刍议新形势下企业档案管理模式的创新

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）05（c）-0180-02

　　档案管理模式创新也是信息资源创新的过程，是企业根据社会市场的不断变化，重新调整企业内部资源，以适应信息化的发展和用户的档案需求，达到实现经济效益和社会责任的目的。随着我国政治经济体制改革的深化及信息技术的飞速发展，企业的档案管理已然成为企业现代化先进化发展的一个极为重要的指标，企业要发展，其档案管理工作就必须不断进行改进和创新。

　　1 企业档案管理创新的重要性与必要性

　　1.1 创新是档案管理的时代性要求

　　国际化、信息化是当今世界发展的主要潮流，这一时代潮流要求企业档案管理不断创新，因为创新是一个企业健康持续发展的不竭动力，而档案管理工作可以提升企业的工作质量和管理效率，为企业决策者提供单位运行的经营信息和公司策略制定的有效依据，是现代企业发展必不可少的部分，由此可见，只有创新企业档案管理，才能将档案的管理和利用融入全球化的进程中，才能提升企业在社会中的主动地位，才能促进企业经济的可持续发展，才能提高企业的竞争活力，才能跟上时代的潮流。

　　1.2 创新是企业档案管理发展的动力

　　随着经济社会和科学技术的快速发展，档案工作的管理方式和管理手段也发生了变化，档案工作的信息资源建设得到了极大的加强。当前企业档案的作用主要分为两大方面：一是为企业管理人员提供历史数据参考，使其能做出正确的有利于企业发展的决策；二是准确的展示企业经营成果，为企业各方面的合作提供有力的数据。因此档案部门应不断的对企业档案服务机制进行适应性的创新，不断拓展档案的社会服务功能，增强社会档案意识。

　　1.3 创新是企业档案管理可持续发展的保障

　　当今企业规模不断扩大，企业档案也在不断扩充，企业档案管理工作也愈发艰难、愈发重要，企业发展历程的真实记录均需在企业档案中体现，如：企业的基础管理、信息资源、无形资产管理等，这些都关系到企业的发展和存亡。近年来，伴随着市场经济体制的逐步完善和信息经济的快速发展，企业面临着时间、科技和人才等的竞争，这迫切需要企业更新档案管理观念以适应并缓解现代企业面临的压力。企业档案的可持续发展促进了企业的可持续发展，预示了其社会功能的改善和提高，我们应把握企业档案发展的方向，不断创新，促进企业走可持续发展的道路。

　　2 传统档案管理模式的现存问题

　　随着改革开放的持续深入，我国社会政治经济文化随之发生了巨大的变化，新形势的发展，对档案管理工作提出了更高的要求。以往档案工作中存在的弊端使档案管理工作的创新重要且紧迫。

　　（1）档案管理工作人员意识淡薄，素质参差不齐。现如今部分企业领导仍然对档案重视不够，档案意识淡薄，对档案软件和硬件设施的配备不到位。另外工作人员的素质对档案管理水平起着至关重要的作用，当前我国企业的档案管理工作人员很多是半路出家，业务不熟悉，无法紧跟企业和市场的发展，造成档案管理工作的脱节，缺乏应有的稳定性和持久性，阻碍了企业的可持续发展。

　　（2）技术手段落后，未与现代信息技术对接。档案管理与现代信息技术的无缝对接，需要足够的技术支持，虽然我国企业现在基本都已建立了内部信息系统，但是由于技术手段落后，仍有部分企业的档案管理停留在经验管理和手工管理，大大的制约了档案自身拥有的优势资源的发挥，无法满足企业生产和发展的需要，使企业效率难以提升。

　　（3）管理制度不完善，档案工作缺乏统筹管理。首先是档案收集整理不规范，现在很多企业的档案收集制度形同虚设，造成部分档案持有者未能及时上交档案，甚至遗失档案，严重延误了档案的归档整理，档案整理人员的专业素质也是参差不齐，整理也存在很多不规范的地方。再者是档案的利用和评估不规范，由于档案收集整理的不规范，易使部分档案内容不完整，进而导致档案的使用价值大大降低，加上大多数企业没有指定相应的评估体系，对档案的归档整理工作缺乏必要的了解，没有及时提高档案利用率，制约了企业档案管理工作的优化与发展。最后是档案管理缺乏统筹性，对企业而言，制度的改革创新往往是工作的重点难点，而档案管理工作确被遗忘在角落，无人问津，很少有企业建立并落实统一的企业档案管理制度，这就导致档案管理工作缺乏科学化、法制化、规范化，及实际工作中“重藏轻用”的现象发生，进而忽视了档案真正的现实价值。

