试论如何发挥档案管理的服务效能

　　档案是人类对于自身的活动和文明成果有意识的进行记录和保存，对于人类的文明发展铺设了一个文化的长廊。档案对于一个单位来说是非常的宝贵的财富，它承载着一个单位的发展历史和光辉的成就，它是能够真实的还原历史，对于一个单位的进步和发展起到了至关重要的作用。因此档案的管理工作对于一个单位来说就不单单只是个保管员的工作，而是对于单位工作提升起到重要作用的工作，那么怎样能够让档案管理工作发挥最大的能量呢？

　　1 加强档案管理的制度化

　　制度对于任何单位，任何部门都是必须的。没有规矩不成方圆的这句古话是一个千古不变的道理。

　　1.1 归档制度要健全

　　首先我们就来说说各类档案的归档问题，档案的前身是文件，档案是由文件引申而来的。但是随着社会的进步和文明的发展，档案变得更加的多种多样，除了书面形式上的文件之外，还包括许多的图片、音频和视频档案等。对于这些表现形式不同的档案就要进行分类的收纳和管理。文件中也会包括人事档案、会议档案、上级领导的文件档案等，对于这些都要做出细致的管理。以便以后需要时能够更快速查找。减轻今后的工作负担，从而更好的为其他部门服务。

　　1.2 整理制度要健全

　　我们的档案在收集和收纳的过程中，也需要有严格的制度来约束，不能够盲目的进行归档工作。对于一个档案，我们首先要细致的检查其完整性、真实性，要做到去冗取精，保证档案的质量。对于不完整的档案我们要立即和有关部门联系，共同解决和跟进，做到不漏收一个有用的档案。对于有悖于事实的文件等我们也要坚决的进行退回并且与相关部门共同来查出事情的缘由，吸取教训，杜绝此类事情的再次发生。只有严格的把好第一关才能够更好的发挥档案管理的效能。

　　1.3 日常制度要健全

　　除了整理和归档工作之外，档案管理的日常工作也是非常重要的，也要制定健全的相关制度。档案管理的日常工作主要包括档案的借阅、档案的调出、档案的保密、工作人员的职责等。档案的借阅是指其他部门的借看，档案都是非常珍贵的资料，所以在借阅的过程中一定要有详细的登记，不同等级的机密文件要设定不同等级人员的借阅限制，档案不能够长时间的外借等。档案的调出也要有相关的详细的一个流程，一定要按程序办事，不能随意调出和调入。档案的保密顾名思义就是要做好保密工作，不能随便泄露档案的内容。对于在档案馆工作的馆员也要制定规章制度来约束工作人员的日常工作，按章管理人员，按章管理档案。

　　2 广泛应用信息化的管理技术

　　在二十一世纪的今天，计算机技术的应用已经涉及到了很多的领域，而且在众多的领域中都发挥出了很大的作用，如今已经成为了人们工作中必不可少的一部分了。我们的档案管理工作也应该与时俱进，积极的引进信息化的技术。信息化的技术可以更加有效的帮助我们进行分类管理工作。对于档案的查询更加的便利了，不用在复杂的繁多的档案中翻找需要的档案，信息技术可以快速的帮助我们找到我们想找的档案，并锁定其位置。对于我们档案馆里没有的信息也可以通过互联网来向其他的档案馆来寻求帮助。计算机也可以把我们现有的资料和人事资源等通过形象的图表来表现出来，使得数据信息看起来更加的直观，可以更加有效的帮助对于单位的现状进行分析，有利于帮助单位制定下一步的工作计划。

　　档案形成者要具有档案整理意识，应该按照归档制度想档案室移交具有保存价值的文件材料，力求做到准确、完备、齐全。档案形成者要认识到档案材料的查考凭证作用，这是对档案形成的起码要求。档案形成者要具有较强的归档意识，在工作中随时注意归档材料的积累。对于有多人共同参与完成的工作，尤其应收集散存于每个人手中的文件材料。《档案法》规定，档案形成者应确保归档材料的质量，鉴定归档的文件材料，并分类、整理立卷。档案形成者应该清楚整理立卷并不是档案管理者的事，为此绝不能把零散材料分类、不装订就交给档案管理者。

　　3 提高档案管理科学化水平的路径

　　人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。

　　3.1 档案交接手续

　　一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

　　3.2 档案信息资源的有效共享

　　利用信息系统进行加工和通过计算机网络进行保存传输，将原有的不同载体的档案资源转化为数字信息，并在此基础上实现档案资源的合理配置与社会共享。随着信息化的发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，文件从起草、修改到印发都通过计算机运行，它具有便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在，使档案形成方式发生很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，当前档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因此需要尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法，进而实现网络化管理以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。

　　3.3 档案工作科学化的要求

　　提升档案管理工作人员的现代化素质对于提高档案管理的科学化水平十分重要。只有拥有一批专业技能过硬、现代管理意识较强的档案管理人员，档案管理事业才能够不断的进步，不断的提高档案管理的科学化水平，要根据档案工作者所负责的具体工作及实际的能力开展突出重点、抓好典范，的业务培训与管理意识培训，通过相关的知识学习、技能培养，让档案工作人员能够熟练的掌握最新的档案法规制度，熟练的掌握最新的档案工作行业标准，通过培训让档案工作人员能够适应档案工作科学化的要求。

　　总之，档案管理工作是一个看似轻松，实则非常繁复的工作。档案的管理工作是与一个单位的各个部门都相同的一个部门，档案馆可以说是一个单位的核心部门，是一个单位中至关重要的部门。所以我们在日常的工作中一定要坚守自己的职责，加强与各个部门之间的沟通和合作，不断的自我发展，从而更好的发挥档案管理的服务效能。

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