新形势下档案管理工作的规范化探究

　　0 引言

　　当今社会的飞速发展给档案管理工作提出了更新与更高的要求。档案管理工作的重要性不言而喻，档案作为至关重要的信息资源之一，对社会进步与企业健康发展的促进作用日益明显，在当前经济的新形势与新需求下，想要提高管理工作的时效性，实现高速的发展，就必须进行标准化与规范化的建设。

　　1 档案管理工作的在企业管理中的重要意义

　　档案是历史的沉淀，是时间的印记，是记录事件或人物的重要手段。在当前经济全面发展的背景下，有计划的实现企业档案规范化管理工作是非常必要的。应不断地更新档案管理观念与管理方式，充分发挥档案管理工作的功能效应，扩大它的社会价值与效能，更全面、真实地反映企业整体发展状况，让档案管理的成果与企业的经营管理有机结合，为企业资源配置的模式、商业版图与企业未来的发展提供借鉴。

　　企业档案中记载着企业发展历程中的优秀成果，科学规范的管理档案，不仅是档案工作发展的需要，同时也是衡量一个企业管理水平与综合实力的重要尺度。根据档案资料，可以充分了解本单位的运行状态，一方面在企业作出重大决策时，为经营管理者提供经营业绩与科学发展的第一手材料，为适时调整经营策略提供准确的依据及支持性证据。另一方面有利于社会各方准确认定企业的经营成果，为企业与各有关方面进行有益的合作奠定坚实的基础。做好档案管理工作对于实现企业经营战略，不断提高管理效率，促进经济社会的全面发展、提升单位整体形象与市场经济中的竞争力具有非常重要与深远的意义。

　　因此，档案管理对于企业综合实力的提升与发展起到非常关键的作用。档案管理人员应不断的进行新技术的学习与应用，发挥当代信息技术的优势作用，并且始终以严谨、规范的工作态度来开展日常的工作，满足企业自身的发展需求。做好档案管理工作，让档案管理成为企业中科学分析，取长补短，改进工作，制定发展方向的必要条件。

　　2 档案管理工作中普遍存在的问题

　　现阶段，随着信息技术以及网络的飞速发展，档案管理作为一项传统的工作，其重要性正被逐步淡化，档案管理工作越来越不受到人们的重视，甚至许多人产生错误的观念，认为档案工作只是保管资料以及简单抄写材料的事务性工作，无法得知其重要性，观念的落后导致档案管理工作无法适应现代化管理的需求，与现代化建设脱轨。部分档案管理工作人员缺乏专业档案管理知识，对档案收集、整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目与档案检索、统计、编辑等业务没有明确的认识，档案收集意识淡薄，部分归档的材料不够准确、真实。

　　此外，很多单位档案室基础设备过于陈旧，档案室内部环境设施简陋，硬件配置不齐全，完全达不到国家的管理标准，部分单位甚至缺乏专门放置档案资料的专用库房，档案室内电器设备、消防器材等设施不齐全，无法保证安全可靠实用。

　　上述多种原因造成企业的档案管理意识弱化，档案没有被有效的利用，其积极作用无处发挥。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。

　　3 新形势下档案管理工作规范化措施

　　3.1 不断提高档案管理工作人员的专业水平与综合素质

　　档案管理工作的专业性很强，档案管理工作的好坏，很大程度上取决于档案管理工作人员，管理人员不仅要具备高度的政治责任感、良好的职业道德，孜孜不倦的工作精神，精益求精的工作态度，又要有深厚扎实的管理档案的基本技能。因此，只有不断提高档案管理工作者的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质和专业素养，才能做好新时期的档案管理工作。

　　3.2 与时俱进，着眼于我国现代企业管理的现状

　　自从20世纪90年代开始，随着经济发展及科学技术不断进步，我国在各个领域发生了巨大的变化，面貌焕然一新，经济体制转型带动了各个行业的繁荣发展，人民生活水平有了明显的提升，现代企业制度也随之建立起来；为了更好的适应社会发展的进程，摒弃档案管理的落后思维和陈旧理论，着眼于我国现代企业管理的现状，对档案管理工作优秀的科研成果加以吸收并借鉴，科学规范地管理档案，培养档案管理工作人员的历史使命感与主人翁的责任感，调动广大档案管理工作人员工作主动性与创新精神，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，与时俱进，适应新形式的需要，开创档案管理工作的新局面，使档案管理工作走上科学化、规范化与法制化的道路。

　　3.3 实现档案管理同现代技术的有机结合

　　档案中记载着的大量信息和丰富的历史，使档案的整理工作非常繁琐，重复劳动多，工作强度大。随着计算机网络技术的进一步发展，档案的管理工作在新形势下也发展出了全新的要求，只有正视这个挑战，实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。

　　当今信息化技术愈加符合人们生活工作的需求，在档案的储存方法上也摒弃了传统的纸张存储，演变为电子文档。电子档案，是指通过计算机磁盘等媒介设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁带、磁盘与光盘等。电子档案归档主要用磁带与光盘。电子档案的优势是读取速度快，查阅方便，这是纸质档案或缩微品档案无法比拟的。在云计算时代，电子档案开始采用云存储方式，也可以存储在云端的网络空间；逐步为电子档案管理搭建一个公共支撑平台，为各类档案提供统一的采集、管理、查询、加载及展现的平台，建立档案管理信息化平台，实现纸质档案的信息化管理与电子信息的档案化管理。档案进行编目、标引时，要参照已经建立起来的档案信息库，建立自动检索系统，在完善编制检索系统的同时，特别注意要提高系统的安全防范。此外，为防止数据信息的遗失，对电子档案要进行定期备份。 利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。

　　迅速发展的计算机网络提高了工作效率，使档案管理的信息环境与档案工作的管理手段得到改善，并提高了档案的利用质量；利用计算机网络实现档案信息搜集、保管、检索，使档案管理更加系统化、科学化、完善化。为新形势下档案管理为社会发展的需要提供了便利条件，充分实现档案工作为社会经济高效发展服务的作用。

　　综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，做到改变观念，积极做到探索档案现代管理模式，才能适应新形势的需要，把档案利用率与资源共享做到最大化，实现档案管理工作的自身价值，为经济发展与社会进步做出应有的贡献。

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