案遗漏、错放的情况下便于对档案进行增减，使档案管理工作更加灵活。第四，以“件”归档的方式相对简单，便于整理，只需要根据时间顺序按照单位、机构、期限、季度等标准分类，避免了不必要的分歧。第五，便于查阅者对档案文件进行打印、扫描等，减少对原件在利用中产生的磨损，有利于保护档案材料的安全。第六，以“件”归档便于充分利用计算机一体化管理的功能，不仅档案存储量大，而且查阅方便，进一步提高了人们的工作效率与质量。缺点：首先，以“件”归档按照时间顺序排列，在一定程度上会使档案内容显得杂乱无章，当查阅者不记得档案材料具体时间的情况下就无从下手。其次，以“件”归档没有对档案材料装订成册，而是采取盒装等形式，这使得单份档案容易丢失、折损等，也不利于档案材料的保管。此外，由于同一份档案下发的时间有时存在差异，因此会导致同一份档案材料出现前后不连接情况，增加了档案查阅的难度。

　　三、完善文书档案立卷方法的具体措施

　　综上所述，不难发现，以“件”归档比以“卷”?w档方法有着更大的优势，因此，我们应该扬长避短，结合二者的优点不断完善档案管理方式，进一步提高我国档案管理水平。首先，我们应该正确认识以“件”归档方式，作为新生的档案管理方法不可能尽善尽美，因此，我们应该采取不断发展、创新、完善的态度积极对待。其次，我国应该顺应时代发展潮流，积极利用互联网信息技术，建立健全电子档案管理平台，实现档案管理的有效性。此外，不断完善我国在档案管理方面的政策制度，为档案管理事业的发展提供可据参考的规范。比如，针对档案出现的“超期滞后”等问题出台相关的条例，各个企事业单位也可以根据自身的情况不断的发展、创新档案管理方法。与此同时，我国应该重视档案管理工作，不断培养高素质的档案管理人才，从而不断地完善档案管理理论与模式。而我国的企事业单位也应该提高对档案管理工作的重视程度，建立健全档案管理工作人员的培训与考核体系，培养其高度的责任心和工作能力，有利于进一步提高档案管理水平，促进我国档案管理事业的健康长远发展。

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