对人事档案管理现状分析及改革探讨

　　当前，大量的务工人员涌入城市寻找就业岗位，公司在实际工作当中要想及时准确地了解就业者的经历经验以及特长情况，就需要有相对完善的人事管理机制来协调运行。这不仅是一个公司合理运行的重要组成部分，也是其能够有效管理提高工作效率的要求。从更大的角度看，完善的人事档案管理能够提高公司的竞争力，能够根据工作人员的工作实际合理安排岗位，然而在实际的管理当中却出现了很多的问题。笔者主要结合自己在房地产管理中的实际经验，从人事档案管理本身所具有的社会价值，以及相关的影响因素出发，来有针对性地具体分析当前存在的问题以及提出相对应的改革方式。

　　一、人事档案管理现状

　　以上论述了人事档案管理的价值以及一些影响因素，我们对这个问题应该说是有了一定的认识。下面，笔者将结合之前所谈到的三个因素去分析如今人事档案管理当中所存在的一些问题。

　　（一）管理意识、观念淡薄

　　在我们以往传统的管理当中，管理者总是带着很大的主观随意态度去对待这个问题。在他们的意识重，人事档案的管理不是自己应该关心的事情，秉持所谓的“各扫门前雪”的理念。上至领导层，下至被管理者众人，都带着一种只重视公司效益的观点，对公司理念的更新与人文管理方面的一些文化氛围很不重视，造成人事档案管理仅仅停留在一个孤立的部门设置上。这会导致人事管理材料被随意放置，对于人员职位、工作以及一些培训的变化都不能及时更新。这是很不利于企业长期发展的，况且对于房地产行业来说更新是很快的，尤其是销售方面更是如此。这些都在督促着业界人士及时进行改革，而这首先就必须从意识领域开始强化管理，这样才能够在公司当中形成一种良好的氛围。公司如今所处的正是一个竞争力很强的时代，想要在与其他公司竞争中获胜就不得不摆正公司内部的管理理念。

　　管理意识的更新和塑造并不是一朝一夕就能够形成的，它需要从公司内部不断去强化。这不仅仅是企业运转的问题，而是管理人员对于企业文化的打造力度不够。管理者对员工材料的认识不能仅仅停留在“不遗失就可以”的层面，而要进行系统的和规范的管理安排了。在如今社会发展速度加快，员工一些培训、实践、业绩都在加速变化，这也就要求管理人员不断对人事档案管理的材料进行及时更新。因而必须首先提高管理者和被管理者的管理意识，使得双方能够更好地配合加强对人事档案的管理，这样才能够促进企业的稳步发展和员工的长期发展。

　　（二）管理的方式比较落后

　　管理的手段是由许多的因素构成的，它包括材料的录入、专业人员的安排、一些外部环境比如空调和除湿器的安置，而这些又都是需要一定的资金作为支撑的。况且如今科学技术的发展比较快，科技管理的水平也在不断提高，这已经不是书写干净整齐的问题了，而是能否有效运用高科技的问题。但在如今的人事档案管理当中，许多企业不能及时提供管理的万多件设施总觉得档案只是关于个人隐私、思想政治、家族情况的记录。在许多企业当中还存在着记录人员材料的纸质档案。在这种纸张记录和新式的高科技记录同时存在的情况之下，需要管理者有很强的管理能力，既需要具备高科技知识又需要有一些对人事管理档案的编号能够分类处理的专业型人才。只有这样有目的且准确地进行分类编号之后，当利用者需要调出某个人的资料以了解他的基本情况的时候才能准确找出来。另外，档案长期以来给人们带来一种神秘的感觉，许多企业和管理人员并不经常去查看是否保存完好。如果企业对于档案管理室不配备空调和除湿器这些具有干燥作用的设备的话，很容易导致许多纸质的档案材料受损，况且本身还有许多企业在早些时候对于档案的纸张规格不重视，或者是纸张材料不过关，这都不利于人事档案的管理。这些问题不只是个人造成的，而是由企业在长期管理运行当中不及时更新管理设备造成的。

　　（三）管理人员的服务责任意识不强

　　管理的完善和建设不是只要设备就可以，只有在软硬设备和服务意识理念都完备的情况之下才能够有效运转。通常由管理者来收集整理人员流动和职位变化以及在其他相关人事档案方面的信息，因此当下许多的管理人员觉得自己所处的仅仅是一个保管的职位，职责不过是将别人拿来的东西分类而已。这是一种颠倒主次地位的行为，收集材料不及时导致人事管理在人员信息方面的缺失，这会造成人事档案管理缺乏原有的作用，不能够及时了解一个人的能力发展，导致档案的利用程度不高，仅仅流于形式。况且许多企业对于管理人员的专业素质不够重视，将这份工作随意交给一些没有人事档案管理和文献管理方面专业知识的人，这是不利于管理机制运行的。还有一些企业虽然很重视管理，但是不能够有效地利用这些材料来推动企业的发展。而且在实际当中，尤其是在如今工作难找的情况下，许多人走到人事档案管理人员的这个岗位仅仅因为它是一份工作，可以解决自己的就业问题，而对于这个职位的服务意识却没有那么强。这些因素在很大程度上阻碍了人事档案管理和公司运行的进程，不利于公司长期发展。

