实施电子文件的有效管理确保电子档案的真实完整

　　现如今，伴随着办公自动化系统的迅速普及，电子文件数量也变得越来越多，确保电子文件的真实、完整，实施有效的电子文件管理，已经成为了档案部门的重点工作内容。就我国当前电子文件管理工作现状来看，其中存在了很多问题和不足，相关部门职责划分不明确，缺乏完善的档案归档制度、档案管理人员素质低下等等，这都大大影响了电子文件归档和管理工作的效率。因此，本文重点对实施电子文件的有效管理确保电子档案的真实完整进行了探讨。

　　1 明确电子文件的涵义

　　《电子文件归档与管理规范》CGB/T188942002）中对电子文件的界定是：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

　　由此我们可以得知：办公白动化系统中产生、运转的文档，用数码相机、数码摄像机拍摄的照片、视频，录音笔录制的音频，扫描仪扫描后的图像等都是电子文件。电子文件还包括对其生成、运转的环境信息的记录，产生、修改的过程记录、修改内容及操作者的记录等信息。因为每一份电子文件在生成、运转的过程中都会生成元数据和背景信息。

　　2 明确电子文件的管理职责

　　想要切实做好电子文件管理工作，充分保障电子档案的真实性和完整性，相关的档案行政管理部门与档案形成部门、职责部门等有关部门之间要进行良好的协调合作，并将各项指责俄进行明确的划分，具体表现在以下几个方面。

　　2.1 档案行政管理部门

　　首先，档案行政管理部门要与信息化主管部门进行沟通交流，共同对本区域内的电子文件归档工作进行管理与监督。并且，由于电子文件的发展时间不长，电子文件管理工作也正处于摸索中的阶段，在实际工作过程中，难免会出现问题。因此，这就需要档案行政管理部门要对电子文件档案管理工作进行正确的指导，通过与信息化主管部门的合作，对电子文件进行有效的管理，并从一定程度上，大大提高了档案归档工作的效率。

　　2.2 电子文件形成单位

　　在电子文件的全过程管理中，无论是从系统设计阶段，还是最终电子文件的形成，电子文件的形成单位都要实施全程的管理，积极参与其中。同时，各个相关单位也要将自身的管理职责进行明确，制定出完善的电子文件归档管理制度，共同将电子文件归档文化归档工作做好。

　　2.2.1 档案部门的职责档案部门

　　该部门主要是与信息化工作部门、电子文件形成部门一同商议之后，建立出相应的电子文件归档制度，其中，主要内容包括了电子文件归档要求、保管期限、内容、形式等等。其次，还要加强与本单位信息化工作部门的协调交流，从而确保办公系统与业务系统真正满足于档案管理需求。另外，档案部门要结合当前本单位的档案现代化管理情况，充分了解系统的开发程度，积极与信息化部门沟通，同时从确保电子文件真实完整性以及有效管理的方面提出具体的功能要求。

　　2.2.2 信息化工作部门的职责

　　要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。具体包括：成为档案部门与系统开发公司之问的桥梁，将档案部门提出的功能需求转为技术语言，并与系统开发的公司进行沟通，使其理解这些需求并在系统中得以实施；在系统日常运行中进行维护，确保安全；对系统内的电子文件进行备份；在系统软硬件环境发生变化时对电子文件进行迁移，并记录电子文件的格式，其所依赖的硬件环境、软件、操作系统、数据库系统等信息。

　　2.3 电子文件形成部门的职责

　　电子文件形成部门在实际工作中，必须严格按照本单位档案部门的规定要求，要对电子文件的积累、归档等工作进行完成。

　　实际上，电子文件有效管理工作并不是一个人、也不是一个部门就能够做好的，这需要每一个相关部门的参与，只有真正意识到电子文件管理工作的重要性，积极主动的参与进来，才会为日后电子文件形成、保管、累积等工作奠定良好的基础。

　　3 明确电子文件的管理原则

　　档案部门对电子文件要实行前端和全程的控制，即要遵循“确保电子文件的真实、完整、安全、有效，并对电子文件实行全过程管理，确保电子文件归档的质量”这一管理原则。

　　电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。即不论电子文件是由业务部门管理，还是由档案人员管理，它白身的文件内容和相应的元数据、背景信息都要与刚办结时的情况完全一致（管理时形成的新的元数据和背景信息除外），内容上没有被非法修改，形式上也没有发生改变。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础。

　　电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。电子文件的完整性涉及：完整地收集、归档记录社会活动真实面貌所产生的全部电子文件；完整地收集每一份电子文件内容全部信息及相关元数据、背景信息。

　　电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。有效性是电子文件存在和保存的基础，若保存的电子文件无法还原输出，不能被识别和读取，文件中的信息便成为了“死信息”，失去了其存在的意义。

　　所谓的电子文件安全性主要是指电子文件在运行过程中，对系统安全和自身数据安全的一个过程。通常情况下，电子文件安全管理具体包括了三个方面：首先，电子文件的修改十分简便，并不会留下任何痕迹，这种便捷性也为很多非法操作提供了较大的便利。因此，由于电子文件是依赖于网络环境生存的，而在当前复杂的网络环境中，很容易发生事故，遭到非法人员的入侵，这就极大威胁了电子文件的安全性，很容易发生文件丢失、篡改等情况。最后，因为身份认定技术水平较低，还无法对操作者身份进行准确的认定，致使电子文件合法操作者很难对权限进行有效控制。因此，上述这些问题都是影响电子文件安全性的重要因素，也是我国当前电子文件管理工作中需要亟待解决的几点问题。

　　结束语

　　综上所述，可以得知，只有加强做好电子文件管理工作，才能充分保障电子归档工作的有效开展，确保电子档案信息的真实、完整。

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