新形势下档案管理工作规范化的研究

　　档案具有较高的保存价值和科研价值[1]，档案管理是一个单位不可或缺的、非常重要的工作，档案管理方法的得当与否对科研机构、企事业单位及国家机关等的日常工作顺利进行具有重要的影响[2-3]。在社会迅速发展的今天，档案管理工作的规范化和标准化成为发展的需求。而目前我国档案管理工作中仍具有一些亟待解决的问题，同时，传统档案管理理论、方法及方式已不适应社会迅猛发展的需求。因此，加快新形势下档案管理工作规范化的进程成为目前我国档案管理工作的重要任务。本文针对目前我国档案管理工作中的一些问题，分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化，为档案管理现代化提供一定的理论基础。

　　一、新形势下档案管理工作规范化的重要性

　　档案是某一单位或者企业各种信息的积累，是单位发展过程中重要的信息来源。档案对于一个单位来说，是一种无形的资产，可为单位的经营决策提供重要的科学的依据。随着社会的发展，人们对档案管理的要求也逐渐增加，档案管理工作要和目前信息化现代化建设相一致，因此，档案管理工作规范化可以使管理工作更标准，更有利于查找和使用，并且可收集单位发展过程中的重要信息资源，以最大程度发挥档案的功能。

　　二、目前档案管理存在的不足

　　长期以来，档案管理的观念落后，对档案管理的重视不足，使得档案管理人员认识不到管理工作的重要性，从而在工作中缺乏主动性、积极性、创造性，影响了档案管理工作规范化的开展。传统的档案管理人员对工作缺乏热情，重视度不足，并且从事档案管理的人员大部分没有经过专业学习，使得档案管理工作的服务质量无法保证，加之档案管理人员流动性较大，影响了档案管理工作规范化的开展。目前的档案管理技术较为落后，设备设施陈旧，也严重影响了档案管理工作规范化的开展。

　　三、新形势下档案管理工作规范化的相关措施

　　根据目前档案管理工作中存在的不足，我们应该从以下几各方面进行档案管理工作规范化建设：1.提高对档案管理的重视度。企业领导应该提高对档案管理的重视程度，领导要认识到档案管理的价值和意义，从而摆正对档案管理工作的态度，促进档案管理规范化进程。2.全面普查案卷。对于一些保存时间长、无标题、标题不规范、重份、组卷混乱、缺少卷内目录以及无查考价值的案卷进行清查，删除无用的案卷，提高计算机录入时的效率。3.健全档案管理规章制度。档案管理工作规范化需要科学严谨的规章制度来保障，因此，制定责任明确的管理制度，如档案借阅保密制度、整理归档制度、鉴定销毁制度、库房管理制度等，使各级部门充分重视档案管理制度的完善工作。将具体工作和责任分配到个人，促使档案管理相关人员端正工作态度，为档案管理规范化提供健全的制度保障。4.积极引进信息化技术，利用计算机进行储存、编目、检索、查阅档案资料，减轻工作人员劳动强度，节省空间，提高工作效率，使得档案案卷整齐规范，便于查找。5.将档案分门别类，充分利用档案原基础。对案卷基础较好且具备全因目录的一些案卷，在全因目录上直接进行分类标引，对于特殊形式的档案则通过计算机程序将相关姓名、时间、地址等信息用案卷目录录入，然后获得分类号，提高著录速度，便于查询。6.提高档案管理人员的整体素质。定期对档案管理人员进行专业知识培训，不断提高其业务水平，并要求档案管理人员积极主动提升自身素质，在实践中不断自我总结完善，提高档案管理的专业素质和综合素质。

　　四、讨论

　　档案管理工作不只是将档案进行分类和整合，对于任何一家企业单位来说，档案都具有重要的价值，它是企事业单位发展历程中信息资源的总集，代表着一个企业的历史沿革，可以真实反应企业职能活动整体面貌，是企业发展的信息基础[7]。目前我国档案管理相关制度尚不完善，仍存在领导重视不足、档案管理人员专业素质较低、档案管理相关设备设施投入不足等缺点，档案尚未充分被利用和有效的发挥其价值[8]。因此，新形势下的档案管理工作规范化建设势在必行。针对目前我国档案管理工作中的一些问题，本文分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化，为档案管理现代化提供一定的理论基础。新形势下，我们要从对档案重视度、清查原有档案、健全档案管理制度、提高档案管理人员综合素质、加大档案管理相关设备设施的投入等方面进行档案管理工作规范化建设，使档案管理工作更标准，更有利于查找和使用，并且可收集单位发展过程中的重要信息资源，以最大程度发挥档案的功能。

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