刘蔚:浅谈档案管理信息化建设

　　如今，信息技术在各行各业的应用越来越广泛，档案管理工作也应该与时俱进，实现档案管理信息化是社会发展的必然趋势，它是以计算机技术为基础的现代化管理手段，给档案管理注入了新的血液，并在档案管理中发挥着重要的作用。中化地质矿山总局贵州地质勘查院作为国有事业单位，将信息技术引入档案管理工作，进一步提高工作水平，树立良好的社会形象。所以加快档案管理的信息化建设进程，具有重要的现实意义。

　　1 档案管理信息化建设的必要性

　　传统的档案管理在新形势下暴露出了较多的问题，已经影响了档案管理工作的发展，阻碍了其前进的脚步。首先对于一个单位来说，档案管理的内容多且繁杂，采用传统的档案管理模式，既耗费时间又耗费精力，还特别容易出错，严重影响了档案管理的效率。其次，档案基础设施不足，对档案的存储不利，在传统的档案管理中，纸质档案是主要的载体，时间一长，受潮、虫害等给档案管理造成了巨大的损失，严重者甚至出现了丢失档案的情况，档案的利用率较低。而档案管理信息化建设，不仅能够使以上问题得到妥善解决，还能够发挥更多的作用。

　　2 信息技术在档案管理中的优越性

　　与传统的档案管理相比，信息化档案管理优势明显。首先，对于信息量特别大的地质勘查院而言，不仅大幅度提升工作效率，而且档案信息的存储量更大，查阅也更加方便，能够很好的满足工作需求，同时，降低了成本，纸制品的消耗得以减少，人员编制得以精简，其次，把工作人员从繁重的工作中解脱出来，减轻了档案管理工作人员的劳动强度，以更高的热情投入到工作中去。另外，地质勘查院的档案管理工作涉及的范围比较广，既繁琐又复杂，利用信息化手段进行管理，可以使工作更加规范、更加严格。还有，实现了资源共享。网络为人们提供了一个开放的交流平台，借助发达的网络技术实现资源共享，利于工作的开展。

　　3 档案信息化建设面临的问题

　　1、管理方式落后

　　随着工作内容不断细化，档案的数量增长较快，传统的档案管理已经滞后，如果一味停留在老路上，不仅管理效率无从谈起，反而给管理部门增加了负担，不利于工作的开展，因此，急需改变这种现状，加快档案管理信息化建设，提高管理效率，使档案的价值实现最大化。

　　2、制度不完善，工作不规范

　　主要表现在职责不够明确，在工作中做事推诿，缺乏主动性，导致档案管理随意性大、比较盲目，使得很多有价值的资料收集、归档不及时，造成资源浪费，问题频频出现，另外，由于人为原因，使档案破损严重，丧失了档案资料的价值与功能，对单位来说损失不小。

　　3、意识淡薄，人员素质低

　　由于档案管理工作不能够直接产生经济效益，所以对档案工作重视程度不够，虽已有改观，但收效甚微，使档案的利用率较低，适应不了新形势的发展趋势，其次，缺少专业的管理人员也是档案现代化管理水平低的一个重要原因。往往从事档案管理的工作人员年龄比较大，接受新鲜事物慢，知识老化严重，对计算机技术掌握不熟练，工作态度也存在很大的问题，基本上是以此消磨时间，不能为档案管理的实际工作带来有益的帮助。

　　4 推进档案管理信息化建设的对策和建议

　　1、加大宣传力度，增强档案意识

　　档案管理工作不能够直接产生经济效益，虽然表面看起来是这样，但是深入的思考一下，会发现单位的其他工作或多或少的与档案资料挂钩，所以档案管理为其他工作提供便利，帮助其创造效益，对企业的工作具有明显的帮助作用，所以，要从思想上转变观念，从上至下都要高度重视，积极对待，充分认识到档案管理信息化的重要性，使档案管理工作取得实效，发挥出应有的作用。企业要通过多种形式加强宣传，让员工和领导逐渐接受信息化档案管理方式，提高大家的认识，为档案管理实现信息化、提高档案管理水平奠定坚实的思想基础。

　　2、深化档案改革，升级管理方式

　　档案资料种类丰富，将信息技术引入档案管理中，实现档案管理的信息化。信息存贮技术，成为档案信息化管理的基础，不仅提升了存储空间的涵盖量，使信息的存储更丰富，而且能够做到与快速检索的有机结合；在档案管理中应用多媒体技术，检索结果的准确性提高了，信息检索的流程简便了，减少了不必要的烦琐，大大提高了档案的利用率，同时打破了时间空间的限制，有效的实现了资源共享；条形码技术主要解决的是档案管理中出现的缺档、摆放错误等问题。其操作简便，信息查找的时间缩短了，也减轻了工作人员的劳动强度；汉字识别技术实现了文字的自动输入，既省力又快捷又高效，不但减少了重复工作，更加便于信息的存储和查找。档案的信息化管理是发展的必然趋势，给工作提供了极大的便利，使档案管理工作的效率大大提高

　　3、提升档案管理工作人员的整体素质

　　实施档案信息化建设，人才队伍的建设是问题的关键。档案管理人员业务水平的高低直接影响着档案管理现代化的发展，因此对档案管理人员提出了更高的要求，不仅要对档案专业知识熟悉，还要努力掌握计算机技术、网络技术等，这与档案管理信息化建设息息相关，这样才能适应新时期档案工作的要求。企业要挑选责任心强、能力强、做事严谨的员工从事档案管理工作。要不断对他们进行业务培训，加强学习，提高其业务能力，提高工作人员的整体素质，提高档案管理工作的效率和工作质量。另外，通过培训，使档案工作人员了解档案工作的需求形势，使档案管理工作适应形势发展的需要，促进档案资源的开发和利用。

　　4、健全档案管理制度，为档案管理现代化提供保障

　　目前档案管理工作制度不够健全，严重制约了档案管理工作的科学发展，所以应积极完善、健全档案管理制度，使档案管理更加规范、更加科学。结合单位的实际情况，制定奖惩制度等，调动工作的积极性，使?n案管理更加规范化、科学化，做到有章可循，有法可依，进一步提高档案的服务功能和利用率。

　　5 结语

　　档案信息化使档案载体、档案工作、档案利用等方面都发生了巨大改变，解决了传统档案的弊端，因此，提升档案管理的信息化就成为必然，使档案管理工作更好的推动企业的发展，发挥其高效、便捷的服务功能，在新形势下，采取积极有效的措施，加快档案管理信息化建设，使档案管理更加科学化、规范化，更好地适应新时代的发展。

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