　　二、影响人事档案管理的因素

　　（一）思想观念

　　管理实际上是人们理念的反映，在长期的管理中许多人仅仅把注意力放在了工作效率和职位升迁以及效益方面，而对于人员的档案管理却不够重视，实际运作没有什么太大的影响。因此不管是公司的管理领导者还是工作人员对于这些都没有足够的重视，认为这仅仅是记录人员的一种方式而已，而且许多人还觉得人事管理部门的工作简直就是闲差，对这个问题的长期不重视对公司和实际工作带来了很多不利的影响。

　　（二）规章制度 　　一个机构要有效地运转是需要一定的规章制度去限制管理的。而在许多的公司当中对于人事档案方面的管理几乎没有什么严格的规定，或者说就算是有一定的规定，在实际当中的运转也是不合理的。因而这就追根溯源到了公司的规章制度，而要想提高公司实际运作的效率和效益就不得不用一定的规则去限制。况且有压力才会有相应的动力发展，规章制度本身起到的作用就是规范公司运行机制。因此就仅为规范公司人员流动的性质，也应该随着时代发展的步伐不断更新管理机制和规章制度。另外，如今务工人员大量流入城市，他们的工作流转也很快，这就要求公司更新管理方法，在工作人员及时补充材料之后利用高科技的手段去规范档案的管理。

　　（三）管理程序

　　在管理当中一个机制能否有效运行，能否发挥它应有的作用去规范化管理和它的管理程序有很大的关系。而在如今的发展过程当中，要么是对材料不能及时更新，要么是管理人员转换太快以致交接的程序不十分严格，因而工作效率低下，更有甚者出现丢失材料的问题。如今高科技手段在不断运用，这也就预示着我们可以充分运用现代化技术手段去管理档案。况且如今由于互联网的发展，许多信息都采用网络化管理，因此，需要公司不断去强化规范。

　　三、人事档案管理改革措施

　　（一）提高管理意识

　　所谓的管理意识既是指企业管理人员的意识，也是指被管理者企业职工的意识。而要提高他们的人事档案管理意识首先要让他们对人事档案管理的重要性有一定的认识。主管可以向他们讲讲这种管理在个人发展和公司发展当中所起的作用，明确档案中所收录的信息。而且要形成一种实事求是，追求务实准确及时的人事信息尤其是个人的品德素质、工作作风、业务实施的能力、所取得的工作业绩以及他们的健康状况等有关职员生活与工作方方面面的信息。这样不仅能够在职员当中形成积极向上的氛围，而且能够督促管理者和被管理者都意识到档案的重要性，从而逐步实现人事档案管理的规范化。

　　（二）改进管理方式

　　管理的实施者和操作者是管理人员，要提高管理方式，管理人员的职业道德和专业素质就显得非常重要。良好的职业道德可以促使他们及时收录材料，完善管理程序，使得他们在管理的过程当中能够达到一种规范化与系统化的管理形式，将不同部门不同领域的人员档案分别管理放置。况且，所谓的人事档案记录的不仅仅是一个人的从业经历，也记载着他的家庭基本情况、保存着他的体检单和一些奖励证明。这些都是和一个人的人生发展相关的，可以说看到一个人的人事档案就相当于看到了他的经历和经验，人事档案对于企业招聘和人员求职都有很重要的作用。它可以使企业快速了解一个人的能力以及他的发展潜力，能够使双方对这个职位和人员能力间的匹配关系有一个很好的判断，可以说是企业和求职者之间的一个沟通途径，不至于浪费一个员工的才能，也不至于造成岗位和人员不符。因而在管理当中必须分门别类地将人事档案加以规范放置，而且如今高科技越来越被运用到实际工作当中，这也就督促我们及时去更新管理理念，将高科技的管理设备引入到管理当中。这非常有利于档案的信息化管理，能有效地发挥档案对于人才发展和公司管理的作用。

　　（三）提高管理者的服务专业意识

　　每一份工作都带有一定的服务性质，区别仅在于这份工作是有偿还是无偿。因而在选择管理人员的时候就需要多方面多角度地考察他的基本素质，衡量其对于工作的热情程度。由于这份工作本身的特性，只有那些性格沉稳、做事细心谨慎的人才能够胜任。因而企业的领导层更要加强这一方面的管理，从小处着眼精心打造企业的内部文化，提高管理人员的热情。况且专业人员对于工作的性质和重要性本身已经有了一定的认识，具有一定的保密意识，这就能够很好地促进公司的发展。专业人员在之前的培训学习中已经具备了业务素质和服务理念，所以对于档案的管理者更需要严格选拔。通过这些手段能有效提高企业人事档案的管理水平。

　　本文结合笔者的实际管理经验具体分析了在如今的发展形势下企业人事档案管理方面存在的一些问题，又根据产生这些问题的原因有针对性地分析了人事档案管理改革的一些方式。而这几个问题基本都是从管理当中人的思想、管理的制度与具体的管理手段等方面来分析的，可以说是层层递进，有梯度地分析了人事管理方面的问题。然而囿于笔者学识以及自己实际管理当中缺乏一些创新意识，未能面面俱到，以期后来者批评补充。

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