档案信息资源共享建设研究综述

　　1.档案信息资源共享建设

　　档案信息资源共享是信息技术与现代管理体制的融合，其本质是以网络为工具，以用户为中心，以利用为灵魂，以开发档案信息资源为公众提供实用的信息服务为目的的档案管理模式，实现档案信息资源在最大范围内的充分共享。档案工作最主要的目的就是要有效地开发档案信息资源，最大限度地服务于社会，创造档案的社会效益和经济效益，而档案信息资源的网络服务与共享是使档案的价值更好地转化为社会和公民的使用价值。

　　学者孟雪梅，金红霞认为，档案信息共享建设是信息社会化的内在要求，是档案工作进一步开展的必然要求。档案信息资源建设应该具备一定的条件，并指出了四方面的具体条件：（1）信息网络环境。是信息资源共享建设的硬件基础，随着国家骨干网络的建设和成熟，档案网站的发展，网络信息系统以及档案信息管理系统的开发，为档案信息资源共享提供了稳定的硬件支持。（2）档案信息资源的数字化是档案信息资源共享的核心。对档案信息资源进行数字化处理，规模化，网络化开发档案信息资源。（3）信息管理标准化是档案信息资源共享的保证，包括档案信息标准化体系的构建和档案信息标准、规范的一体化。（4）培养档案信息人才是实现档案信息资源共享的关键所在。

　　而学者张锐，丁莉则认为，档案信息资源共享实现的基础包括以下几方面：（1）社会信息化的背景与发展取向；（2）政务信息环境的初步形成；（3）档案信息化建设的不断推进；（4）数字化、网络化、传输方式等现代信息技术条件的逐步成熟；（5）档案的信息资源属性与共享原则的适应；（6）国家的法制环境与相关法律规定的出台。

　　从档案信息资源共享涵义及原则分析可知，档案信息资源共享须具备最基本的前提条件或基础。随着社会信息化的不断发展，政务信息环境的形成，档案信息化建设的不断推进，国家相关法律规定的出台，数字化、网络化、传输方式等现代信息技术条件的逐步成熟，档案的信息资源属性与共享原则的适应等，使档案信息资源共享具备了基本的条件。档案信息资源共享将是档案事业适应社会发展要求的必然趋势。

　　2.档案信息资源共享建设的现状和问题

　　档案信息化建设自上世纪70年代就已经开始，自90年代起引起了人们的广泛关注。在《全国档案信息化建设实施纲要》的指导下，计算机档案管理系统从微机单机版的辅助目录管理发展到海量光盘存储系统版、网络版管理以及公文、档案一体化管理，经历了计算机辅助档案管理、档案信息数字化和数字档案信息资源上网等渐进发展的过程。档案信息化建设的不断推进，使档案信息资源共享初具规模。但就现实情况来看，我国档案信息资源共享的状况，应该说还远远落后于社会信息化的要求。

　　2.1档案信息资源共享建设存在的问题分析

　　2.1.1 资金制约使档案信息资源网络共享难以形成规模

　　学者杜岩松认为，档案信息共享是一项高投入的事业，不仅是信息化项目的启动、信息数据库的建设，还是在因特网的运作都需要大量资金投入的，而档案部门用于信息化的资金还十分有限，经费不仅需要前期在硬件系统方面的投入，也需要后期日常维持及其正常运行的费用。资金虽然不是万能的，可资金的投入可使知识经济时代的档案信息资源建设有强有力的经济保障。而争取大资金投入对于一般档案机构来说是难上加难，除非是借助于政府宏观调控下的财政资金项目，否则难以成行。

　　2.1.2 信息内容匮乏、信息资源陈旧

　　金红霞认为，档案信息资源开发，受资金、电子文件现行阶段及档案信息开放程度的影响而信息资源开发程度滞后且共享程度较低。从目前运行的网上档案馆来看，大多是将目录信息数据库送上网络，信息量十分有限而且信息质量不高。加之历史原因，档案馆的文本数据资源原本就不足，也就难以在短时间内补充信息资源，完善资源共享。

　　2.1.3 档案信息资源建设发展状况不平衡

　　经济条件较好的地区与系统、规格较高的单位具有技术、资金、人力等优势，档案信息化建设搞得热火朝天，而经济相对落后的地区、既无充足的资金，又无能从事档案信息化建设的技术人才，要搞信息化建设困难重重，步履维艰。浏览档案网站就能明显地感觉到这种差距显得十分突出。

　　2.1.4 共享工具落后、检索途径促狭

　　闫小红学者认为，由于客观上档案信息的存在和分布是多行业、多部门、多地域的，档案信息资源的采集、加工和存储也就是分布式的，所以形成资源分散、搜寻不易的问题。而目前各档案信息资源网站缺少工具对档案信息资源进行整合、导航，检索和定位，即缺少先进的信息分类检索与导航系统及信息传播与利用的平台。检索软件落后，档案信息分类较粗，缺乏多角度反映档案卷宗内容和多种逻辑组合信息检索方式，影响用户查阅效率，档案信息资源共享困难。

　　3.档案信息资源共享建设的对策

　　学者陈山鹰认为，做好档案信息资源共享建设工作要从以下几方面着手：（1）更新馆藏观念，树立开放意识；（2）加强协作，联合编目，联合开发；（3）开放档案，尊重公民利用档案的权利；（4）要树立“大档案、大文献”意识，加强各档案馆与其他文献信息机构之间的相互协作，共同开发信息资；（5）加强队伍建设，培养一支高素质的现代化技术人才。

　　李红伟认为，尽快实现档案信息资源社会共享，以下诸项是实现档案信息资源共享的有效途径：第一、加强领导，统筹规划；第二、走共建共事之路，以整体互补优势实现共享；第三、尽快将电子文件纳入档案信息资源共事范辟；第四、重视数据库和数字档案资源建设；第五、加强档案安全建设。在李宏伟建议的基础之上，学者孟雪梅与金红霞又补充增加了几项相应措施，如加强数字化的质量控制和创新档案管理模式。

　　现今的档案机构也意识到社会信息需求及利用档案为社会提供信息服务的必要性，将档案工作的重心由档案的收集和实体利用向档案数字化信息的积累能力和服务能力上转变，并为档案信息化、网络化乃至档案信息资源共享指明方向，铺平道路。档案工作的社会性决定了知识经济时代的档案信息资源共享必须提供更全面、更快捷、更准确的信息服务于社会，否则档案工作就有可能面临被社会遗弃或取代的危险。我国档案学者有关档案信息资源共享的看法虽然众说纷纭，但在关于档案信息资源共享建设的关键步骤和问题认识上还是具有共同性的。我国目前的档案信息资源共享建设还处在试验摸索的阶段，档案学者从宏观档案环境和微观档案个体两方面分析了档案信息资源共享存在的问题根源，并结合社会实际，从革新思想理念、馆际协作、人才培养战略、深化基础理论研究等方面提出各自的应对方案。随着基础理论的不断充实和档案管理与馆际合作实践的飞速发展，我们对档案信息资源共享的模式必将产生新的认识，我们对档案信息资源共享的探索也会不断完善。（作者单位：西藏民族大学）

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