浅析怎样做好涉密档案的管理工作

　　引言

　　无论是工作人员，还是人民群众，对于国家的机密性文件都有保守的义务，一些档案信息的内容涉及到国家的安全利益，经济、技术的机密，社会的正常秩序及一些个人隐私等，其重要性可想而知。信息化时代的到来，促进了资源共享的发展。档案存在的意义除了以外，还用给被广泛的利用起来，这样才能体现其自身的价值。对于档案的利用前提基础是要保证操作是在保密的状态下完成，无规制的使用将会给国家及个人带来一定的危害。

　　一、正确处理各方面关系，确保档案保密工作进行

　　（一）档案的保密与利用的关系

　　在国家的各类保存档案中，涉密档案占据一定的分量。其根据内容的不同被划分三个等级，分别是“绝密”、“机密”与“秘密”。作为涉密档案的保管工作，从业者背负着重要的使命。保密是对于档案信息的内容不外泄，但是利用也是档案存在十分重要的作用，只要将利用的时间、地点、范围进行合理的限制，才能体现其真正的价值。如若没有节制的滥用，将会造成泄密事件，给国家及个人带来威胁。因此，档案的保密及利用关系要进行均衡的处理，在实际的工作中根据现状进行权衡。

　　（二）将制度与措施两者关系相均衡

　　要想对档案管理工作做到位，就要制定相关的规章制度，并且对其具体的内容进行逐步完善。与此同时，也要相应的采取一定的措施，利用高科技的预防手段及严格的监督制约措施，将涉密档案管理工作中的细节进行分析，将管理制度进行不断深化改革，是涉密档案管理工作的重中之重。我国对于涉密档案管理工作制定了很多法律法规及其细则、制度进行行为约束。目的在于在进行档案管理工作的过程中，各个环节都受约束并严格的执行规章制度，保证整个操作过程有法可依，有证可查，减少泄密的可能性。档案的存放除了纸质的要求，有时还将其存贮在如光盘、U盘等载体。工作人员要进行分门别类的存放，并遵循相关的审批制度。

　　（三）涉密档案保管年限转化关系分析

　　上述文章内容提到，根据相关的法律法规，我们将涉密档案的内容分为三个级别，工作人员要依据密级的相异采取不同的措施及办法进行有效管理，从而将档案的利用率发挥到最大的效率。国家对于涉密档案的管理年限由具体的说明，绝密、机密、秘密三个等级分对应着小于30年、20年、10年的期限要求。在限期内，涉密文件受到国家的保护。涉密的事项经过时间的洗礼并不是一直保持不变的，期限一到，保密工作的意义便失去，也就是说涉密档案由死变活出现。我们不能从思想上将涉密档案看成是不变的，并对于时限及使用范围没有约束，这是错误的。涉密档案的工作人员应该对涉密档案的管理工作加大力度，采用科学合理的方式进行区分管理，将可利用与不可利用的档案分开存放，使档案最大化的得到利用。

　　（四）处理好纸质与电子档案之间的关系

　　传统的档案存储方式都是采用纸质的档案，其妥善的进行保密与利用是档案管理的工作重点。工作人员应该从思想上认识到档案的重要性，做到不损坏、不丢失、不散乱、不泄密，为开发利用档案信息资源作贡献。然而，科学的发展进步，使电子档案崛起，并与纸质档案同等重要。做好电子档案的保密和开发利用工作，应对高科技的挑战，已是当务之急。一方面要创造必要条件，提高档案工作者科学技术水平，特别是计算机网络保密知识。同时，要积极构建本部门信息系统主体，及其与外界关联行为约束机制。凡涉密网络一定要与互联网实行物理隔离；定期进行网上信息检查，确保涉密信息不上网。

　　二、要做好档案的保密工作，还要从几方面做起

　　（一）做好档案库房管理中的保密工作

　　库房管理是档案保密工作的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定来单独兴建，但也有一些不具备条件的单位，往往将库房设置在机关办公楼内。应当注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。这是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

　　（二）做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

　　确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。

　　（三）档案管理人员的职责

　　档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。

　　三、绝密档案的管理和保密

　　为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。首先，绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设置保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。其次，提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深等特点，他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，最后，加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。

　　四、结束语

　　对于档案管理工作来说，保密及利用是其工作的两大重点内容。其工作任务是共荣且艰巨的。我要要从日常的工作中不断的找寻工作中的不足，妥善的进行整改，逐步的完善规章制度，使档案管理工作更加的制度化、标准化。有强烈的先见意识，对于影响到档案安全的障碍进行提前的清除，以做到防患于未然。使国家及个人的档案信息安全并得到有力的保护。

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