档案信息电子化是档案创新利用工作发展的必然趋势

　　中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）024-0000-01

　　引言

　　档案一般是用来对个人阅历、思想品德、工作业绩等相关内容进行记录的文件，可以充分体现出一个人的基本情况，还可以作为人力资源管理中十分重要的参考资料。档案的缺档、断档、死档会给人员的变动、工资调整等人事管理带来诸多困难。档案管理工作在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着重要作用。

　　一、档案管理信息电子化概述

　　管理信息的电子化，主要指的就是用计算机进行文件的检索和不同级别的处理，从而使档案转化成计算机软件的形式供人们使用的过程。其中主要涵盖了电子文档，电子邮件，电子表格等。电子文档和纸质文档进行对比后，主要具有如下的几个特征：电子的文档已经不是那种直接可以看到的纸质文档，它需要在现代化办公设备的帮助下，才能阅读使用；电子文档可以进行快速处理，并直接从计算机等现代办公设备的进行快速传送；同时，电子文档可以进行共享，而不再受时间和距离的限制；电子文档和纸张文件是的保存条件是有所不同的，电子文档对存在空间的要求相对来说要小的很多，不过对保存环境的湿度，磁性等条件有很高的要求。

　　二、档案信息电子化的优越性

　　1.直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效

　　在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。

　　2.计算机管理便于文件的保密

　　以前访问文件都是整卷的进行查阅。可是用户只需使用其中的一个文件，但可以看到该文件卷的全部内容。这是与文档的保密管理要求相违背的。计算机管理可以提供对单个文档检索，用户就不能与其他不相关的文件接触，这样就可以具备了相关的文件保密要求。

　　3.微机管理有利于提高档案管理工作的质量

　　档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

　　三、档案信息电子化的发展现状

　　1.档案软件缺乏信息管理的作用，没有通用性

　　由于档案部门的计算机规格不同，每一个软件无法进行想和的互操作，并没有一个通用的计算机管理信息管理系统，因为无法进行互调，所以无法使用电脑进行信息管理，使得信息编辑无法快捷地进行，阻碍了档案信息电子化的正常发展。

　　2.档案、信息化和网络建设的主要方式

　　我国至今还为实现建立一个完善的档案信息系统，档案管理系统和网络建设以他们自己的方式发展，发展不规范，共享性较差，不能满足文件共享的需求。

　　3.如今的档案整理分类无法适应实际需求

　　因为之前的档案管理的标准和程序，没有涉及到计算机处理技术的特点和发展趋势，所以和如今的档案管理方法和标准已经无法适应现在的需求。

　　四、档案信息电子化的发展趋势

　　1.扩大电子信息的社会服务

　　档案工作在给党政机关，企事业单位等组织和个人提供服务的同时，也要有针对性地为特定用户提供特定的服务。文件，文件，书籍，信息检索的全方位的需求必定会代替档案信息的单一需求

　　2.加强横向合作，信息资源实现共享

　　各个部门要打破各自为政的局面，建立一个综合性的社会信息系统，进行统一管理，发挥整合后的集体优势。所以，联合目录的建立，资源共享的实现，这才是社会信息系统建立的先决条件。

　　3.创建服务实体，发展档案产业

　　如今，信息化已经成为档案工作改革的主要趋势，在为社会大众提供信息服务的之外，还可以建立相关的档案服务行业，创建信息收集，处理，存储，检索为主要内容的机构，已经成为档案管理工作的发展方向。

　　4.认真听取大家的建议，进一步发掘档案信息

　　对信息资源开发和利用产生的结果进一步的研究，从而更加科学的，合理的，对信息资源进行开发和利用。

　　五、结束语

　　总之， 信息化的时代已经来临，档案管理工作也必将进入电子化发展的舞台，以数字化收集技术为方法，以存档管理系统为基础，文件的电子化管理的发展已经成为必然的趋势。因此，如果要提高对电子档案的管理，一是必须提高对档案管理电子化的认识，其次是增加对电子档案管理的责任感，从历史的角度发掘电子档案管理的真正意义，采用规范的管理方法，进一步提升档案管理的水平。

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