关于如何提高科技档案管理的质量与利用分析

　　对于科技档案来说，一般情况下保存的形式有图表、文字材料、影像材料和计算材料等，这些材料主要是由专业的档案管理部门进行管理，而在管理过程中，档案管理的质量和利用是其中的关键内容，这不仅需要有完善的档案管理体系，同时也需要档案管理人员具有较为专业的管理知识，这样才能提升科技档案的整体质量，提高其利用效果。

　　一、科技档案的主要特征

　　科技档案与普通档案具有一定程度的差异，这种差异的存在决定了科技档案管理的差异，只有充分了解科技档案的特征，才能做好科技档案管理工作。科技档案的主要特征体现在如下几方面，首先，是专业性。专业性是科技档案最突出的特性之一，科技档案不同于别的档案，其专业性较强，代表的是某一专业所取得的一种突出成绩或研究成果的一种总结，在对其进行管理的各个环节，都需要建立在科技档案的专业性上，这些环节主要包括科技档案工作管理制度的确立、科技档案的整理和分类等；其次，科技档案具有成套性。在进行科研活动过程中，比如对一个课题进行研究、对一个工程项目进行施工或者是对某一地形进行勘探，这些都是一个独立的科技项目，这就要求科技档案必须完整，并且能够全面系统地反映出科研活动的整个操作环节，这样才能保证科技档案的归档工作顺利进行；最后，科技档案种类的多样性。科技档案的种类是根据科研活动的种类确定的，在目前科技发展过程中，人们生产水平得到了较大的提升，相应的科研活动也会增多，在这种情况下，科技档案的种类就具有多样化的特点，一般情况下，科技档案包括农业、气象、天文、地质、水文和测绘等方面，这些科研活动不仅具有较强的专业性，同时操作方式较为复杂，这就对科技档案的管理提出了更高的要求，比如科技档案资料的收集、分类保管、统计分析和鉴定利用等，在这些环节中，也必须根据这种特性来保证科技档案的利用程度。

　　二、提高档案管理人员的整体业务水平

　　档案管理人员是科技档案管理工作的主体，因此，从这一角度来讲，他们的整体业务水平直接影响了科技档案的管理质量和利用效率。那么要提高档案管理人员的整体水平，可以从以下两方面入手。

　　首先，要提高档案管理人员对科技档案归档的认识。就目前情况看，部分档案管理人员对科技档案归档认识不到位，认为科技档案归档工作只是对资料进行收集和整理，保证档案的信息内容不受破坏，这种认识较为浅薄，科技档案管理在城市建设和科研工作当中是一项基础性的工作，科学合理的档案管理能够为科技生产提供基本的技术支持，因此科技档案管理也不同于常规的档案管理，在对其进行管理过程中，主要包含鉴定、分类、整理、立卷和保管等步骤，需要档案人员和业务人员共同参与。首先，档案管理人员提高对科技档案归档的认识，这样才能做好基础的资料管理工作；其次，需要定期对档案管理人员进行专业技能的培训，以此来提高档案管理人员的整体水平，对不同专业的科技档案从资料收集、整合、归档、分类以及保存等等环节的标准进行教育，针对于不同行业做到相应的合理操作，从而避免因为专业把握不够而出现档案管理效率下降现象，这需要在提高档案管理人员对科技档案管理重要性认识的基础上进行，以此获得更好的效果，培训主要内容包括专业技能培训和职业素养培训，这样才能提高科技档案的整体管理质量。

　　三、档案管理人员需要参与到科研人员的工作当中

　　科研档案不同于普通档案，其本身具有较强的专业性，要提高科研档案管理工作的整体质量，发挥出科研档案的科研效果，就需要档案管理人员参与到科研人员的工作当中。档案管理人员面对科研领域中的专业知识，不能够理解，尤其是对于专业领域的知识把握不全面，导致在后期的保管归档措施上出现严重的失误现象，造成科技档案的利用率低下，由此也就形成了对于科研工作的具体流程也不能具体把握，所以说，档案管理人员需要结合科研的实际情况，在其中各个环节中对资料进行收集，提高对科研工作的认识，并且根据科研成果和相关档案的特点，对其进行整理和保管；另外，档案管理人员参与到科研工作当中，也能够通过对科研任务的了解，来对业务人员进行相关的指导，指导的主要内容包括归档的规则、具体的组卷和排序装订问题，这样不仅能够增强业务人员和档案管理人员的配合，同时经过相应的沟通和交流，有助于提升档案人员的整体素质，保证科技档案归档工作的正常开展。

　　四、完善档案管理行业标准，加强执行力度

　　对于每个行业来说，都有其相应的行业标准和规定，各项内容的开展都是依据自身实际来进行的，对于科技档案的归档管理工作来说也不例外，要保证科技档案的整体管理质量和利用效果，首先需要国家根据目前的科技档案管理现状，来对相关的行业标准进行完善和更新，对于不同行业的最新标准规定，要及时关注，并在这方面的档案归档和保存上有相应的制度调整和优化，以确保和制度的相适应，减少标准和管理政策的不一致，避免档案的利用率下降。另外，相关科研企业需要根据自身科研活动的实际情况，有针对性地制定相应的档案管理标准。对于科技档案来说，具有专业性和种类多样性等特点，不同类型的科技档案具有不同的管理方式和流程，相关档案管理部门就需要根据档案种类的不同，结合实际情况，制定符合此项科研活动实际情况的档案管理标准，对其中的管理内容和管理程序进行统一，同时，在对行业制度进行相关的规定之后，也需要加强执行力度，确保档案管理人员都能够按照所制定的标准和规则，来开展科研档案归档工作，使整个企业或者单位的科技档案格式统一有序，便于之后的档案利用。

　　五、做好科技档案的系统管理工作

　　科技档案的系统管理，主要是对科技档案中各个环节进行管理，尤其是在对科技?n案进行分类后，需要建立相应的目录寻找平台，保证能够通过科技档案的关键词，来找到所需的档案资料，这也是提高科技档案利用效果的关键之一。科技档案的利用，主要指的是利用相应的工作系统和工作平台，利用档案分类的实际信息情况，来对档案进行寻找，在确定了科技档案的基本属性和类型后，可以对其保存和保管形成一个大致的构架方案，之后在此基础上来对后续科技工作的开展提供指导作用，以此来发挥档案潜在的利用价值。科技档案是对以往科研成果的总结和记录，对于的保存和利用价值主要是以其利用方面为主的，通过科技档案的整理和利用，可以促使后期科研工作更有计划的开展，减少了研究中的不利现象发生，这也是科技档案归档和保存的本质所在，在对其利用过程中，需要结合不同档案的类型和性质，来建立相应的利用机制，从而确保科技档案利用的针对性和科学性，使其自身价值可以得到最大程度体现。

　　科技档案本身具有专业性和成套性，针对这种特性，要提高科技档案管理的整体质量和利用，需要提高档案管理人员对科技档案管理的认知程度和整体业务水平，也需要根据实际情况，制定完善的档案管理标准细则，加强执行力度，从而使档案发挥出最大的价值。

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