数字化档案长期保存的问题与解决途径

　　中途分类号：G276 文献标识码：A

　　信息时代的到来使人类生活发生了根本的变化，其中一点就是信息存储和传输方法的转变，这一转变同样影响到企业档案管理。如今，进行数字化档案建设已经成为企业档案管理工作的

　　重点。

　　一、数字化档案工作概述

　　数字化档案工作即是把传统的纸质和事务档案转化成文档、电子图片和影像、声像等格式，进行档案存储和管理。数字化档案管理不仅减小了档案存储空间，还方便提取，能够更好地实现档案的服务职能，但数字化档案工作中存在着一些问题，如何实现档案的长期保存，就是其中的主要问题之一。

　　二、数字化档案长期保存的问题

　　（一）存储工具的寿命有限

　　数字化档案存储的空间是电脑、移动硬盘等，这些设备既是数字化档案产生要应用的工具，也是存储工具，数字化档案的保存时间，也由这些工具的寿命决定。然而，永远可用的存储工具是不存在的，即便是不经常使用，一张光盘的寿命也只有10年，一个移动硬盘的寿命也不过20年。再加上对这些存储设备的经常应用、设备所处的环境变化、粉尘污染导致的设备老化以及人为损坏等，这些存储工具的寿命就更短，导致数字化档案在同一位置的存在时间缩短、档案需要经常变更位置才能得以长期保存，再加上存储设备老化和技术不足，其使用稳定性有待考察，一旦出现问题，就很容易导致数字档案损坏或丢失。

　　（二）存储技术和读取技术之间的冲突

　　数字化档案已经成为目前企业档案的重要形式，存储档案并进行档案管理的最终目的是为了使用档案为企业发展服务，因此，数字化档案要在长期存储中满足档案调取的需求。但是，随着软硬件技术的不断升级和更新，新旧版本之间的软件有时候无法兼容，数字化档案就难以还原成可读的形式。数字化档案对系统软硬件平台的依赖性，使得数字化档案的读出、还原技术过时问题成为困扰数字化档案长期保存的又一大障碍。特别是在市场的推动下，技术的发展非常快，记录与存储数字化信息的设备与软件大约每两到三年就完成一个更新周期，这给数字化档案的长期保存带来了严峻的挑战。

　　（三）数字化档案的安全问题

　　企业档案是对企业运营活动的记录和保存，通过档案整理和分析，我们能够得到企业运营的真实情况，因此，数字化档案长期保存中的一项重要任务就是维护数字化档案的真实性。然而由于数字化档案具有易更改性，在保存和使用的过程中，容易被人为修改、拷贝、移动、粘贴和重新编辑等，且改动不留任何痕迹，造成数字化档案的真实性难以确认。同时，数字化档案的结构具有复杂性，在对数字化档案进行有效的存储、压缩、传递、迁移等过程中，容易造成数据的丢失。

　　三、解决数字化档案长期保存问题的途径

　　（一）保证数字化档案存储工具的质量

　　要规避由于数字化档案存储工具老化和质量风险造成的长期存储问题，就必须保证数字化档案存储工具的质量。企业和档案管理工作人员有必要做到以下三点：第一，不以节约企业资金开销为由随意缩减数字化档案存储工具的开支，在企业数字化档案建设的可用开支范围内，尽量选择性价比较高的、质量可靠的存储工具;第二，企业要严格对数字化档案存储工具的购买和使用进行监督，杜绝档案管理员工对硬件工具进行私自挪用;第三，档案管理工作人员有必要熟悉每一个存储工具的正确使用方法、使用年限，保证对数字化档案管理操作得当，避免人为损坏的事件发生。

　　（二）对数字化档案管理硬件和软件进行定期检查和更新

　　数字化档案管理硬件和软件更新快，导致档案读取困难造成的长期存储不利的问题，需要通过档案管理工作人员的进一步努力、精细的工作来解决。档案管理工作人员首先需要具备对各种数字化存取硬件和软件进行预先测验的能力，在引进新的数字化档案管理设备时，要对设备进行全面的检查和测试，确保设备安全;此外，档案管理工作人员还应具备对硬件和软件进行检查、检修和更新的能力，按照数字档案存储的时间，对硬件和软件设备进行及时的调整和检修，例如在电脑上安装自动更新，保证档案数据库软件的版本与文档档案和视频、音频档案的格式匹配，以确保数字化档案长期存储有效。

　　（三）完善数字化档案安全管理工作

　　继续强化和完善数字化档案的安全管理工作，是有效规避由于安全问题造成的档案长期存储不利的主要途径。完善数字化档案安全管理工作的方法有以下两种：第一，对数字化档案进行备份和异地保存，一旦资料库中的档案发生变化，就可以通过异地备份的档案对其进行还原，避免由于档案损坏和丢失造成的损失;第二，对重要的数字化档案设立访问限制，对涉及到企业机密的档案进行加密程序写入，只有在企业领导层和档案管理工作人员共同在场的时候才能解密读取;对于员工个人档案，则设立访问账户和密码，并保证每次访问都有时间记录，以此保证档案内容不被随意篡改。

　　总结：综上所述，数字化档案管理是企业档案管理在网络时代发展的必然走向，而数字化档案也因为受到网络时代信息储存弊端的影响而产生种种问题，使档案资料长期保存面临各种困难。只有档案管理工作人员对数字化档案管理予以高度重视，积极主动地去应对这些问题，数字化档案存储才更加科学、安全和可靠。

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