以人为本背景下中职学校档案管理工作要点分析

　　每个学校能够得到良好的发展，有赖善于管理好教学档案，自新课标改革以来，中职学校的档案管理工作将面临严重的挑战。所以，分析中职学校档案管理存在问题的同时，如何采取切实有效的策略强化档案管理，为当下中职学校势在必行的一项重要任务。

　　1中职学校档案管理工作所面临的主要问题

　　1.1 缺乏健全的档案管理制度。在目前的部分中职学校中，均有存在档案管理凌乱与管理制度未能得到完善的局面。通常只重视教学方面的工作，并没有真正认识到学校档案管理的重要性，未能经常将其提到议事日程中，甚至有部分学校的专职人员根本没有配备，档案管理工作未能引起领导的足够重视，缺少必要的检查监督和指导，缺乏人性化的管理激励机制，管理体制显然而知有待健全与完善。

　　1.2 档案信息使用效率甚差。目前大部分中职学校档案管理方式仍然滞后，手工作业依然存在，如在文件立卷归档以后，档案管理人员仍要对其进行调整和编目等。此机械式的手工操作，不但劳动工作量特别大、速度缓慢，而且时间也相当之长，与此同时也使档案的处理速度极大地受到限制。存在如此落后的管理模式，毫无疑义使档案管理人员无暇顾及有效地开发利用有价值的档案资料。在查阅档案时也由于滞后的管理方式，频繁进行调动案卷，从而导致部分档案资料磨损相当严重，并且检索速度又不快，查找准确率与查全率普遍低下。

　　1.3 档案管理设备落后。因为学校领导人员不够重视，其所投入经费存在不足，学校档案室的现代化管理设备缺乏完善，在满足于档案管理的需求方面有所限制，毫无疑问难以跟得上新形势下档案管理的发展需要，同样道理也只能步于创建现代化学校的后尘。

　　1.4 档案管理人员工作缺乏专业性。由于档案管理工作具有相当强的专业性，因此应尽量避免只凭个人经验就可完事。有部分兼职档案管理人员缺乏专业性，工作中总是漫不经心，流于形式，难以完全胜任本职的工作，从而造成档案管理工作效率普遍不高；还有一些管理人员未能认识到档案工作重要性，工作上未能尽职尽责，由此造成开展工作处于被动的局面。

　　2 中职学校档案管理工作的改进要点

　　2.1 创建科学的档案管理制度

　　在教学档案管理工作中，具备科学的档案管理制度至关重要。首先应按照国家教育部有关法律，与学校的具体情况与有关文件相互结合，制定科学合理的档案管理制度。此外，应当建立及细化档案岗位管理制度，在搜集档案、保存档案、利用档案等方面，需要有专业人员看管，对其分工与职责范围有所明确，充分做到责权分明与奖惩透明。在必要的时候，还需有其他与之对应的管理策略作为有利补充，积极加大宣传力度，一定要让广大教职工与学生们对档案工作的重要性获得充分认识，必须让档案管理工作人员切记管理工作是建立在追求科学性与完整性的基础上。由此使档案管理人员始终如一自觉参加该项工作的意识，让中职学校档案管理工作向科学化、标准化、信息化的目标发展。

　　2.2 分类、收集与分析档案资料

　　首先，中职学校的档案管理工作应当遵循“以人为本”的思想，积极认真鉴定与分类好档案资料，进行分类收编存在不同利用价值、收藏价值的资料，以有助于往后的管理和更新，及时清除部分已无使用价值的资料，从而能够有效减少工作的劳动量。

　　积极采用主动收集、跟踪收集等收集手段，使档案收集的效率得到提高，合理地推动档案管理工作更加规范化。此外，中职学校需对档案资料的需求认真做好分析。与教学情况、科研情况等相互结合，合理地进行预测档案的归档、利用与发展等，切实做好长期的发展计划，使档案管理的实效性得到有效提高。与此同时，还应当做好有关教学成果、科技成果、管理成果等的整理任务，对学校内部管理与外部环境发生的新局面要及时获得了解，同学校实际相结合不断完善需求分析。

　　2.3 提高电子化管理的水准

　　随着现代网络信息技术的日趋精湛，中职学校也应当与时俱进，积极采取电子化与信息化管理应用于档案工作中，不但可以使档案管理的效率与质量得到很大程度的提高，而且让档案资源的利用效益提升不少。作为中职学校应当以发展实际需求为中心，使档案资源的信息化管理水准得到提高。而档案电子化管理为当前中职学校发展的原动力，同样道理也是将来档案管理发展的新趋势。因此，作为现代的中职学校应当配备满足实际需求的电子化设备，让档案归档收集与处理使用的效率得以提高；除此之外，需加强学校网络的建设，以有利于档案资源信息化的使用，从而以最大限度达成信息共享，让数字档案信息的功能更趋便捷化与高效化。

　　2.4 积极培养管理型人才

　　档案管理若要求创新，人才的培养至关重要。档案工作人员素质的高低决定了档案管理工作质量的优劣。在加强个人职业道德教育的同时，还应当要求档案管理人员能够真正树立“爱档如宝，脚踏实地，维护历史”的新思想。强化提高档案管理人员的业务能力，其一需重视管理工作人员的继续教育，定期组织其参加相关的业务培训，认真学习档案专业新知识；其二要建立档案工作宽带或光纤网络，选挑一批年轻化、懂电脑操作以及热爱档案工作的管理型人才，让他们担当起专职档案管理的职位，采取现代化管理模式与先进设备技术，让档案管理工作跟得上办公自动化的发展脚步，从而能够全面提升中职学校档案管理的水平。

　　3 结束语

　　总而言之，中职学校的档案管理在学校工作中占据着重要的地位，工作该项任重而道远。由此我们应当从思想方面与行动方面采取积极心态去追求，不断创新。作为一名档案管理者，只要能够清醒地认识到目前所出现的问题，并积极采取切实有效的改进策略，相信中职学校的档案管理水平会提高到一个新的高度。

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