新时期人事档案管理信息化建设研究

　　人事档案的信息化管理是当前我国企业人事档案管理工作的主流发展方向，人事档案信息化建设是我国档案管理改革的基本要求，也是经济社会发展的客观需要。

　　一、对人事档案信息化建设形成正确的认识

　　（一）人事档案的信息化建设是我国信息社会发展的必要要求。伴随着电子技术和信息技术的快速发展，我国社会信息化建设步伐越来越快，信息逐渐成为一种重要的社会发展资源，人们越来越意识到信息的获得就意味着资源的获取，这个观念正受到越来越多人的认可与认同，信息资源已经成为人类经济活动和社会活动的公认战略资源。人们先前之所以重视人事档案的管理工作，是因为人们普遍认为其是一种原生的信息资源，在生产力由人才决定的观念中，人们对人事档案管理工作的重要性形成了非常明确的认识。信息技术和网络技术的持续发展，极大的改变了人们的生产、生活方式，使人事档案管理逐渐朝着开放化、社会化的方向发展，这给人事档案管理工作带来了新的机遇，使得人事档案管理信息化建设逐渐被提上了新的日程。

　　满足社会民众的客观需求是认识档案管理工作的基本初衷，服务社会是人事档案管理工作的基本目的，人事档案管理信息化建设是我国政务信息化迅速发展的表现，而档案管理工作信息化建设的发展要求又会反过来推动我国人事档案管理的改革，顺应了我国人事管理工作和政务信息工作的民主化潮流，体现了新的社会发展要求。

　　（二）人事档案的信息化建设对工作质量和劳动效率提升具有非常积极的作用。随着社会的发展，现代信息改变了传统意义上的人事档案管理方式，在人事管理的操作过程中，多媒体网络系统的信息共享能力、系统信息能力、直观能力和综合能力能够给人事管理提供全方位、立体化的人事信息。基于这一技术，管理人员能够对人事简历信息、人事素质、自然状况、人员优势和人事道德情况等信息进行准确、快速的提取，还可以基于电子档案对人事生活、学习和工作方面的影响和声音信息进行快速地查询和提取，实现即时化、动态化的人事档案管理，使得全方位人事信息的获取变得非常的方便、快捷。

　　人事档案信息管理中互联网和局域网的应用的优点在于其能够有效避免不同部门对同一信息的重复录入，大幅降低劳动重复现象的产生，进而能够提升工作效率。同时，由于信息化档案的电子特点，实践操作中产生的即时新信息，各部门完全可以根据自身的职责即时进行信息更新，确保人事档案信息资源的第一时间更新与收集，为其他部门和领导提供第一手的最新重要信息，这会在很大程度上提升工作信息的时效性。在共享人事档案信息后，管理人员可以通过局域网对一个人进行多角度、多部门的交流，从不同的角度去了解特定人员的局限性。人事档案管理的信息化建设能大幅提升对人事了解的广度和深度，进而能在有效的时间内高水平、高质量地完成人事档案管理工作。

　　二、新时期人事档案管理信息化建设的指导思想

　　在信息化建设受到越来越多关注的当下，体现人事管理的便捷性、即时性和动态性是人事档案管理自动化、信息化系统的主要管理目。想要更好地实现信息化的人事档案管理。我们必须要不断强化档案管理工作的指导思想，对档案信息化建设的重要作用形成清楚的认识。第一，人事档案管理工作人员必须具有强烈的进取心，上进好学，具有优良的创新精神和创新意识，敢于创造条件，具有一定水准的先进技术掌握和利用能力。第二，全体工作人员必须具有良好的档案认识和档案意识，尽最大努力做好档案管理的统一性、体系性和综合性工作，综合考虑，统筹兼顾，积极调动各方有力力量。第三，实事求是，一切从实际出发，积极探讨和研究怎样切实有效地进行应用水平的提升，对信息化管理的变化趋势和变化内容进行深入地分析，分析总结现存问题，积极探索新的问题解决途径。

　　三、人事档案管理信息化建设的主要内容

　　当前，我国人事档案信息化建设还不成熟，完全意义上的档案信息化管理仍未实现，因此，我们需要不断改变传统的人事档案管理模式，积极推进信息化建设的进程，开展人事档案建设和管理中的“面”的人事档案管理模式，向实体档案管理为“线”的档案管理模式转变，有效推进档案信息网络化和数字化变革，将服务社会作为人事档案管理的重心，提升服务思想，逐渐提升档案管理的服务水平和管理效率，为人才任用和人才晋升提供切实可靠的人事档案信息。具体来讲，其内容主要包括下列几个方面：

　　（一）变更传统的档案储存模式。在人事档案管理过程中，我们应妥善处理那些利用频率较高、内容载量较大和损坏相对较为容易的重要档案信息。通过先进技术的应用，将档案信息进行网络化和数字化处理，为后续的提取和保管提供方便。

　　人事档案中所承载的信息往往是与企业员工切实利益密切相关的信息，对于员工职称的评定和职位的选报具有重要的法律性和证据性。人事档案在职员考核、工资晋升和职称评定以及人事纠纷方面具有法律意义，发挥着关键性的参考和证据作用。

　　（二）构建人事档案目录数据库。从时间上来说，人事信息档案的管理是一个漫长的过程，一般来说每个人的档案信息都需要保管几十年，甚至时间更久，特别是对于那些身份比较特殊的人来说，他们的信息具有一定程度的史料作用，对此需要做好数据库。人事信息复杂而且变动较大，传统的纸质版信息档案，需要占用相当大的数量和空间，给档案的查阅和管理带来了很大的难度，这就需要我们积极推进档案信息管理的信息化建设，加大建设力度，用先进的电子化档案取代传统的纸质档案，以实现档案管理工作水平和效率的大幅提升。

　　（三）人事档案管理信息化的作用。人事档案管理信息化建设具有十分重要的积极作用，信息化档案管理方式会对企事业单位的组织和人事工作产生非常重大的影响，主要表现为：第一，服务领导的决策。干部任用和干部选拔是人事档案信息的一个非常重要的作用，做好人事档案的管理工作能够在一定程度上为人事组织部门的“用人”“选人”提供有利条件，档案管理信息化的实现有利于人事信息的调取和共享，将使得上级领导和人事组织部门对各级干部的考察工作变得更为快捷、更为直观，在考察现职干部中具有不可估量的作用。第二，可以准确及时地进行信息更新。传统的纸质档案管理方式，尽管具有一定的优点，但是弊端也同样非常明显，例如，纸质版的档案使得档案转递相对困难，数据库资源和档案信息内容具有延时性，档案信息的更新和补充工作相对较为耗费精力，数据承载具有一定的误差。而档案管理实现网络化后，档案信息本人便可以根据自身的权限对自己的基本信息进行了解，一旦发现误差或者错误，便可以及时地提出建议，进而让人事档案更为完整、丰富和准确。

　　四、结语

　　总之，随着经济社会的发展和科技水平的提升，社会企业对人才的要求和需求越来越高，作为重要的人事信息承载载体，人事档案管理的作用变得越来越大。当前，随着经济社会转型的持续加快，社会对人才的发现和管理显得尤为重要，同时，社会企事业单位人才的流动性也大幅提升，这都对人事档案管理提出了更好和更新的要求，因此，强化档案管理信息化建设，已成为我国人事档案管理工作的一个重要发展途径和趋势。

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