论网络时代高校档案管理工作的创新

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2010）06（c）-0191-01

　　高校档案作为保存高校的教育教学、学术研究、行政管理等方面最原始资料的载体，具有不可估量的开发利用价值。近年来，随着网络时代的到来，档案的信息化进程也不断的加快。网络时代的到来，使的信息传播的途径发生了变化，信息传播的多元化、实时化，以及档案使用者的个性化需求，都为新时期的高校档案管理工作带来了新的挑战。因此，实现高校档案管理工作的创新，成为摆在我们面前的重要课题。

　　1 网络时代对高校档案管理带来的挑战

　　网络时代的来临，使得信息的传播方式更加方便，容量得到了无限的扩大，为传统的档案管理也带来了巨大的挑战。一是信息传播的多元化。网络的出现，使得信息的传播的领域更加宽泛，互联网在人们沟通方面的优势，使得计算机在档案管理中占有了重要的位置，已逐渐取代了纸制档案，对档案信息的收集、整理、保管等基础工作的手段提出了更高的要求。“纸制+数字化”的档案管理，成为高校档案工作的多元化新格局。二是信息传播的实时化。传统的纸制档案管理，受时间与空间的制肘较为严重，档案的管理与利用都是手工的。而在网络条件下，信息的传播更加快速，档案的收集、分类、存贮和管理都可以“实时”获得，网络时代是一个信息交换、传输异常频繁、迅速的时代，档案用户之间、档案馆之间、档案用户与档案馆之间的地理距离已消失，要求新时期的档案管理工作必须与计算机和网络进行衔接，才能够“与时俱进”，为快速、准确和有效提高档案信息创造条件。三是公众需求的个性化。在网络时代，档案利用者对档案的要求更高，许多资料档案利用者都可以通过网络的搜索引擎轻松的获得。对档案部门的档案质量的要求更高，要求档案部门必须考虑到使用者的现实需求，进行“量身定制”，充分考虑不同用户对信息的特殊要求，才能够适应新时期的需要。

　　2 络时代高校档案管理工作创新的途径

　　2.1 案管理工作的主动性

　　高校档案管理工作必须突出主动性，主动与网络对接，才能够获得档案使用者的青睐。高校要积极建立档案管理网站，通过网站平台将档案的“收集、分类、存贮、利用”集成化。为学校的各部门分配用户名与密码，赋予一定的权限，相关的档案资料可以通过网站直接上传到高校的档案数据库中，积极组织各单位上传档案资料，通过档案的“自动上传“，提高收集工作的效能。同时，要推进档案信息的网上检索，在保证密级的前提下，在网站上公开部分档案的目录，使使用者能够直接下载，使网络背景下档案的利用更加方便。要积极利用先进的网络技术，对传统的档案工作进行改造。档案管理工作要积极与“云计算”相结合，与“云服务器”代理商进行合作，将高校的档案上传到服务商的“云服务器”中，利用代理商的API（应用程序接口），来对档案资料进行共享，为用户提供更加便捷的服务。

　　2.2 案管理工作的精细化

　　网络时代的档案管理要更加精细化、专业化，对相关的资料进行细分，使每个档案使用者都能够精确的找到自己所需要的资料。档案的精细化管理的内涵就是企业在规范化和标准化的基础上，对其收集、存储、利用的过程进行科学细化和合理优化的过程，以实现档案管理的专业化、工作方式标准化、管理制度化、职工职业化。在实际工作中，高校可以利用“云计算”的精确定位功能，建立精确搜索矩阵（Matrix），满足档案使用者的特定需求。要积极开辟“在线服务”功能，通过细分化的信息服务系统，提供高校的日常教学、行政管理、学术研究等模块的数据训查询，契合网络时代下信息实时化传播的需要。

　　2.3 案管理工作的互动性

　　在网络环境下，要进一步突出档案工作的互动性，使得档案管理部门与使用者能够实现及时的沟通，了解档案使用者的所想，以便对档案工作进一步改进。要利用好论坛、QQ群、微博、微信等形式，积极与使用者进行沟通，积极建立读者信息反馈机制。在网络环境中，要广泛应用推广OPAC（联机公共目录）系统服务，为档案使用者打造互动的平台。同时，要进一步与其它档案馆进行联动，实现档案资源的充分共享。充分利用好校园网、高校校域网、城域网，增强与其它学校档案馆的协作、相互整合，形成更大的档案资源，提高为档案使用者服务的实效性。

　　2.4 案管理工作的市场化

　　在信息化社会的今天，从信息资源开发与使用的角度看，高校档案馆的职能不断发生着变化，不再是单纯的资料收藏机构，而是高校各类信息的聚集中心和交流中心。因此，有必要利用信息化的优势，创造性的探索高校档案管理的市场化运作模式，为高校的档案馆发展提供更强大的活力。可以将传统的高校档案使用过程进行商业化运作，实施“人性化+商业化+趣味化”的管理模式，针对用户需求在互联网上建立一个集“检索查询、特色服务、在线资料商店”为一体的网站，打造档案产业服务实体。高校的档案馆要深入的进行市场挖掘，研究自身特色，将自身的特色作为档案市场化运作的“亮点”。将传统高校的档案服务范围，扩大到整个社会。可以为全社会的档案使用者提供“有偿”服务。要把传统的信息采集、编目、使用、咨询等业务扩展到社会活动中来，通过一系列社会活动，增强高校档案馆的影响范围。例如：高校可以利用自己的学科优势，结合海量的档案资料，开展经济、法律、管理待方面的咨询，广泛吸纳全社会的档案使用者。

　　总之，近年来随着网络时代的到来，档案的信息化进程也不断的加快。网络时代的到来，使的信息传播的途径发生了变化，信息传播的多元化、实时化，以及档案使用者的个性化需求，都为新时期的高校档案管理工作带来了新的挑战。在未来的发展中，只有进一步突出档案管理工作的主动性、精细化、互动性、市场化，才能够不断满足网络时代对高校档案管理工作的要求，提高档案管理工作效能。

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