办公室文书档案收集与归档工作管理探究

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0056-01

　　一、加强办公室文件材料收集与归档工作的重要性

　　文书档案的收集与归档工作从属各机关单位开展管理工作的关键部分，是提高单位管理工作效率与质量的前提条件。因此办公室文书档案收集与归档工作具有一定的重要性，主要体现在以下三个方面：第一，由于文书档案收集与归档在机关单位管理工作中占据主要地位，在此基础上，加强稳固档案收集与归档管理环节的展开有助于机关单位管理工作效率的提升。第二，文书档案收集与归档工作的实施可实现对各单位发展历程的记载。例如，某单位在实践经营活动开展的过程中产生了大量的文件材料，其以文书档案收集与归档的方式实现了对材料的规范化整合，最终便于单位在考核评定工作开展的过程中可及时查阅相关的资料信息，达到合理化考核评定状态；第三，办公室文书档案收集与归档工作实施的重要性亦体现在可便于决策者掌控到单位实际经营状况，为此，应强化对其的有效落实。

　　二、办公室文书档案的收集与归档工作的不足之处

　　1.归档文件材料的收集不全面

　　在办公室文书档案的管理过程中，通常会见到归档文件收集不齐全的情况，具体包括未经档案人员收集记录的各种文件资料。该类资料的内容广泛，来源渠道较多，具备重要的参考价值等。文件材料一旦遗留在其他的人员或者部门，无法完整的收集回来，必将影响档案人员的归档工作。加上部分文书档案的管理人员多为兼职人员，缺乏充足的时间与精力来整理与保管档案资料，或因种种因素而无法及时进行档案文件的归档工作等，这些均能导致文书档案文件材料无法及时的收集完整。

　　2.档案文件材料的收集力度不够

　　2.1各部门的档案管理流程不规范，各种文件资料随意摆放，未及时归档；

　　2.2各单位的归档模式不科学，存档文字档案较多，电子文书档案的收集与归档意识淡薄；

　　2.3文书档案的连续性完整性不够好，文件资料不完整，存在文件资料断章、断页、缺时间、缺单位落款公章等不齐全的问题，或者有正文缺发文稿，或有发文稿有正文但是缺定稿的情况。

　　3.档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心

　　在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。

　　三、如何加强办公室文书档案的收集与归档工作

　　1.强化档案管理人员的培训

　　作为一名优秀的档案管理人员，不仅要有强烈的档案管理意识，还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训，培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识，这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员，应进行有针对性的知识及技能强化培训，并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育，从而有效提升档案管理人员的整体素质，进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。

　　2.完善文书档案的收集和归档工作管理制度

　　进一步细化及明确文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及注意事项等具体问题，对于保证文书档案的收集、整理、归档工作的高效开展具有重要意义。首先应据单位实际情况，并依照相关的法规及职责分工制度，科学合理地明确文书档案的归档范围。其次，进一步明确归档期限，以便集中统一保管，防止私留以做它用，对于提高材料收集效率及档案管理人员工作积极性具有重要作用。各单位及部门应根据其自身发展及时更新改进文书档案的管理制度，以适应不断发展变化的文书档案收集及归档需求。

　　3.加强临时性档案文件材料的收集

　　在各单位中因部分人员的调动或者离职，往往会有少量的重要文件遗留在他们手中，导致档案文件资料无法及时归档，甚至丢失。对此，负责管理文书档案的人员应定期在每年的年初开始收集与整理上一年度的文书档案，重点加强临时性档案资料的收集工作。比如召开重大会议之后，应及时通知各部门收集完整的会议资料。当发生人员调动或离职时，可以及时通知这类人要交出他们柜中的经手的文件，作为档案文件提供给大家今后好查阅，使其的意义和利用价值最大化；时档案管理部门的工作人员，必须严格把好相临时性文件材料的移交接收工作，及时将他们交来的文件材料给予对应交接，将收集完整的档案文件编好打印成移交清单或移交目录两份或三份，签上移交人和接收人的名字，移交人和接收人双方各持一份备查，保证离职或调动人员手上的文件材料能交给档案管理部门。

　　结束语

　　我们应高度重视档案文件材料的收集与归档工作，全面分析文书档案管理过程中主要存在的问题及原因，并采取有效的改善措施，只有这样，才能确保文书档案的收集完整与正确，促进文书档案的归档工作顺利开展，从而更好实现文书档案管理工作迈上新台阶。

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