企业电子档案管理模式研究

　　随着信息技术和办公自动化的迅速发展，网络和计算机的应用，使得电子档案的出现，让档案的管理迈向了另一个阶段。企业电子档案是指对大量的电子文件进行归档整理，从而形成系统的文件、图片和影像的资料集合[1]。电子档案跟传统的纸质档案一样，是文件的一种存在形式。但是，由于很多企业对电子档案的管理体系并不完善，使得在进行电子档案的管理工作存在很多问题。例如管理措施不完善，电子档案不能及时备份等。针对于这些问题，很多专家做了相应的研究。吴玮[2]提出了对电子档案进行标准化的管理，来减少电子档案录入不完整的问题。刘冰[3]和申红[4]从民营企业出发，对电子档案管理模式进行了探究。张承宇[5]将新技术QR码应用于电子档案的管理中，提出了基于QR码的水印的电子档案管理系统的设计和开发方法。这些对电子档案管理的方法都在传统的管理上进了一步，但是并没有运用数据库的优势。所以，本文在对电子档案管理存在问题进行分析后，提出针对问题实际的数据库电子档案管理模式。

　　一、电子档案管理存在的问题

　　信息的发展，使得“无纸化”管理进入办公室档案管理的阶段。传统的档案管理主要是集中式管理和分散式管理两种方式。这两种方式不能完全符合电子档案的特点。所以，对电子档案的管理存在以下几个问题。

　　（一）电子档案的归档问题

　　电子档案的归档主要的第一手资料来源于纸质文件，每一份的纸质文件都来自于各个办公部门。而办公自动化系统在设计时，并没有档案工作者的参与，而是有各个部门人员录入，这就造成了电子文件的归档不完整，问题的考虑并不全面等一系列的问题。

　　（二）纸质文档跟电子文档分离

　　很多企业在对电子档案的管理中，认为电子档案可以完全替代纸质档案，所以忽略了纸质档案在电子档案管理中的重要作用。电子档案由各个部门录入管理系统，纸质档案就不再保留，这给以后信息的核对带来了很大的问题。如果管理系统出现问题，不能及时备份，那么，信息将会永久流失。

　　（三）电子档案存储载体不安全[6]

　　现在的企业很多的电子档案直接存储在硬盘上，存取的方式十分简单，没有备份，没有加密，对硬盘的保存也没有十分的重视。这就使得电子档案的存储面临很大的威胁。这种方式虽然存储成本低，方式简便，但是如果系统一旦崩溃，电子档案的损失也将不可挽回。

　　二、基于数据库的电子档案管理模式

　　针对上面对现在企业电子档案管理存在的问题的分析，结合数据库存储的强大优势，提出基于数据库的电子档案管理模式。

　　各部门将纸质文件一一归档，录入各部门的分数据库中。各分数据库及时对数据库中的文档进行备份，并适时的更新，这些备份和更新也会同步到中心数据库中，从而保证了电子文档备份和更新，使存储更加安全可靠。

　　三、基于数据库的电子档案管理模式流程

　　根据第二小节提出的基于数据库的电子档案管理模式框架，结合企业文档管理的实际，对电子档案管理的流程进行详细的介绍。

　　（一）文档录入

　　文档的录入工作主要来自于各部门的第一手资料。这里，各部门需要将纸质文档和电子文档有效的合理利用，从而保证电子文档的质量、准确性和完整性。

　　（二）权限设置

　　权限的设置并没有的流程图中展示出来。对于文档的管理，权限是很重要的模块之一。其中，录入、查询、修改和删除更新，这些操作都需要权限的约束，来防止不同部门对数据的更改，导致数据失去其原有的真实性。

　　（三）信息提取

　　信息提取主要对文档的数据进行有效的分析，提取对不同部门有效的信息。例如对于销售部门的数据，相关的销售明细等文档就十分重要，这些数据的提取能够减少相关人员的工作，比较直观，正确。

　　（四）信息规范和备份

　　信息规范主要是在文档的录入等操作时需要建立一系列的规范标准，从而对不同的电子文档进行标准化的管理，减少电子文档因为格式等问题在存储在数据库中的损失。备份是在数据库存储的时时刻刻都存在的一项重要的任务。及时定期的备份，能够在突发事件的发生时，进行及时的反应，降低电子文档的损失。

　　四、小结

　　办公自动化和大数据背景下，电子文档的管理已经是十分受关注的问题之一。本文在现有的基础上提出了基于数据库的电子文档管理模式，并对其流程进行了分析，重点介绍了权限设置、信息提取、信息规范以及信息备份的重要性。从文档的准确性、完善性和处理突发情况的反应能力来进行电子文档的管理。利用数据库的优势，解决了电子文档存储不安全的问题，大大提高了数据存储的效率和质量。

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