　　3 实现企业档案管理工作创新的路径分析

　　（1）工作平台创新。实现新时期的创新管理，企业应在传统流程的基础上进行优化整合，加快信息化建设步伐，并在新思想新观念的指导下，建立先进的电子技术信息系统来重塑计算机管理工作流程以支持现代化的档案工作管理。也就是说这些先进的信息系统正是企业档案电子化的实现与进步，它们的建立为企业提供了更符合现代企业管理的数据信息工作管理平台，满足了企业活动对信息流向规范、控制集中、表单定制多样、利用方式灵活等要求，使档案管理实践实现一个质的飞跃。

　　（2）文档流程创新。文档一体化流程是新形势下的全新文件管理观念，它本身是立足于先进的信息管理系统，对文档管理工作流程优化重组，建立无缝的互操作平台的过程。文档一体化流程的创建过程主要从以下两个方面开展：文件管理阶段和档案管理阶段。文件管理阶段主要是面向不同的用户需要提供不同层面和任务项的工作流程及操作平台，并建立一系列的制度来保障借阅文件的质量，形成文件关联体系及文件流转监控机制，保证文件归档机制的执行；档案管理阶段主要是为普通用户提供档案信息利用的便利性，摒弃过多的档案管理特性，以信息的简便、直观为主，面向管理人员时，主要是按档案管理的要求和方式，整理归档的信息数据，并能及时切换视窗，让管理人员了解档案提供的信息是否能满足直观、齐全、准确的要求，最后要注意建立健全档案信息的安全机制，以确保信息的保管安全。 　　（3）服务模式创新。信息化时代呼唤创新，新形势需要创新，档案管理服务模式的创新已经箭在弦上不得不发。创新，首当其冲的就是理念的创新，所以档案工作人员若想从根本上改变档案工作的低迷现象，首先要树立信息服务的理念。

　　①全方位提供服务。如今的企业运行过程中，往常的以纸质形式整理的档案与企业日常运营产生的电子文档的日益增加并不适应，基于此，企业必须实行对档案资源的全方位服务，进一步加深档案信息资源的开发利用，抓取企业发展所需要的信息资源。因此，企业首先要树立服务大局、竞争、协作的理念。其次，作为以经济效益为主要运营目标的机构，企业必须建立与市场经济相适应的档案工作运行管理机制。

　　②构建信息开放中心。在当下网络信息爆炸时代，若想提高企业档案资源的有效利用，构建基于Web平台的档案管理服务模式，全方位开发利用企业档案资源十分必要。实现信息的全方位开发利用可以通过多种途径实现，如建立有登录系统的网上信息查询方式，针对有远程信息利用需要的客户提供跨越空间、时间的服务，定期更新档案服务数据包，及时构建档案数据库等。另外，企业也应重视对档案资源的编研和利用，相关部门可以对档案的原始信息进行分析，开发其利用价值，以形成信息含量高、针对性强的档案资源。

　　③进行深化层次编研。档案信息主要是用于企业的日常运营以及实际的数据和运行需要等众多方面，因此企业必须根据企业自身的实际情况对所需的信息进行整理，整理过程中应注意保证信息的真实有效性，以保障企业的档案编研符合企业的利益需要。实际操作中，企业应注意：①档案资料的处理要以优先级的方式有序进行。②请具备丰富经验的档案专家来整理，以确保档案资料的合理性与科学性。③对来自企业管理部门或国家行业协会的指导性文件档案，应定期编研汇总。④档案资料也必须按照周密的时间流程来进行，保证编研资料的全面性和概括性。

　　（4）管理机制创新。信息化时代，文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来实现。信息管理方面：通过先进的技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全。同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅安全可靠。信息工作人员管理方面：①建立并提供管理政策，明确职责，各尽其责；②策划并提供应急措施、保护方案，定期进行信息安全检查，提高人员对安全事故的应急反应；③经常对相关人员进行安全教育和宣传；④经常开展业务培训，提高人员综合素质，尽量避免误操作等安全隐患；⑤建立严格的权限管理机制；⑥规范信息数据的转移、加工程序，提出数据校验模型，加强人员的管理。

　　综上所述，信息化时代给我国的企业档案管理带来了太多的机遇与挑战，为了使档案资源充分发挥其利用价值，唯有积极探索新的档案管理模式，跟随时代发展的潮流，才能保持企业的可持续发展要求。文件与档案工作者应创新管理理念，探索新的管理模式，将个人努力与企业的档案资源形成合力，共同促进企业档案管理工作实现其自身目标与社会价值。

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