浅谈现时期的电子档案管理

　　以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件是为电子文件。将具有保存价值的、已归档的电子文件以及相应的支持软件、参数和其他相关数据一起保存存档的是为电子档案。电子文件与电子档案具有传统纸质的“文件”与“档案”特性，但由于载体及表现形式上的很大不同，在电子档案管理方面也具有些许特殊性。因此，本文试图通过以下几个方面的论述，探讨如何做好现时期电子档案管理工作。

　　1 电子档案收集方面

　　电子档案收集包括档案工作人员对电子档案的收集和归档两方面的工作。

　　电子档案收集。以所属档案馆为平台，档案人员将各机关、团体、企业、事业单位在其社会活动中，形成的具有保存价值的电子文件，及获得捐赠的或购买的电子档案材料，进行统一接收，以磁盘的方式，或按照要求加工分类后，保存到网络规定的地址，将电子档案收集到档案馆。

　　电子档案归档。首先按照年份，将每年需要在归档范围内的电子文件都要及时归档，力求归档齐全，集中保存，做到完整齐全，并为最后定稿，将每一年电子档案统一管理；其次对于归档具体年份的电子文件，采用电子文件的签署技术，保证电子文件真实有效；再次档案馆要对各部门移交到档案馆的电子文件作最后整理，统一规定电子文件的载体质量、规格、格式等，方便再接受电子文件后入馆的整理、编辑以及确定保管期限；最后为确保档案的原始记录性及凭证作用，电子文件的形成部门在将电子文件入馆之前要做好编制归档说明，档案馆接收后，要将电子文件转换成纸质文件并与电子文件同时归档，做好电子文件与纸质文件双套归档。

　　2 电子档案分类方面

　　首先，在电子档案整理分类原则方面，既要坚持有机联系又要确保简单性这两原则。有机联系原则就是保留电子文件形成和处理过程中的最初面貌和原有关系，使后人能够从中认识电子档案记述的原有历史面貌，这是档案整理的根本。简单性原则，电子档案的整理应去繁就简，按文件形成组织划分类别，建立一个分门别类的文件系统，使之简单易行。

　　其次，在电子文件具体分类工作方面。一宏观分类，将电子文件分为一般文件、科技文件、数据文件和命令文件等部分，分门别类加以管理；二具体分类，编制详尽的分类方案，将宏观分类文件中的科技文件、数据文件、命令文件根据自身特点编制为具体小类案，而一般文件则要根据操作系统中得目录系统进行分类；三文件名编写，电子文件名称编写，要保证尽量减少出现重名，尤其同一个“文件夹”内不能重复，以减小误检率，编写文件名称可使用汉字或者汉语拼音加用数字。四是，制定文件目录系统说明，使之清晰明了，方便查找。明确目录结构层次，逐个层次编写文件目录系统说明，每一个目录在电脑中的名称与实际名称相对应，做到一目了然，使人容易理解目录的准确含义。

　　3 电子档案保管方面

　　电子档案的特性使得电子档案的保管要坚持一般原则与特殊原则相结合的原则。一般原则是指电子档案的保管首先应该遵守一般的档案保管方法，电子档案的保管要做到用于档案管理的电脑不能与外网相联，不能使用非法软件，以防档案资料外泄，病毒传染；归档的档案与纸质档案要统一归档，分库保管，做到一式两份，并且分别存放，一套封存，一套供用，并标签，以便存取。特殊原则是要根据电子档案的不同性质或特质，采用有别于一般原则的保管方法，如高质量的存储介质要求以及库房和装具、温湿度控制、防磁场干扰等。所以，电子档案的保管要做到，库房温湿度严格控制，密切管理，要与储存介质所需要的温湿度相一致，建立电子档案的检测及保养卡，对各种储存介质定期检测、修复、保养等，并做好随时监控，杜绝隐患，对特殊类型的电子档案要制定复制年限规定，及时做好复制工作。具体来说，至少每10年复制一次正常保存的磁性载体档案，特别重要的档案复制周期可视具体情况适当缩短。

　　4 电子档案检索方面

　　电子档案的利用必须完善其检索功能，这就需要第一必须做好电子档案著录标引的规划工作，第二还要坐到纸质档案与电子档案能对应查找。

　　电子档案著录标引的规划。电子档案著录标引的规划与纸质档案相同，但受电子档案特殊性的影响，在著录电子档案项目中须增加文件名全称、路径名和盘带号，同时须预先编好的数据库供检索之用，然后将著录结果输人其中。电子文件的形成部门来做电子档案的著录标引工作，由档案馆管理人员与电子文件同时归档；档案室最好将需要著录的项目按顺序编成简明的表格软件，供各部门用于电子文件的著录标引。

　　纸质档案与电子档案对应查找。具体做法是：在电子文件的最后一页右下角录入该文件在电子计算机系统中的电子文件名，打印在纸质文件上，并在案卷目录的备注中注明，这样即可对应纸质文件在计算机上查到电子文件。制作《电子档案文件清单》，利用《电子档案文件清单》查找电子文件相应纸质文件的档号，或在计算机上使用检索数据库查找。

　　5 电子档案利用工作方面

　　电子档案对比纸质档案在利用方面具有许多优势，不仅可以提供原件阅览，而且可以根据利用者的要求，对档案信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，在原件保存完好的情况下，反复利用。同时，利用互联网进行传输电子文件，大大提高档案资源的利用率。但电子档案的利用必须要严格制定利用资格审查、阅览操作、软磁盘外借、复制等方面的制度性规则，提高电子档案信息安全意识，对提供电子档案持较谨慎态度，防止失密、泄密、病毒入侵等现象发生。

　　随着信息技术的发展，如何做好电子档案的管理工作已显得日益紧迫。作为档案管理人员，要密切关注信息技术发展的前沿，紧跟时代进步，不断学习最新信息技术，将最新科技应用到档案管理上，在确保电子档案存储安全的前提下，为利用者提供便捷的服务，使电子档案发挥其应有的利用价值。

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