日期:2023-01-12 阅读量:0次 所属栏目:档案管理
一、高校学生档案的价值
学生档案对社会、对学校、对个人都有重要的价值,主要体现在以下几个方面。
1、学生档案在社会活动中的价值
(1)是社会录用人才的依据。学生毕业后,要融入社会,为社会贡献力量,用人单位录用的重要依据就是档案,你学的什么专业,学习情况怎样,有什么特长,都要从档案中反映,档案是历史的真实记录。
(2)是提拔重用的依据。现代企业为了做到知人善任、选贤举能,通常会将考察现状与查阅档案材料结合起来,反映学生的思想言行、业务水平、个人素质,做出决定,而不是凭学生个人的陈述,学生档案是社会重用人才的重要依据。
(3)是转正定级和计算工龄的依据。学生档案材料的完整与真实,对个人转正定级和工龄及退休金的计算提供依据。也可作为个人养老金领取的依据。办理养老金领取的时候,要经过档案的审核,工龄、工资、待遇、职务、社保受保时间等都是以个人档案的记录为依据的。如:退休时需要依据档案认定个人出生时间、参加工作时间等,从而确定退休时间,以计算养老金金额等一系列有关事项。除了养老金外,其他社会保险,如领取失业金等,也与个人档案相关。没有档案,就无法出具证明,必然损害其自身的利益,使本应享受的待遇得不到应有的保障。
(4)是职称评定、工作调动、考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育的依据。学生参加工作后,需要经过转正定级,就会成为干部(职工)档案,就能正常调动、评定职称,都需要政府所属人才市场开具相关证明,完整与真实的学生档案办理是这些证明的重要依据。
2、学生档案在教育管理活动中的价值
(1)为实施学生管理和改革提供依据。学生档案为全面分析学生、客观评价学生提供了具体翔实的资料,通过档案可以分析了解学生特点和工作中存在的问题,有针对性地提升和改进学生管理水平,做好学生管理工作。
(2)为评价学校管理水平提供依据。学生档案记录了学生经历,是对学校学生管理情况的反映。通过查阅学生档案,能够对学生管理水平作出客观评价,且学生档案是否规范、齐全,是对学校档案管理水平的直接反映。
(3)为选拔人才、评定奖惩提供依据。完整、真实的学生档案是学校评定奖学金、困难学生补助、学生干部任命和用人单位选拔使用人才时,全面了解个人经历、德能才绩、学习和工作等各方面表现的重要依据。
二、当前高校学生档案管理工作中存在的主要问题
当前,在学生档案管理工作中存在认识不到位、经费不到位、人员不到位、设施不到位等问题,对学生档案管理工作的高效开展造成了较大的阻碍。
1、重视程度不够
许多学校对档案工作重视不够,教职工缺乏档案管理意识,总认为档案工作是保管性事务,其工作质量的好坏不会立即、直接影响学校办学,只要守好摊子,不丢失,不发生火灾,能查档就行了,使许多档案不能及时归档,导致档案资料缺失,而影响利用价值。
2、管理力量薄弱
学校的档案管理人员大多是兼职,没有经过档案专业知识培训,对国家和学校关于档案管理工作的相关法律法规、规章制度掌握不足,对档案的收集、整理和保管等业务不甚了解,不能按规定开展各项档案管理工作。
3、档案室的硬件设施不齐全
许多学校往往将经费更多地投入到能够直接改善办学条件的项目中,导致系(分院)及部门没有专门的档案室。有档案室的大多也存在装具不足设备陈旧,乱堆乱放,丢失严重。
三、做好高校学生档案管理工作的措施
学生档案具有原始性、真实性和延续性,才会具有重要的社会价值。因此,必须做好学生档案管理工作,才是学生档案价值体现的根本保证。
1、在行政层面应加强档案管理工作的规范化建设
(1)要提高档案工作的法律意识。1987年9月5日,第六届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议通过了《档案法》,1996年7月5日做了修订。我们要采取措施积极宣传《档案法》,提高做好档案工作的法律意识,明确档案机构的职责和管理基本原则,特别对损毁、丢失、涂改、伪造档案的违法行为要依法给予行政处分,构成犯罪的依法追究刑事责任,开展依法治档,提高人们档案工作的法律意识。
(2)结合学校发展情况和现有条件对档案管理工作投入适当的资金、人力和物力,逐步改善档案管理工作设施、设备等硬件条件。[1]积极引进信息化档案管理设备和相关软件,提升档案管理信息化水平。
(3)落实专人负责学生档案管理工作。明确其责任,要求其及时做好新生的建档工作,对所收集的材料,做到规范齐全,准确真实,签署完备;根据学生学籍变动情况,做好档案的重新分类归档工作;建好学生档案台帐;认真做好学生档案的查、借阅工作,严格遵守保密制度;按时完成毕业生档案材料的整理、转递、托管等事宜。
(4)制定科学的档案人才培养计划。采取相应的培训教育手段,不断提升档案工作者的业务水平和职业道德修养。要用事业留人、待遇留人、热情留人,适当提高档案人员薪资待遇,从而实现对档案管理人员的有效激励,改善其工作状态,激发其工作潜能,做好档案管理工作。
2、在专业层面应把握好三个关口
(1)把好归档关。学生档案要发挥社会价值,必须要做好立卷归档基础工作,特别要注意将档案内容收集齐全。2008年,教育部和国家档案局颁布了《高等学校档案管理办法》,明确学生档案主要包括学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等内容。随着社会事业的发展,高校学生档案增加了贷款方面的内容。高校学生的档案建立,要按这个要求去执行。收集资料时要审核,内容齐不齐,资料准不准,对于有缺项的档案资料应查明原因,及时补全,保证学生档案的完整性。
(2)把好档案管理关。要建立档案管理制度,通过制度加强对学生档案管理。要制定档案存放制度,集中存放,便于管理。要按制度及时做好防火、防水、防虫工作,配备灭火器等灭火工具。按时通风、按时除湿,保证档案存放安全。
(3)把好档案移交关。毕业生档案移交时应严格遵守登记制度,认真填写《档案移交单》,按照毕业生就业报到证、就业介绍信上签发的单位进行转送移交。对于暂时无就业意向的毕业生,由本人申请办理档案留校手续,保管期限按照国家有关规定不能超过2年。
学生档案作为人事档案的前身,其材料的原始性,使其在个人社会生活中有着极其重要的价值和意义。做好学生档案管理工作,保证其完整性、准确性、真实性,是充分发挥学生档案社会价值的保证。
本文链接:http://www.qk112.com/lwfw/guanlilunwen/danganguanli/145257.html